Vastuullisuus- ja talousraportointityökalu

VTT:llä on velvollisuus vuodesta 2026 alkaen raportoida EU:n vastuullisuusraportointidirektiivin (CSRD) mukaisesti. Tällöin raportoidaan vuoden 2025 tilikauden tiedot. Samalla VTT:n tulee uudistetun kirjanpitolain mukaisesti julkaista tilinpäätöksensä sähköisessä XHTML-muodossa ja iXBRL-tägätyssä muodossa. Raportoinnissa käytetään ja syntyy suuri määrä tietoa, jota on tarve hallita tietoturvallisesti (luottamuksellisuus, eheys, jäljitettävyys, saatavuus). Keskeinen tavoitteemme on tehostaa …

CPV: 79000000 Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security
Deadline:
Dec. 5, 2024, 4 p.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Vastuullisuus- ja talousraportointityökalu
Awarding body:
TEKNOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS VTT OY
Award number:
Ref. nro 57/206/2024

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : TEKNOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS VTT OY
Ostajan oikeusstatus : Julkinen yritys
Hankintaviranomaisen toiminta : Talous- ja elinkeinoelämään liittyvät asiat

2. Menettely

2.1 Menettely

Otsikko : Vastuullisuus- ja talousraportointityökalu
Kuvaus : VTT:llä on velvollisuus vuodesta 2026 alkaen raportoida EU:n vastuullisuusraportointidirektiivin (CSRD) mukaisesti. Tällöin raportoidaan vuoden 2025 tilikauden tiedot. Samalla VTT:n tulee uudistetun kirjanpitolain mukaisesti julkaista tilinpäätöksensä sähköisessä XHTML-muodossa ja iXBRL-tägätyssä muodossa. Raportoinnissa käytetään ja syntyy suuri määrä tietoa, jota on tarve hallita tietoturvallisesti (luottamuksellisuus, eheys, jäljitettävyys, saatavuus). Keskeinen tavoitteemme on tehostaa operatiivisten prosessien tiedon käsittelyä, jakamista ja ajantasaista hallintaa. Tähän tarkoitukseen kilpailutamme kokonaisratkaisua raportointityökalulle, jolla tehdään sekä vastuullisuusraportointi että tilinpäätösraportointi. Hankintakokonaisuus sisältää tietojärjestelmäpalvelun ja järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut. Hankinnan tausta ja kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelun kuvaus.
Menettelytunniste : 60500385-aaf0-4a14-b070-f1c87f0cf4d0
Sisäinen tunniste : Ref. nro 57/206/2024
Menettelyn tyyppi : Avoin
Menettely on nopeutettu : ei
Perustelu nopeutetun menettelyn käytölle :
Menettelyn tärkeimmät piirteet : Hankintamenettelynä käytetään EU-kynnysarvon ylittävää avointa menettelyä.

2.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79000000 Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus

2.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

2.1.6 Poissulkemisperusteet

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne : Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.
Konkurssi : Tarjoaja on konkurssissa.
Korruptio : Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Järjestelyt velkojien kanssa : Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.
Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen : Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset : Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.
Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Rahanpesu tai terrorismin rahoitus : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Petos : Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Maksukyvyttömyys : Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.
Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Varat selvitysmiehen hallinnassa : Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.
Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen : Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.
Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet : Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.
Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat : Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.
Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun : Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.
Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen : Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.
Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset : Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.
Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Sosiaaliturvamaksujen maksaminen : Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.
Liiketoiminta on keskeytetty : Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.
Verojen maksu : Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.
Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

5. Erä

5.1 Tekninen tunnus erälle : LOT-0000

Otsikko : Vastuullisuus- ja talousraportointityökalu
Kuvaus : VTT:llä on velvollisuus vuodesta 2026 alkaen raportoida EU:n vastuullisuusraportointidirektiivin (CSRD) mukaisesti. Tällöin raportoidaan vuoden 2025 tilikauden tiedot. Samalla VTT:n tulee uudistetun kirjanpitolain mukaisesti julkaista tilinpäätöksensä sähköisessä XHTML-muodossa ja iXBRL-tägätyssä muodossa. Raportoinnissa käytetään ja syntyy suuri määrä tietoa, jota on tarve hallita tietoturvallisesti (luottamuksellisuus, eheys, jäljitettävyys, saatavuus). Keskeinen tavoitteemme on tehostaa operatiivisten prosessien tiedon käsittelyä, jakamista ja ajantasaista hallintaa. Tähän tarkoitukseen kilpailutamme kokonaisratkaisua raportointityökalulle, jolla tehdään sekä vastuullisuusraportointi että tilinpäätösraportointi. Hankintakokonaisuus sisältää tietojärjestelmäpalvelun ja järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut. Hankinnan tausta ja kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelun kuvaus.
Sisäinen tunniste : 768726

