Robotic Process Automation

Tilburg University heeft momenteel 15 geautomatiseerde processen door middel van 24 robots die ondergebracht zijn bij twee verschillende divisies: Finance & Control (F&C): 14 processen geautomatiseerd door middel van 19 robots. Academic Services (AS): 1 proces geautomatiseerd door middel van 5 robots. Deze robots zijn ontwikkeld in UiPath en voeren …

CPV: 72513000 Office automation services
Place of execution:
Robotic Process Automation
Awarding body:
Tilburg University / Universiteit van Tilburg
Award number:
TiU/FC01624

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Tilburg University / Universiteit van Tilburg
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Robotic Process Automation
Beschrijving : Tilburg University heeft momenteel 15 geautomatiseerde processen door middel van 24 robots die ondergebracht zijn bij twee verschillende divisies:   Finance & Control (F&C): 14 processen geautomatiseerd door middel van 19 robots. Academic Services (AS): 1 proces geautomatiseerd door middel van 5 robots. Deze robots zijn ontwikkeld in UiPath en voeren terugkerend werk geautomatiseerd uit waardoor er werk uit handen van de werknemers genomen wordt. Er zijn ook enkele processen die zijn ingericht met behulp van Microsoft Power Automate. Tilburg University heeft de ambitie om het aantal geautomatiseerde processen door middel van robots te vergroten. Tilburg University zoekt ondersteuning bij de procesanalyse en de optimalisering/hervorming van de processen. Samen met de leverancier wil Tilburg University ondersteuning en consult bij het toewijzen van geschikte processen om te automatiseren. Hierbij wordt gewerkt aan een backlog voor te robotiseren processen. Dit proces van toewijzing en consult wordt gestart op basis van verzoek van Tilburg University, er wordt niet verwacht dat de leverancier hier op eigen initiatief mee start. Op basis van de te realiseren backlog wordt het ontwikkelwerk op zich genomen door de leverancier in de vorm van ontwikkelblokken of sprints. Hiermee wordt voorkomen dat de ontwikkelaars de business analisten voorbijlopen en dat er geen processen klaarliggen om te robotiseren. Hoofdzakelijk zullen deze processen bij F&C plaatsvinden, maar in de toekomst bestaat er de mogelijkheid dat er vraag voor doorontwikkeling van robots ontstaat bij de divisie AS of andere divisies. Het beheer van de bestaande en de te realiseren robots komt bij de leverancier te liggen. Door middel van een support desk kan Tilburg University incidenten melden die door de leverancier worden opgepakt en verholpen. Tilburg University wil toewerken naar een situatie waarin interne kennis wordt vergaard over RPA binnen de teams waar robots draaien. Hierdoor kan er in de toekomst mogelijk worden geholpen met het oplossen van incidenten, zodat deze efficiënter en effectiever opgelost kunnen worden. Tilburg University wil toegroeien naar een situatie waarin er binnen zes jaar ook intern robots worden ontwikkeld. In het traject richting het oplossen van incidenten en het ontwikkelen van robots zoekt Tilburg University begeleiding en training bij de leverancier.
Identificatiecode van de procedure : e020ba89-7f4c-4f86-a69f-5e83b59be8e5
Eerdere aankondiging : 177811-2024
Interne identificatiecode : TiU/FC01624
Type procedure : Niet-openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Tilburg University is voornemens om middels een Europese niet-openbare aanbesteding te komen tot één raamovereenkomst met één Opdrachtnemer voor het uitvoeren van de Opdracht.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72513000 Kantoorautomatiseringsdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 200 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 200 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Met faillissement vergelijkbare toestand uit hoofde van nationale recht : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Faillissement : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Corruptie : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Regeling met schuldeisers : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Deelname aan een criminele organisatie : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Vervalsing van de mededinging : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van milieurecht : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Witwassen van geld of financiering van terrorisme : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Fraude : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Insolventie : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Activa beheerd door vereffenaar : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Die zich schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen, achterhouden van informatie, niet in staat is de vereiste documenten te verstrekken en heeft vertrouwelijke informatie over deze procedure verkregen. : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Belangenconflict als gevolg van deelneming aan de aanbestedingsprocedure : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Ernstige beroepsfouten : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Voortijdige beëindiging, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van sociaal recht : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Betaling van socialezekerheidsbijdragen : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Staking van bedrijfsactiviteiten : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Betaling van belastingen : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract
Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten : Zie Digitaal UEA via Mercell Source-to-Contract

