Veranstaltungsagentur Sunset Picknick

Die RTG sucht eine Agentur für die jährliche Gesamtplanung und Umsetzung des SunsetPicknicks. Die Beauftragung für das SunsetPicknick 2025 erfolgt spätestens mit dem Ende der Zuschlagsfrist am 08.04.2025 mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028. Das Leistungsspektrum umfasst nicht nur die Gesamtorganisation des Events, sondern …

CPV: 79000000 Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security, 79952000 Event services, 79953000 Festival organisation services
Deadline:
March 10, 2025, 10 a.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Veranstaltungsagentur Sunset Picknick
Awarding body:
Ruhr Tourismus GmbH
Award number:
RTG 12-25

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Ruhr Tourismus GmbH
Rechtsform des Erwerbers : Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Veranstaltungsagentur Sunset Picknick
Beschreibung : Die RTG sucht eine Agentur für die jährliche Gesamtplanung und Umsetzung des SunsetPicknicks. Die Beauftragung für das SunsetPicknick 2025 erfolgt spätestens mit dem Ende der Zuschlagsfrist am 08.04.2025 mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028. Das Leistungsspektrum umfasst nicht nur die Gesamtorganisation des Events, sondern auch die Beauftragung und Koordination aller erforderlichen Nachauftragnehmer für die Produktion inkl. der entsprechenden Verhandlungen. Die Nachauftragnehmer sind dem Auftraggeber anzuzeigen.
Kennung des Verfahrens : bf4af4a0-7339-4799-abc6-29951a0139cd
Interne Kennung : RTG 12-25
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79953000 Organisation von Festivals

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Centroallee 261
Stadt : Oberhausen
Postleitzahl : 46047
Land, Gliederung (NUTS) : Oberhausen, Kreisfreie Stadt ( DEA17 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Die Veranstaltung findet auf der Halde Hoheward in Herten statt. Siehe Preisblatt und erweiterte Leistungsbeschreibung.

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Halde Hoheward
Stadt : Herten
Postleitzahl : 45699
Land, Gliederung (NUTS) : Recklinghausen ( DEA36 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 120 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXPSYYWDZUH
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Entrichtung von Steuern :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Veranstaltungsagentur Sunset Picknick
Beschreibung : Konzeption und Planung der Veranstaltung SunsetPicknick Die Agentur muss ein Feinkonzept erstellen, das den gesamten Ablauf des Events detailliert beschreibt. Dazu gehören insbesondere der konzeptionelle Ansatz sowie die Gesamtkostenplanung. Die Agentur übernimmt die gesamte Planung, Organisation, Durchführung sowie Nachbereitung der Veranstaltung auf Grundlage der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden Vorschriften.
Interne Kennung : RTG 12-25

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79953000 Organisation von Festivals
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Die Beauftragung erfolgt für das Jahr 2025 mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028.

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Centroallee 261
Stadt : Oberhausen
Postleitzahl : 46047
Land, Gliederung (NUTS) : Oberhausen, Kreisfreie Stadt ( DEA17 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Die Veranstaltung findet auf der Halde Hoheward in Herten statt. Siehe Preisblatt und erweiterte Leistungsbeschreibung.

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Halde Hoheward
Stadt : Herten
Postleitzahl : 45699
Land, Gliederung (NUTS) : Recklinghausen ( DEA36 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 1 Jahr

