evergabe.com

Talous- ja palkkahallinnon palvelut Kinno-konsernille

Hankinnan kohteena ovat tehokkaat ja nykyaikaiset talous- ja palkkahallinnon palvelut, joiden työkalut integroituvat saumattomasti hankintayksikön toimintaan. Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella palveluna ratkaisu, jossa palveluntuottaja tarjoaa kokonaisvaltaisesti talous- ja palkkahallinnon palvelut Kouvola Innovation Oy:n sekä sen tytäryhtiöiden Kouvola Yritystilat Oy:n ja RRT Kouvola Oy:n tarpeisiin. Vanha sopimus edellisen …

CPV: 79210000 Accounting and auditing services, 79211110 Payroll management services

Place of execution:

Talous- ja palkkahallinnon palvelut Kinno-konsernille

Awarding body:

Kouvola Innovation Oy

Award number:

2024-012641-LOT-0001

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Kouvola Innovation Oy

Ostajan oikeusstatus : Julkinen yritys

Hankintaviranomaisen toiminta : Talous- ja elinkeinoelämään liittyvät asiat

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Kouvolan Yritystilat Oy

Ostajan oikeusstatus : Julkinen yritys

Hankintaviranomaisen toiminta : Talous- ja elinkeinoelämään liittyvät asiat

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : RRT Kouvola Oy

Ostajan oikeusstatus : Julkinen yritys

Hankintaviranomaisen toiminta : Talous- ja elinkeinoelämään liittyvät asiat

2. Menettely

2.1 Menettely

Otsikko : Talous- ja palkkahallinnon palvelut Kinno-konsernille

Kuvaus : Hankinnan kohteena ovat tehokkaat ja nykyaikaiset talous- ja palkkahallinnon palvelut, joiden työkalut integroituvat saumattomasti hankintayksikön toimintaan. Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella palveluna ratkaisu, jossa palveluntuottaja tarjoaa kokonaisvaltaisesti talous- ja palkkahallinnon palvelut Kouvola Innovation Oy:n sekä sen tytäryhtiöiden Kouvola Yritystilat Oy:n ja RRT Kouvola Oy:n tarpeisiin. Vanha sopimus edellisen palveluntuottajan kanssa päättyy 31.12.2024. Edellinen palveluntuottaja huolehtii edeltävän sopimuksen mukaisesti vuoteen 2024 liittyvistä raportoinneista ja tilinpäätösasioista. Palveluiden käyttöönotto tapahtuu siten, että uuden palvelun tulee olla Tilaajan käytössä kokonaisuudessaan 1.1.2025 alkaen. Jotta talous- ja palkkahallinnon palveluihin ei tulisi katkoksia, palvelusopimus voidaan siirtymäjärjestelyjen vuoksi aloittaa jo 1.11.2024. Tilaaja ei omista omia ohjelmia, eivätkä nykyiset ohjelmat jää käyttöön palveluntuottajan vaihduttua. Henkilökuntaa Kouvola Innovationilla on, tytäryhtiöt mukaan lukien, 36 hlöä. Työehtosopimuksena on Avaintes, joka on voimassa vuoden 2024 loppuun. Uudesta sopimuksesta ei ole vielä tietoa. Tarpeet ja vaatimukset uusille palveluille: •Taloussuunnittelu (ei ole välttämätön) •Kirjanpito •Käyttöomaisuuskirjanpito •Ostolaskut •Myyntilaskut •Matkalaskut •Tilinpäätös •Konsernitilinpäätös •Palkanlaskenta •Viranomaistilitykset •Tilastot •Projektit Tilaaja arvioi, että noin 10 käyttäjää tarvitsee pääsyn raportointeihin. Budjetointijärjestelmää Tilaaja ei tarvitse. Tarkemmat taustatiedot, tarpeet ja vaatimukset löytyvät eriteltyinä tarjouspyynnön liitteiltä 1A ”Vastuunjakotaulukko taloushallinto” ja 1B ”Vastuunjakotaulukko palkkahallinto”. Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset sopimusehtoineen on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteinä olevissa hankinta-asiakirjoissa. Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa tekee sopimuksen.