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Robotic Process Automation
Beschrijving : Tilburg University heeft momenteel 15 geautomatiseerde processen door middel van 24 robots die ondergebracht zijn bij twee verschillende divisies:   Finance & Control (F&C): 14 processen geautomatiseerd door middel van 19 robots. Academic Services (AS): 1 proces geautomatiseerd door middel van 5 robots. Deze robots zijn ontwikkeld in UiPath en voeren terugkerend werk geautomatiseerd uit waardoor er werk uit handen van de werknemers genomen wordt. Er zijn ook enkele processen die zijn ingericht met behulp van Microsoft Power Automate. Tilburg University heeft de ambitie om het aantal geautomatiseerde processen door middel van robots te vergroten. Tilburg University zoekt ondersteuning bij de procesanalyse en de optimalisering/hervorming van de processen. Samen met de leverancier wil Tilburg University ondersteuning en consult bij het toewijzen van geschikte processen om te automatiseren. Hierbij wordt gewerkt aan een backlog voor te robotiseren processen. Dit proces van toewijzing en consult wordt gestart op basis van verzoek van Tilburg University, er wordt niet verwacht dat de leverancier hier op eigen initiatief mee start. Op basis van de te realiseren backlog wordt het ontwikkelwerk op zich genomen door de leverancier in de vorm van ontwikkelblokken of sprints. Hiermee wordt voorkomen dat de ontwikkelaars de business analisten voorbijlopen en dat er geen processen klaarliggen om te robotiseren. Hoofdzakelijk zullen deze processen bij F&C plaatsvinden, maar in de toekomst bestaat er de mogelijkheid dat er vraag voor doorontwikkeling van robots ontstaat bij de divisie AS of andere divisies. Het beheer van de bestaande en de te realiseren robots komt bij de leverancier te liggen. Door middel van een support desk kan Tilburg University incidenten melden die door de leverancier worden opgepakt en verholpen. Tilburg University wil toewerken naar een situatie waarin interne kennis wordt vergaard over RPA binnen de teams waar robots draaien. Hierdoor kan er in de toekomst mogelijk worden geholpen met het oplossen van incidenten, zodat deze efficiënter en effectiever opgelost kunnen worden. Tilburg University wil toegroeien naar een situatie waarin er binnen zes jaar ook intern robots worden ontwikkeld. In het traject richting het oplossen van incidenten en het ontwikkelen van robots zoekt Tilburg University begeleiding en training bij de leverancier.
Interne identificatiecode : TiU/FC01624

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72513000 Kantoorautomatiseringsdiensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 6 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : De uitvoering van de raamovereenkomst is gepland in de periode vanaf het moment van inwerkingtreding van de raamovereenkomst en is voorzien met ingang van 1 april 2025 tot en met 1 april 2027 met een optie tot eenzijdige verlenging door de Aanbestedende dienst van twee keer twee (2) jaar.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 200 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 200 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Verklaring continuïteit
Beschrijving : Zie de Selectieleidraad
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
De criteria zullen worden gebruikt om de gegadigden te selecteren die voor de tweede fase van de procedure zullen worden uitgenodigd
Gewicht (punten, exact) : 0
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Verzekering
Beschrijving : Zie de Selectieleidraad
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
De criteria zullen worden gebruikt om de gegadigden te selecteren die voor de tweede fase van de procedure zullen worden uitgenodigd
Gewicht (punten, exact) : 0
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : Bewijs van inschrijving in het Handelsregister
Beschrijving : Zie de Selectieleidraad
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
De criteria zullen worden gebruikt om de gegadigden te selecteren die voor de tweede fase van de procedure zullen worden uitgenodigd
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Naam : Kwaliteitsbeleid
Beschrijving : Zie de Selectieleidraad
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
De criteria zullen worden gebruikt om de gegadigden te selecteren die voor de tweede fase van de procedure zullen worden uitgenodigd
Gewicht (punten, exact) : 0
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Naam : Informatiebeveiliging
Beschrijving : Zie de Selectieleidraad
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
De criteria zullen worden gebruikt om de gegadigden te selecteren die voor de tweede fase van de procedure zullen worden uitgenodigd
Gewicht (punten, exact) : 0
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Naam : Kerncompetenties
Beschrijving : Zie de Selectieleidraad
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
De criteria zullen worden gebruikt om de gegadigden te selecteren die voor de tweede fase van de procedure zullen worden uitgenodigd
Gewicht (punten, exact) : 0
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 5
Maximumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure kan worden uitgenodigd : 5
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://s2c.mercell.com/today/116242

