Vrijwillige transparantie vooraf: "Hosting en sleutelbeheer toegangscontrolesysteem provinciale elektrotechnische installaties"

Provincie Gelderland beheert en onderhoudt ruim 1100 kilometer aan provinciale hoofdwegen en ruim 1250 kilometer aan parallelwegen en fietspaden. Binnen dit areaal bevinden zich een groot aantal elektrotechnische installaties welk onderverdeeld zijn in: - Verkeerregelinstallaties (180 installatiekasten) - Openbare Verlichting (600 eigen installatiekasten) - Wegkantsystemen (circa 100 installatiekasten) - Pompinstallaties …

CPV: 72322000 Data management services, 72267100 Maintenance of information technology software
Place of execution:
Vrijwillige transparantie vooraf: "Hosting en sleutelbeheer toegangscontrolesysteem provinciale elektrotechnische installaties"
Awarding body:
Provincie Gelderland
Award number:
2014-015852

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Provincie Gelderland
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Vrijwillige transparantie vooraf: "Hosting en sleutelbeheer toegangscontrolesysteem provinciale elektrotechnische installaties"
Beschrijving : Provincie Gelderland beheert en onderhoudt ruim 1100 kilometer aan provinciale hoofdwegen en ruim 1250 kilometer aan parallelwegen en fietspaden. Binnen dit areaal bevinden zich een groot aantal elektrotechnische installaties welk onderverdeeld zijn in: - Verkeerregelinstallaties (180 installatiekasten) - Openbare Verlichting (600 eigen installatiekasten) - Wegkantsystemen (circa 100 installatiekasten) - Pompinstallaties (55 installatiekasten) Als eigenaar van deze elektrotechnische installaties is de Provincie verantwoordelijk voor enerzijds de veiligheid van werknemers en aannemers en anderzijds voor de veiligheid van de openbare ruimte. Op grond van de instandhoudingsverplichting en een optimale en veilige bedrijfsvoering van de elektrotechnische installaties is een zorgvuldige toegangsverlening door goed sleutelbeheer van essentieel belang. Provincie Gelderland heeft daarom jaren geleden een uniek toegangscontrolesysteem, Medeco XT, aangeschaft. De hiervoor genoemde installaties (kasten) zijn gefaseerd voorzien van gepatenteerde elektromechanische cilinders. Geautoriseerde gebruikers zijn voorzien van een elektronische sleutel en zijn voorzien van hardware en software om sleutels te kunnen opladen of te laten (her)programmeren. Er zijn circa 2300 cilinders, 600 sleutels en 70 programmeerstations in gebruik ter waarde van meer dan €1 miljoen. Voor de hosting en het beheer van het toegangscontrolesysteem Medeco XT is een sleutelbeheerovereenkomst inzake beschikbaarheid, bereikbaarheid en beheer en hosting van de webapplicatie met de leverancier, Van den Hoogen Security te Arnhem, de enige importeur en distributeur van het systeem opgesteld. Provincie Gelderland was aldus van mening dat een beroep kon worden gedaan op de uitzonderingsbepaling van artikel 2.32, lid 1 sub b onder 2 van de Aanbestedingswet 2012, waarbij de overheidsopdracht slechts door een bepaalde ondernemer kan worden verricht omdat mededinging om technische redenen ontbreekt. Daarnaast bestaat er geen redelijk alternatief of substituut (artikel 2.32, lid 3). De markt is uitvoerig bekeken en er is objectief geconstateerd is dat slechts één partij deze opdracht binnen het systeem Medeco XT en binnen aanvaardbare financiële kaders (in verband met de hoge investeringskosten door het provinciale eigendom van de desbetreffende elektrotechnische installaties) kan uitvoeren.
Identificatiecode van de procedure : c61fb352-1052-409d-ba60-c3530b0ae4bd
Eerdere aankondiging : 9ea0f9eb-0107-47f3-b66e-3b0f1b8b0ceb-01
Interne identificatiecode : 2014-015852
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Provincie Gelderland was van mening dat een beroep kon worden gedaan op de uitzonderingsbepaling van artikel 2.32, lid 1 sub b onder 2 van de Aanbestedingswet 2012, waarbij de overheidsopdracht slechts door een bepaalde ondernemer kan worden verricht omdat mededinging om technische redenen ontbreekt. Daarnaast bestaat er geen redelijk alternatief of substituut (artikel 2.32, lid 3). De markt is uitvoerig bekeken en er is objectief geconstateerd is dat slechts één partij deze opdracht binnen het systeem Medeco XT en binnen aanvaardbare financiële kaders (in verband met de hoge investeringskosten door het provinciale eigendom van de desbetreffende elektrotechnische installaties) kon uitvoeren.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72322000 Gegevensbeheerdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72267100 Onderhoud van software voor informatietechnologie

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arnhem/Nijmegen ( NL226 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Dienstverlening vindt in geheel Provincie Gelderland plaats.

