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Rahmenvereinbarung zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Rahmenvereinbarung zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mit der Option der zweimaligen Verlängerung jeweils um ein weiteres Jahr bis längstens zum 31.12.2028 Der Leistungsinhalt umfasst insbesondere im Einzelnen: 1. Beratung zur technischen Ausstattung vor Veranstaltung Im Vorfeld einer Veranstaltung findet eine Beratung durch die AN statt, im Einzelfall u.U. am …

CPV: 75110000 General public services, 30230000 Computer-related equipment, 32000000 Radio, television, communication, telecommunication and related equipment, 71356000 Technical services, 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 75131000 Government services, 79000000 Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security, 79340000 Advertising and marketing services, 79342000 Marketing services, 79413000 Marketing management consultancy services, 79416000 Public relations services, 79416100 Public relations management services, 79416200 Public relations consultancy services, 79822500 Graphic design services, 79950000 Exhibition, fair and congress organisation services

Place of execution:

Rahmenvereinbarung zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Awarding body:

Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr des Landes NRW

Award number:

24/020

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr des Landes NRW

Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Rahmenvereinbarung zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Beschreibung : Rahmenvereinbarung zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mit der Option der zweimaligen Verlängerung jeweils um ein weiteres Jahr bis längstens zum 31.12.2028

Kennung des Verfahrens : b7af1a0f-928c-4865-b942-f1877ebe9a55

Interne Kennung : 24/020

Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt : nein

Begründung des beschleunigten Verfahrens :

Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen

Haupteinstufung ( cpv ): 75110000 Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 30230000 Computerbezogene Geräte

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 32000000 Rundfunk- und Fernsehgeräte, Kommunikations- und Fernmeldeanlagen und Zubehör

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 71356000 Dienstleistungen im technischen Bereich

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79342000 Marketing

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79413000 Marketing-Beratung

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79416000 Öffentlichkeitsarbeit

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79416100 Verwaltung von Öffentlichkeitsarbeit

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79416200 Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79822500 Dienstleistungen im Grafik-Design

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr des Landes NRW Emilie-Preyer-Platz 1

Stadt : Düsseldorf

Postleitzahl : 40479

Land, Gliederung (NUTS) : Düsseldorf, Kreisfreie Stadt ( DEA11 )

Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXS7YYMY17B0P1FW Ortsbesichtigung Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen können im Rahmen eines Ortstermins am 14.01.2025 die Räumlichkeiten des MUNV besichtigen. Der Ortstermin ist nicht verpflichtend. Sofern eine Ortsbegehung gewünscht ist, ist diese über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes bis spätestens 10.01.2025, 12:00 Uhr, anzumelden. Auskünfte und Fragen Soweit zusätzliche Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen. Es ist nicht gestattet, zusätzliche oder vertrauliche Informationen über das Aus-schreibungsverfahren direkt von anderen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern des Auftraggebers zu erlangen. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich zugänglich sind oder allen interessierten oder zum Angebot aufgeforderten Unternehmen im Rahmen der Ausschreibung durch den Auftraggeber zugänglich gemacht werden. Der Auftraggeber behält sich vor, Unternehmen, die gegen diese Regelungen verstoßen, vom Verfahren auszuschließen. Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind spätestens bis zum 26.11.2024 ausschließlich über den Vergabemarktplatz NRW an den Auftraggeber zu richten und werden spätestens bis zum 28.11.2024 beantwortet. Fragen zum Angebot sind spätestens bis zum 14.01.2025 ausschließlich über den Vergabemarktplatz NRW an den Auftraggeber zu richten und werden spätestens bis zum 15.01.2025 beantwortet. Die Fragen der Unternehmen werden ggf. gesammelt und sortiert und dann innerhalb der genannten Fristen beantwortet. Sofern Fragen nicht unternehmensspezifische Sachverhalte betreffen, werden die Fragen und Antworten in anonymisierter Form allen Bewerbern über die Kommunikationsmöglichkeit des Vergabemarktplatzes NRW zur Verfügung gestellt. Die Unternehmen sind verpflichtet, sich ständig selbst über den aktuellen Stand der Kommunikation auf dem Vergabemarktplatz NRW zu informieren. Die den Unternehmen übermittelten anonymisierten Fragen und Antworten werden verbindlicher Teil der Ausschreibungsunterlagen und sind bei der Erstellung des Teilnahmeantrags bzw. des Angebotes zu beachten. Unterlagen, Erklärungen und Nachweise Sind für bestimmte Unterlagen, Erklärungen und Nachweise Formulare vorgesehen, müssen die entsprechenden Formulare verwendet werden. Die Formulare werden zum Ausfüllen als Datei auf dem Vergabemarktplatz NRW unter der Rubrik "Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente" zur Verfügung gestellt. Die Formulare sind an den vorgesehenen Stellen elektronisch auszufüllen. Der Text der Formulare darf nicht abgeändert werden. Es sind zwingend alle geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sowie Formulare - sofern zutreffend - abzugeben. Fehlende Unterlagen, Erklärungen und Nachweise können zum Ausschluss des Teilnahmeantrages bzw. des Angebotes aus dem Vergabeverfahren führen. Vereinbarung; Laufzeit Die Leistung wird auf Grundlage einer Rahmenvereinbarung für alle in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungsinhalte im Wege von Abrufen erbracht (siehe beiliegender Entwurf der Rahmenvereinbarung). Der Auftrag ist ab Zuschlag bis zum 31.12.2026 durchzuführen. Es besteht die Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr bis längstens zum 31.12.2028, sofern Haushaltsmittel zu Verfügung stehen. Die Mitteilung zur jeweiligen Vertragsverlängerung der Leistung um ein weiteres Jahr erfolgt bis zum 30.09.2026 bzw. zum 30.09.2027. Die jeweilige Rahmenvereinbarung endet vorzeitig, wenn eine der für das Los jährlich festgelegte Höchstmenge an Abrufen erreicht ist. Die maximale Anzahl von Veranstaltungen, für die Veranstaltungstechnik benötigt wird, beträgt für die Jahre 2025 und 2026 insgesamt 120 sowie für die Jahre 2027 und 2028 jeweils 42. Die maximale Anzahl von Veranstaltungen, für die Leistungen der Organisation benötigt wird, beträgt für die Jahre 2025 und 2026 insgesamt 96 sowie für die Jahre 2027 und 2028 jeweils 36. Hinweis zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen oder einzelfallbezogene Vertragsbedingungen des Unternehmens sowie Dritter ausgeschlossen sind. Soweit das Unternehmen sich auf eigene Vertragsbedingungen beruft, führt dies zwingend zum Ausschluss des Angebots. Sämtliche Rechte am Auftragsergebnis liegen beim Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr, Emilie-Preyer-Platz 1, 40479 Düsseldorf.