5.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79000000 Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus
Optiot :
Vaihtoehtojen kuvaus : Sopimuksen kiinteä sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ja se alkaa sopimuksen viimeisimmästä allekirjoituspäivästä. Sopimus jatkuu kiinteän sopimuskauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena. Tavoitteena on, että sopimus astuu voimaan tammikuussa 2025.

5.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi
Missä tahansa tietyn maan alueella
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Kesto : 24 Kuukausi

5.1.6 Yleistä tietoa

Varattu osallistuminen : Osallistumista ei ole varattu.
Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : ei
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille)

5.1.7 Strategiset hankinnat

Edistettävä sosiaalinen tavoite : Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa

5.1.9 Valintaperusteet

Peruste :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Verot ja muut maksut
Kuvaus : Tarjoaja on suorittanut 1. veronsa, 2. eläkemaksunsa ja 3. sosiaaliturvamaksunsa sekä suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan.
Peruste :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Taloudelliset ja muut toimintaedellytykset
Kuvaus : oajalla tulee olla riittävät taloudelliset ja muut toimintaedellytykset palvelukokonaisuuden toteuttamiseksi, ml. maksukyvyn ja luottoluokituksen osalta. Tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa selvitys tarjoajan taloudellisista ja muista toimintaedellytyksistä ottaen huomioon tarjouspyynnön kohde sisältäen esimerkiksi kuvauksen yrityksen toiminnasta alalla ja muista yrityksen perusedellytyksistä. Tämän erikseen mahdollisesti pyydettävän selvityksien perusteella tulee VTT:n pystyä arvioimaan tarjoajan mahdollisuudet suoriutua tarjouspyynnön kohteen toteuttamisesta.
Peruste :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Luottoluokitus
Kuvaus : Tarjoajan taloudellisten edellytysten on oltava vähintään Suomen Asiakastieto Oy:n A+ tai Bisnode Finland Oy:n A ratingluokituksessa/luottoluokituksessa vaatimusten tarkistushetkellä. Mikäli tarjoajasta ei ole saatavilla Suomen asiakastiedon tai Bisnoden luokitusta, tarjoajan tulee esittää muun vastaavan luottotietojen tarjoajan raportti matalasta luottoriskistä. VTT tarkistaa tarvittaessa vaatimuksen täyttymisen tarjousten käsittelyvaiheessa ja uudelleen sopimuksen allekirjoitusvaiheessa.
Peruste :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Liikevaihtovaatimus
Kuvaus : Tarjoajan liikevaihdon tulee olla vähintään 800 000 €. Tilikausi: viimeisin vahvistettu tilikausi.
Peruste :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Vastuuvakuutus
Kuvaus : Tarjoajalla tulee olla viimeistään sopimuskauden alkaessa toimintaansa liittyvä vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin.
Peruste :
Tyyppi : Muu
Nimi : Laatujärjestelmä / tietoturvallisuus
Kuvaus : Tietoturvallisuuden hallinta on rakennettu yleisesti tunnetun viitekehyksen mukaisesti (esim. ISO 27001) ja se on arvioitu ulkopuolisen arvioitsijan toimesta (ilman merkittäviä löydöksiä, arviointiraportti liitteenä). Katso myös tarjouspyynnön liitteen 2 ”Vaatimukset”, ”Tietoturvavaatimukset”-välilehdeltä vaatimus M1. Tarjoaja liittää tarjoukseensa liitteen sertifikaatista (pdf-muotoinen liite), jossa on esitetty vaatimuksen täyttyminen.
Peruste :
Tyyppi : Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa
Nimi : Elinkeinotoiminnan harjoittamisoikeus
Kuvaus : Tarjoajalla on elinkeinotoiminnan harjoittamisoikeus. Tarjoaja on kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin merkitty. Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt em. rekisteriin, heidän tulee pyynnöstä antaa selvitys rekisteröimättömyyden perusteista.
Peruste :
Tyyppi : Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Nimi : Kokemus (koskee yrityksen referenssejä)
Kuvaus : Tarjoajien soveltuvuutta koskevilla referenssivaatimuksilla VTT pyrkii varmistumaan toimittajan kyvystä toteuttaa hankinta. Referenssillä tarkoitetaan tarjoajan (yrityksen) toteuttamaa palvelua referenssiasiakkaan kanssa, jonka perusteella VTT voi arvioida tarjoajan kyvykkyyttä hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittajana. Tarjoajalla tulee olla vähintään kaksi (2) asiakasreferenssiä, jotka täyttävät kaikki seuraavat vaatimukset: - asiakasreferenssin on oltava 1.5.2020 jälkeiseltä ajalta - asiakasreferenssin kanssa solmitun sopimuksen on tullut olla voimassa ja käytössä yhtäjaksoisesti vähintään yhden (1) vuoden ajan - asiakasreferenssiorganisaation tulee olla vähintään 1000 työntekijän kokoinen organisaatio - palvelukokonaisuuden on sisällettävä ESG-raportointityökalu tai talousraportoinnin työkalu tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen raportointiin