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 325 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Oproep tot mededinging is beëindigd
Aanvullende informatie : Voor de bezwarenperiode zie onder Procedure - Administratieve Inlichtingen - Bezwarentermijn.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Vrijwillige transparantie vooraf: "Hosting en sleutelbeheer toegangscontrolesysteem provinciale elektrotechnische installaties"
Beschrijving : Provincie Gelderland beheert en onderhoudt ruim 1100 kilometer aan provinciale hoofdwegen en ruim 1250 kilometer aan parallelwegen en fietspaden. Binnen dit areaal bevinden zich een groot aantal elektrotechnische installaties welk onderverdeeld zijn in: - Verkeerregelinstallaties (180 installatiekasten) - Openbare Verlichting (600 eigen installatiekasten) - Wegkantsystemen (circa 100 installatiekasten) - Pompinstallaties (55 installatiekasten) Als eigenaar van deze elektrotechnische installaties is de Provincie verantwoordelijk voor enerzijds de veiligheid van werknemers en aannemers en anderzijds voor de veiligheid van de openbare ruimte. Op grond van de instandhoudingsverplichting en een optimale en veilige bedrijfsvoering van de elektrotechnische installaties is een zorgvuldige toegangsverlening door goed sleutelbeheer van essentieel belang. Provincie Gelderland heeft daarom jaren geleden een uniek toegangscontrolesysteem, Medeco XT, aangeschaft. De hiervoor genoemde installaties (kasten) zijn gefaseerd voorzien van gepatenteerde elektromechanische cilinders. Geautoriseerde gebruikers zijn voorzien van een elektronische sleutel en zijn voorzien van hardware en software om sleutels te kunnen opladen of te laten (her)programmeren. Er zijn circa 2300 cilinders, 600 sleutels en 70 programmeerstations in gebruik ter waarde van meer dan €1 miljoen. Voor de hosting en het beheer van het toegangscontrolesysteem Medeco XT is een sleutelbeheerovereenkomst inzake beschikbaarheid, bereikbaarheid en beheer en hosting van de webapplicatie met de leverancier, Van den Hoogen Security te Arnhem, de enige importeur en distributeur van het systeem opgesteld. Provincie Gelderland was aldus van mening dat een beroep kon worden gedaan op de uitzonderingsbepaling van artikel 2.32, lid 1 sub b onder 2 van de Aanbestedingswet 2012, waarbij de overheidsopdracht slechts door een bepaalde ondernemer kan worden verricht omdat mededinging om technische redenen ontbreekt. Daarnaast bestaat er geen redelijk alternatief of substituut (artikel 2.32, lid 3). De markt is uitvoerig bekeken en er is objectief geconstateerd is dat slechts één partij deze opdracht binnen het systeem Medeco XT en binnen aanvaardbare financiële kaders (in verband met de hoge investeringskosten door het provinciale eigendom van de desbetreffende elektrotechnische installaties) kan uitvoeren.
Interne identificatiecode : 2014-015852

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72322000 Gegevensbeheerdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72267100 Onderhoud van software voor informatietechnologie

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arnhem/Nijmegen ( NL226 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Dienstverlening vindt in geheel Provincie Gelderland plaats.

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 3 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : Na de vaste periode van 3 jaar kan de overeenkomst met beide partijen verlengd worden met 2x met een periode van 1 jaar tot maximaal medio 2030. Deze einddatum komt overeen met de minimale levensduur van de elektrotechnische installaties, welke in eigendom en beheer zijn bij Provincie Gelderland, waarvoor het toegangscontrolesysteem (sleutelbeheer) bestemd is.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 325 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Voor de bezwarenperiode zie onder Procedure - Administratieve Inlichtingen - Bezwarentermijn.

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Op basis van vrijwillige transparantie vooraf, vooraankondiging onderhandse gunning.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Volgorde van belang
Gunningscriterium numerieke waarde : 1
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Informatie over de termijnen voor beroep : De bezwarentermijn is beëindigd. Vanaf de verzenddatum van deze publicatie, 18 februari 2025, hadden partijen tot 11 maart 2025 (20 kalenderdagen) de tijd om een kort geding aanhangig te maken tegen het besluit van provincie Gelderland om de opdracht te verstrekken aan de benoemde partij.