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 3
Weitere Informationen zur Verlängerung : Die Beauftragung erfolgt für das SunsetPicknick 2025. Der Auftraggeber erhält die einseitig ausübbare Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr (bis maximal insgesamt 4 Jahre) bis maximal 2028.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :
Art : Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung : Eintragung Berufs- oder Handelsregister
Beschreibung : Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet), soweit die Eintragung für den jeweiligen Leistungserbringer nach den jeweils einschlägigen Rechtsnormen vorgeschrieben ist (Auszug in Kopie beizufügen)
Kriterium :
Art : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Berufs/Betriebshaftpflicht
Beschreibung : Erklärung darüber, dass der Bieter spätestens bei Beginn der Leistung über eine marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt und dem Auftraggeber entsprechende Nachweise der Versicherung nach Zuschlag unverzüglich vorlegt
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Referenzen
Beschreibung : Vorlage geeigneter Referenzen (mindestens 2, maximal 3) über früher durchgeführte vergleichbare Projekte/Veranstaltungen (Hinweis: vor allem mit Blick auf die schwierige infrastrukturelle Erschließung eines Areals vergleichbar mit der Halde Hoheward für eine vergleichbare Veranstaltung!) innerhalb der letzten drei Jahren mit Angabe des Kunden, des Auftragsgegenstandes, des Auftragswerts und des Zeitraums der Leistungserbringung
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Qualifikationen
Beschreibung : Angaben zu den Qualifikationen und den fachbezogenen Erfahrungen der zum Einsatz kommenden Verantwortlichen bzw. leitenden Mitarbeiter/innen
Kriterium :
Art : Sonstiges
Bezeichnung : Eigenerklärung Ausschlussgründe
Beschreibung : Eigenerklärung zu Ausschlussgründen, (Formular 521 EU)
Kriterium :
Art : Sonstiges
Bezeichnung : Eigenerklärung Sanktionen
Beschreibung : Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523 EU)
Kriterium :
Art : Sonstiges
Bezeichnung : Bietergemeinschaften, Unteraufträge, Eignungsleihe
Beschreibung : Bei Bietergemeinschaften: unterschriebene Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531 EU), bei Unteraufträgen: Erklärung Unteraufträge (Formular 533a oder 533b EU), bei Eignungsleihe: Erklärung Eignungsleihe (Formular 534a oder 534b EU),

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Angebotspreis für 4 Jahre pro Veranstaltungsjahr lt. Preisblatt.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Umsetzungsskizze
Beschreibung : Umsetzungsskizze des konzeptionellen Ansatzes in Textform inkl. einer ersten Idee für das Lineup 2025 sowie ein Gastronomiekonzept zur Versorgung der Besucher. Zudem sind einzureichen eine Zeitplanübersicht der einzelnen Meilensteine sowie ein Ablaufplan für den Tag vor Veranstaltung, den Veranstaltungstag selbst sowie den Tag nach Veranstaltung. Des Weiteren ist ein Aufbauplan der Veranstaltungsfläche zu skizzieren.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Gesamtkostenplanung
Beschreibung : Gesamtkostenplanung für alle in der Vorlage Gesamtkostenplanung genannten Leistungen. Der Gesamtkostenplan ist zur besseren Vergleichbarkeit der Angebote als Vorlage den Ausschreibungsunterlagen beigefügt und ausschließlich zu nutzen. Dieser ist komplett auszufüllen.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 40
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 03/03/2025 23:59 +01:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 10/03/2025 10:00 +01:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 30 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Nach Ermessen des Käufers können Unterlagen, Nachweise und Erklärungen zu Eignungskriterien nachgefordert werden.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 10/03/2025 10:01 +01:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Auf die Ausführungsbestimmungen nach dem TVgG NRW wird hingewiesen. Diese werden als besondere Vertragsbedingungen der Vergabeunterlage beigefügt.
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet : nein

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln -
Informationen über die Überprüfungsfristen : 1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. . 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. . 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. . 4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Ruhr Tourismus GmbH -
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln -
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Ruhr Tourismus GmbH -

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Ruhr Tourismus GmbH
Registrierungsnummer : DE196884225
Postanschrift : Centroallee 261
Stadt : Oberhausen
Postleitzahl : 46047
Land, Gliederung (NUTS) : Oberhausen, Kreisfreie Stadt ( DEA17 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Vergabestelle
Telefon : +49 20889959-143
Fax : +49 20889959-297
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer : 00492211473055
Postanschrift : Zeughausstr. 2-10
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 221147-3055
Fax : +49 211147-2889
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 978095e4-89b2-49d0-a881-2fd501c508ce - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 31/01/2025 10:26 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00071461-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 23/2025
Datum der Veröffentlichung : 03/02/2025