Menettelytunniste : cb4b5a55-48cd-4180-b3ad-b2c11c5f1d00

Menettelyn tyyppi : Avoin

Menettely on nopeutettu : ei

Perustelu nopeutetun menettelyn käytölle :

Menettelyn tärkeimmät piirteet : Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA:ssa 7.8.2024.Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Mikäli yksikään saaduista tarjouksista ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia, siirrytään neuvottelumenettelyyn. Tarjousasiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska hankinnan kohde muodostaa yhden tarkoituksenmukaisen ja yhtenäisen kokonaisuuden, jota ei ole tarkoituksenmukaista jakaa osiin. Tarjoukseen ei tule liittää tarjoajan omia ja tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton.

2.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut

Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79210000 Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut

Lisäluokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto

2.1.3 Arvo

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa : 280 000 Euro

2.1.4 Yleistä tietoa

Lisätiedot : Tarjouksen liitteinä on toimitettava Hankinnan kohteen kriteerit -kohdassa mainitut liitteet: - Talous- ja palkkahallinnon vastuunjakotaulukot (liitteet 1A ja B) - Hintaliite (liite 2) Lisäksi on toimitettava - Tarjouksen liitteeksi nimetyn ja päävastuullisen henkilön CV, josta näkyy koulutus, tutkinnot ja työkokemus. Liitteeksi todistus KLT-sertifioinnista. - Kuvaukset viiden (5) merkittävimmän asiakkuuden sisällöistä viimeiseltä viideltä vuodelta ja referenssiasiakkaan yhteystiedot. - Tiedot kokonaisvastuullisen käyttöönottoprojektin vastuuhenkilöstä sekä liitteenä käyttöönottoprojetin aikataulu- ja toimenpidesuunnitelma. - Asiantuntijahenkilöiden CV:t (väh. kahden varahenkilön). - Asiakastiedon riskiluokitus oltava vähintään RL2. Tarjouksen liitteeksi selvitys tästä. Tarjouskilpailun alustavalta voittajalta tullaan tarkistamaan Tilaajavastuulain edellyttämät asiakirjat (lueteltu tarjouspyynnössä). Jos tarjoaja kuuluu Vastuugroup.fi – luotettava kumppani palveluun, valitun toimittajan tulee toimittaa Luotettava Kumppani – raportti hankintayksikölle. Muussa tapauksessa tarjouskilpailun voittajan tulee toimittaa yllä mainitut kelpoisuutta todentavat asiakirjat. Pyydetyt todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä lukien. Hankintayksikkö pyytää edellä mainitut selvitykset ennen hankintapäätöksen tekemistä. Jättämällä tarjouksen, tarjoaja sitoutuu esittämään rikosrekisteriotteet hankintayksikön erillisestä pyynnöstä. Rikosrekisteriotteita ei tarvitse liittää tarjoukseen.

Oikeusperusta :

Direktiivi 2014/24/EU

5. Erä

5.1 Tekninen tunnus erälle : LOT-0000

Otsikko : Talous- ja palkkahallinnon palvelut Kinno-konsernille

Sisäinen tunniste : 2024-012641-LOT-0001

5.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut

Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79210000 Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut

Lisäluokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto

Optiot :

Vaihtoehtojen kuvaus : Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona jatkaa talous- ja palkkahallinnon palvelun käyttöä jatkuvana palveluna toistaiseksi voimassaolevana sopimuksena varsinaisen sopimuskauden päätyttyä. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä 6 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.

5.1.2 Suorituspaikka

Maa : Suomi

Missä tahansa tietyn maan alueella

Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Alkamispäivä : 01/11/2024

Keston päättymispäivä : 31/12/2027

5.1.4 Uusiminen

Uusimisten enimmäismäärä : 1

Ostaja varaa itselleen oikeuden lisähankintoihin toimeksisaajalta tässä kuvatulla tavalla : Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona jatkaa talous- ja palkkahallinnon palvelun käyttöä jatkuvana palveluna toistaiseksi voimassaolevana sopimuksena varsinaisen sopimuskauden päätyttyä. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä 6 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista

Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä

Lisätiedot : Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona jatkaa talous- ja palkkahallinnon palvelun käyttöä jatkuvana palveluna toistaiseksi voimassaolevana sopimuksena varsinaisen sopimuskauden päätyttyä. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä 6 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.