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Toegestaan
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Engels, Nederlands
Elektronische catalogus : Toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 29/11/2024 09:00 +00:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja
Informatie over de termijnen voor beroep : De Aanbestedende Dienst zal gedurende tien (10) kalenderdagen na verzending van de Selectiebeslissing door Opdrachtgever geen uitvoering geven aan die beslissing en niet tot verstrekking van de Uitnodiging tot Inschrijving overgaan teneinde Aanmelders gedurende die termijn gelegenheid te bieden een kort geding aanhangig te maken tegen de Selectiebeslissing door het laten betekenen van de dagvaarding op het adres van de Aanbestedende Dienst. De opschortende termijn vangt aan op de dag na de dag waarop het selectievoornemen is bekendgemaakt en bedraagt tien (10) kalenderdagen. Genoemde termijn is een vervaltermijn; na het verstrijken ervan kunnen Geïnteresseerden/Gegadigde c.q. Aanmelder niet meer opkomen tegen het selectievoornemen.

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : Tilburg University kiest voor een afwijking op de standaard raamovereenkomst van vier jaar door een raamovereenkomst van twee jaar met tweemaal een optie tot eenzijdige verlengingen van twee (2) jaar aan te gaan. Tilburg University kiest hiervoor omdat het aannemelijk is dat de eerste twee contractjaren nodig zullen zijn voor de overdracht van de bestaande robots, het selecteren en prioriteren van te automatiseren processen, en vervolgens de ontwikkeling van de eerste nieuwe robots. Hierna zal er capaciteit vrijkomen voor intensievere ontwikkeling van nieuwe robots en de begeleiding bij het vergaren van kennis binnen Tilburg University. Opleiding is een langdurig project waar de mentorrol van de Opdrachtnemer heel belangrijk is, hierbij is continuïteit zeer wenselijk. Tilburg University wil toegroeien naar een situatie waarin er binnen zes jaar ook intern robots worden ontwikkeld en in eigen beheer worden genomen.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Zeeland-West-Brabant

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Tilburg University / Universiteit van Tilburg
Registratienummer : 41095855
Postadres : Warandelaan 2
Stad : Tilburg
Postcode : 5037AB
Onderverdeling land (NUTS) : Midden-Noord-Brabant ( NL412 )
Land : Nederland
Contactpunt : Sanne Besselink
Telefoon : +31134663714
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Zeeland-West-Brabant
Registratienummer : 83173811
Afdeling : Civiel recht
Postadres : Stationslaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : Midden-Noord-Brabant ( NL412 )
Land : Nederland
Contactpunt : Rechtspraak Servicecentrum
Telefoon : +31 0883611555
Fax : +31 0883611555
Eindpunt voor informatie-uitwisseling (URL) : https://www.rechtspraak.nl/
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 55b197ea-b87b-4ea1-b46a-57bad12dc315 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 22/10/2024 14:45 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 22/10/2024 14:47 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00647180-2024
Nummer uitgave PB S : 208/2024
Datum van bekendmaking : 24/10/2024