Rechtsgrundlage :

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.5 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :

Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann : 2

Auftragsbedingungen :

Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können : 2

2.1.6 Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Los 1 - Veranstaltungstechnik

Beschreibung : Der Leistungsinhalt umfasst insbesondere im Einzelnen: 1. Beratung zur technischen Ausstattung vor Veranstaltung Im Vorfeld einer Veranstaltung findet eine Beratung durch die AN statt, im Einzelfall u.U. am Veranstaltungsort. Diese beinhaltet eine anschließende Erstellung eines dem Stand der Technik entsprechenden Konzeptes bezüglich der technischen Ausstattung einschl. Personalbedarf unter Nennung sämtlicher für die jeweilige Veranstaltung anfallenden Einzelpreise bzw. Stundenverrechnungssätze (z.B. für Akustik, Audio, Beamer, Bühnenvermietung/-bau, Bühnenausstattung, Beratung usw.). Die Größe der Veranstaltungsfläche variiert je nach Veranstaltung. 2. Kosten- und Budgetplan Im Anschluss an das Beratungsgespräch ist von der AN ein auf die geplante Veranstaltung abgestimmter Kosten- und Budgetplan für Licht-, Ton- und Audio-, Video-, Konferenz- und Bühnentechnik, Rigging, weiterem Ausstattungsequipment, Support, etc. (Abrufangebot) zu erstellen. Dieser stellt die fachlich/inhaltliche Grundlage des Abrufes dar, welcher nach Prüfung durch den AG erfolgt. 3. Durchführung Auf der Grundlage des Abrufs erfolgt: - die Vermietung des gesamten funktionsfähigen Equipments einschl. Transport zum und vom Veranstaltungsort, - der Auf- und Abbau bzw. die Bereitstellung der Technik, - die Einweisung von Personal des AGs frühzeitig vor Beginn der Veranstaltung in die Bedienung, z.B. von Mikrofonen, - die Bedienung der Geräte während der Veranstaltung durch qualifiziertes Personal der AN, ggf. Regieführung, - der technische Support während der Veranstaltung, - die Gestellung einer Bühne, Auf- und Abbau, evtl. auch des Bühnenmobiliars, - die Dokumentation (u.a. Anzahl der Teilnehmenden digital und vor Ort / Auflistung der Fragen aus dem Vor-Ort-Publikum sowie der Online-Teilnehmenden / Aufzeichnung und Bereitstellung des Chatverlaufs / Bereitstellung des Videomitschnitts der Veranstaltung) der Veranstaltung, in Absprache mit dem AG oder einer mit der Organisation beauftragten Agentur. Zudem wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Interne Kennung : 1

5.1.1 Zweck