5.1.8 Esteettömyyskriteerit

Vammaisia koskevia esteettömyysvaatimuksia ei ole otettu huomioon, koska hankintaa ei ole tarkoitettu luonnollisten henkilöiden käyttöön

5.1.10 Myöntämisperusteet

Peruste :

Tyyppi : Laatu

Nimi : Yrityksen referenssit vastaavista asiakkuuksista

Kuvaus : Yrityksen referenssit vastaavista asiakkuuksista, jotka osoittavat kyvyn tuottaa vaadittuja talous- ja palkkahallinnon palveluja. Tarjouksen liitteeksi kuvaus viiden (5) merkittävimmän asiakkuuden sisällöstä viimeiseltä viideltä vuodelta ja referenssiasiakkaan yhteystiedot.

Painotus (pisteinä, tarkka) : 30

Peruste :

Tyyppi : Laatu

Nimi : Käyttöönottoprojektin aikataulu- ja toimenpidesuunnitelma

Kuvaus : Nimettävä kokonaisvastuullisen käyttöönottoprojektin vastuuhenkilö. Lisäksi tarjouksen liitteeksi laitettava käyttöönottoprojektin aikataulu- ja toimenpidesuunnitelma projektin etenemisestä ajalle 1.11.-31.12.2024.

Painotus (pisteinä, tarkka) : 20

Peruste :

Tyyppi : Laatu

Nimi : Talous- ja palkkahallinnon asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus

Kuvaus : Tiimissä tulee olla asiantuntijoita (väh. 2 varahenkilöä päävastuullisen henkilön lisäksi), joilla on tehtävän edellyttämä riittävä osaaminen ja kokemus kirjanpidosta, palkanlaskennasta ja verotuksesta. Henkilöt nimetään. Liitteeksi henkilöiden CV:t.

Painotus (pisteinä, tarkka) : 10

Peruste :

Tyyppi : Hinta

Nimi : Talous- ja palkkahallinnon sekä käyttöönottoprojektin hinta

Kuvaus : Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää hinnat tarjouspyynnön hintaliitteen (liite 2) perusteella. Vertailussa halvin vertailuhinta saa 40 pistettä

Painotus (pisteinä, tarkka) : 40

Käytettävä menetelmä silloin kun myöntämisperusteilla ei pystytä ilmaisemaan painotusta :

Perustelu myöntämisperusteiden painotuksen ilmoittamatta jättämiselle :

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :

Ei puitejärjestelyä

Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :

Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus

Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio : Kouvola Innovation Oy

Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio : Kouvola Innovation Oy

Maksun suorittava organisaatio : Kouvola Innovation Oy

TED eSender : Hansel Oy (Hilma)

6. Tulokset

Kaikkien tässä ilmoituksessa myönnettyjen sopimusten arvo : 278 000 Euro

6.1 Tulokset – Erän tunniste : LOT-0000

Vähintään yksi voittaja valittu.

6.1.2 Tiedot voittajista

Voittaja :

Virallinen nimi : Tulostaitoa Suomi Oy

Tarjous :

Tarjouksen tunniste : Talous- ja palkkahallinnon palvelut Kinno-konsernille

Erän tai erien ryhmän tunniste : LOT-0000

Tarjouksen arvo : 278 000 Euro

Alihankinta : Ei

Sopimuksen tiedot :

Sopimuksen tunniste : 2024-015955 (CON-0001)

Otsikko : Sopimus talous- ja palkkahallinnon palveluista Kinno-konsernille

Voittajien valintapäivä : 24/09/2024

Sopimuksen tekopäivä : 14/10/2024

Sopimus tehdään puitejärjestelyn puitteissa : ei

6.1.4 Tilastotiedot

Vastaanotetut tarjoukset tai osallistumishakemukset :

Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Tarjoukset

Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 3

Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Sähköisesti tehdyt tarjoukset

Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 3

Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Mikroyrityksiltä saadut tarjoukset

Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 1

Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Mikroyrityksiltä taikka pieniltä tai keskisuurilta yrityksiltä saadut tarjoukset

Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 3

Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Pieniltä yrityksiltä saadut tarjoukset