5.1.10 Myöntämisperusteet

Peruste :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Käyttötapausten arviointikriteerit: järjestelmän käytettävyys
Kuvaus : Vertailuperusteet on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet".
Painotus (pisteinä, tarkka) : 40
Peruste :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Järjestelmään liittyvät ei-pakolliset ominaisuudet
Kuvaus : Vertailuperusteet on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet".
Painotus (pisteinä, tarkka) : 17
Peruste :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Ympäristöjärjestelmä
Kuvaus : Vertailuperusteet on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet".
Painotus (pisteinä, vaihteluvälin puoliväli) : 3
Peruste :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Hintavertailu
Kuvaus : Vertailuperusteet on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet".
Painotus (pisteinä, tarkka) : 40
Käytettävä menetelmä silloin kun myöntämisperusteilla ei pystytä ilmaisemaan painotusta :
Perustelu myöntämisperusteiden painotuksen ilmoittamatta jättämiselle :

5.1.11 Hankinta-asiakirjat

Lisätietojen pyytämisen määräaika : 26/11/2024 08:00 +00:00

5.1.12 Hankinnan ehdot

Tarjouksen/hakemuksen jättämisen ehdot :
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti : Pakollinen
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa : suomi
Sähköinen luettelo : Sallittu
Vaihtoehdot : Ei sallittu
Tarjouksen tekijä voi tehdä useamman kuin yhden tarjouksen : Ei sallittu
Tarjousten vastaanottamisen määräaika : 05/12/2024 16:00 +00:00
Määräaika, johon asti tarjouksen on oltava voimassa : 5 Kuukausi
Tietoa julkisesta avaamisesta :
Avajaispäivä : 09/12/2024 07:00 +00:00
Sopimuksen ehdot :
Sopimuksen täytäntöönpano on rajattu tehtäväksi suojatyöohjelmien puitteissa : Ei
Salassapitosopimus vaaditaan : kyllä
Sähköinen laskutus : Sallittu
Tilaukset tehdään sähköisesti : kyllä
Maksut tehdään sähköisesti : kyllä

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää
Sähköinen huutokauppa : ei

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio : TEKNOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS VTT OY
Osallistumishakemuksia vastaanottava organisaatio : TEKNOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS VTT OY
Tarjouksia käsittelevä organisaatio : TEKNOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS VTT OY
TED eSender : Hansel Oy (Hilma)

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : TEKNOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS VTT OY
Rekisterinumero : 2647375-4
Postiosoite : PL 1000
Postitoimipaikka : VTT
Postinumero : 02044
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : TEKNOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS VTT OY
Sähköposti : kilpailutus@vtt.fi
Puhelin : +358 20722111
Tämän organisaation rooli :
Ostaja
Osallistumishakemuksia vastaanottava organisaatio
Tarjouksia käsittelevä organisaatio
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation rooli :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation rooli :
TED eSender

11. Ilmoituksen tiedot

11.1 Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : e4c341e8-a93e-46ed-810c-6cdefe865f60 - 01
Lomakkeen tyyppi : Kilpailu
Ilmoituksen tyyppi : Hankintailmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 05/11/2024 11:20 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 05/11/2024 11:20 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

11.2 Julkaisutiedot

Ilmoituksen julkaisunumero : 00673992-2024
EUVL S -lehden numero : 216/2024
Julkaisupäivä : 06/11/2024