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Gelderland -
Informatie over de termijnen voor beroep : De bezwarentermijn is beëindigd. Vanaf de verzenddatum van deze publicatie, 18 februari 2025, hadden partijen tot 11 maart 2025 (20 kalenderdagen) de tijd om een kort geding aanhangig te maken tegen het besluit van provincie Gelderland om de opdracht te verstrekken aan de benoemde partij.
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Provincie Gelderland -
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen : Provincie Gelderland
Organisatie die de betaling uitvoert : Provincie Gelderland
Organisatie die het contract ondertekent : Provincie Gelderland

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : niet gepubliceerd
Rechtvaardigingscode : Commerciële belangen van een ondernemer
Geplande publicatiedatum : 01/01/2035
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : De opdracht kan alleen door een bepaalde ondernemer worden uitgevoerd wegens het ontbreken van mededinging om technische redenen
Andere rechtvaardiging : Uit ervaring met en onderzoek van de huidige markt is gebleken dat er nog geen andere partijen zijn die de hosting en het beheer van dit toegangscontrolesysteem, Medeco XT, en binnen redelijke financiële kaders kunnen aanbieden. Voor Provincie Gelderland zijn de eisen en wensen van belang, onder meer om te kunnen voldoen aan de door de Provincie Gelderland in te vullen taken, maar ook te voldoen aan de wettelijk gestelde eisen qua staat van onderhoud en veiligheid. De voorwaarden die provincie Gelderland stelt aan de kwalitatieve technische -en veiligheidseisen van de leveringen en diensten zijn vanuit het beleid en de wet gesteld en zijn niet kunstmatig beperkt. Om vorengenoemde technische redenen en binnen de beschikbare en redelijke financiële kaders is opdrachtverstrekking daardoor op dit moment slechts mogelijk aan vorengenoemde partij, Van de Hoogen Security. Provincie Gelderland zal gedurende de maximale looptijd van vijf jaar blijven bekijken in hoeverre de situatie op de markt verandert. Provincie Gelderland is aldus van mening dat een beroep kan worden gedaan op de uitzonderingsbepaling van artikel 2.32, lid 1 sub b onder 2 van de Aanbestedingswet 2012, waarbij de overheidsopdracht slechts door een bepaalde ondernemer kan worden verricht omdat mededinging om technische redenen ontbreekt. Daarnaast bestaat er geen redelijk alternatief of substituut (artikel 2.32, lid 3). De markt is uitvoerig bekeken en er is objectief geconstateerd is dat slechts één partij deze opdracht binnen aanvaardbare financiële kaders (in verband met de hoge investeringskosten door het provinciale eigendom van de desbetreffende elektrotechnische installaties) kan uitvoeren.

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Van den Hoogen Security
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 2014-015852 (Van den Hoogen Security)
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : niet gepubliceerd
Rechtvaardigingscode : Commerciële belangen van een ondernemer
Geplande publicatiedatum : 01/01/2035
De inschrijving is gerangschikt : neen
De inschrijving is een variant : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : 2014-015852 (Van den Hoogen Security)
Titel : Hosting en sleutelbeheer toegangscontrolesysteem voor elektrotechnische installaties.
Datum waarop de winnaar is gekozen : 10/01/2025
Organisatie die het contract ondertekent : Provincie Gelderland

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen van kleine inschrijvers
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Provincie Gelderland
Registratienummer : 51468751
Afdeling : FIN/INKOOP
Postadres : Markt 11
Stad : Arnhem
Postcode : 6811 CG
Onderverdeling land (NUTS) : Arnhem/Nijmegen ( NL226 )
Land : Nederland
Contactpunt : Jaap Römelingh
Telefoon : +31 263599103
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die het contract ondertekent
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen
Organisatie die de betaling uitvoert

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Gelderland
Registratienummer : 82940827
Afdeling : Rechtbank Gelderland
Postadres : Walburgstraat 2-4
Stad : Arnhem
Postcode : 6811 CD
Onderverdeling land (NUTS) : Arnhem/Nijmegen ( NL226 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883612000
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Van den Hoogen Security
Omvang van de ondernemer : Klein
Registratienummer : 09041979
Postadres : Bruningweg 4
Stad : Arnhem
Postcode : 6827 BM
Onderverdeling land (NUTS) : Arnhem/Nijmegen ( NL226 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 263610909
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : de3c7ea9-a737-49e1-88aa-fa7d25ec209c - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 12/03/2025 12:16 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 12/03/2025 12:17 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00163840-2025
Nummer uitgave PB S : 51/2025
Datum van bekendmaking : 13/03/2025