Rahmenvereinbarung für die Vergabe von Einzelaufträgen für die Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen im In- und Ausland

Im Rahmen seiner Aufgaben führt das BMUV vielfältige Kommunikations- und Informationsveranstaltungen durch. Veranstaltungen sind ein Aushängeschild für die Wahrnehmung des Ministeriums und reihen sich in die mittel- und langfristigen Kommunikationsstrategien des BMUV ein. Es ist beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, die die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messeauftritten und …

CPV: 79950000 Exhibition, fair and congress organisation services, 79952100 Cultural event organisation services
Place of execution:
Rahmenvereinbarung für die Vergabe von Einzelaufträgen für die Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen im In- und Ausland
Awarding body:
Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz
Award number:
Z I 3 VSt. 1825/2024

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz
Rechtsform des Erwerbers : Zentrale Regierungsbehörde
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Umweltschutz

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Rahmenvereinbarung für die Vergabe von Einzelaufträgen für die Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen im In- und Ausland
Beschreibung : Im Rahmen seiner Aufgaben führt das BMUV vielfältige Kommunikations- und Informationsveranstaltungen durch. Veranstaltungen sind ein Aushängeschild für die Wahrnehmung des Ministeriums und reihen sich in die mittel- und langfristigen Kommunikationsstrategien des BMUV ein. Es ist beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, die die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messeauftritten und Ausstellungen im In- und Ausland beinhaltet. Die Auftraggeberin, im Folgenden AG genannt, beabsichtigt, auf der Grundlage dieser Rahmenvereinbarung Einzelaufträge für verschiedene Veranstaltungsformate zu erteilen: Hierzu gehören sowohl größere Konferenzen, nationale und internationale Messeauftritte als auch kleinere dialogorientierte Maßnahmen. Auch andere öffentlichkeitswirksame Aktionen wie der Tag der offenen Tür der Bundesregierung, Ausstellungen, Preisverleihungen oder Veranstal-tungen zu Gedenktagen und Feiern gehören zu diesem Spektrum. Veranstaltungen des BMUV finden in Präsenz, virtuell oder hybrid statt. Diese sind wie folgt definiert: • Präsenzveranstaltungen: Veranstaltungen mit externen Teilnehmenden, bei denen sich alle Teilnehmenden vor Ort befinden. • Hybridveranstaltungen: Veranstaltungen, bei denen sich in der Regel der kleinere Teil des Publikums/der Teilnehmenden vor Ort befindet und ein anderer Teil online zugeschaltet wird. • Virtuelle Veranstaltungen: Veranstaltungen, bei denen das gesamte Publikum/die Teilnehmenden online zugeschaltet sind. Grundsätzlich sind nur Mitarbeitende des BMUV und externe Dienstleistende vor Ort. Das schließt nicht aus, dass es ein Bühnenprogramm mit physisch anwesenden Akteuren (Z. B. Hausleitung, Moderation, Teilnehmende einer Podiumsdiskussion) gibt, das live übertragen wird. Die Veranstaltungen können an den Dienstsitzen der AG in Bonn und Berlin oder an externen Veranstaltungsorten im In- und Ausland stattfinden.
Kennung des Verfahrens : 695cb68e-e038-48db-a91c-10d537514077
Interne Kennung : Z I 3 VSt. 1825/2024
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Die Veranstaltungen können an den Dienstsitzen der AG in Bonn und Berlin oder an externen Veranstaltungsorten im In- und Ausland stattfinden.

2.1.3 Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 18 493 939 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : 1. Zusätzliche Fragen/Bieterfragen über die Vergabeunterlagen sind ausschließlich in Textform über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen und sollen rechtzeitig, bis spätestens 8 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist an die Zentrale Vergabestelle gerichtet werden. Die Zentrale Vergabestelle wird die Auskünfte schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist ebenfalls auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes einstellen. 2. Es gilt deutsches Recht. Hinweis: Die e-Vergabe-Plattform wird regelmäßig gewartet. Während der Wartungsfenster ist das System unter Umständen nur eingeschränkt verfügbar. Dies kann sowohl den Zugriff auf Vergabeunterlagen betreffen als auch die Angebotsabgabe selbst. Da die Nutzungseinschränkungen in der Regel nur einen kurzen Zeitraum betreffen, versendet die Vergabestelle keine Angebotsunterlagen auf anderem Wege, z. B. per EMail. Bei der Planung Ihrer elektronischen Abgaben achten Sie bitte auf diese Wartungsfenster. Informationen über geplante Wartungsarbeiten finden Sie hier: https://www.evergabe-online.de/status.html?
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Rahmenvereinbarung für die Vergabe von Einzelaufträgen für die Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen im In- und Ausland
Beschreibung : Aus der Erfahrung der letzten Jahre wird davon ausgegangen, dass pro Jahr 10 bis 15 Veranstaltungen im Inland durchgeführt werden. Darüber hinaus können auch Veranstaltungen im Ausland durchgeführt werden (z. B. Präsentationen des BMUV auf Vertragsstaatenkonferenzen). Sollte Deutschland eine Präsidentschaft innehaben oder Gastgeber einer internationalen Vertragsstaatenkonferenz oder einer vergleichbaren Veranstaltung mit Bezug zu den Themen des BMUV sein, kann zusätzlich die Organisation und Durchführung dieser Veranstaltungen durch den Auftragnehmer erforderlich sein. • Fachveranstaltungen mit nationalem Teilnehmerkreis wie z. B. das 4. Nationale Wasserforum, das im Veranstaltungshof des BMUV in Berlin als hybrid-Format statt-fand. Die halbtägige Veranstaltung zum offiziellen Start des Umsetzungsprogramms der Nationalen Wasserstrategie umfasste ein Grußwort durch die Bundesministerin sowie zwei hochkarätig besetzte Paneldiskussionen. Insgesamt wurde die Veranstaltung von 536 Zuschauenden mitverfolgt (462 online & 74 in Präsenz). Die online zuge-schalteten Personen konnten sich aktiv in die Veranstaltung einbringen und Fragen stellen. Für die vor Ort anwesenden Gäste und Panelteilnehmer wurde Catering ge-reicht. • Konferenzen mit internationalem Teilnehmerkreis wie z. B. die Internationale Chemikalienkonferenz ICCM5: Die UN-Veranstaltung ging über eine Woche und fand im WCCB in Bonn statt. Ziel der knapp 1000 Teilnehmende umfassenden Konferenz war die Verhandlung einer neuen Rahmenvereinbarung zum internationalen Chemika-lienmanagement. Das Aufgabenspektrum umfasste in enger Abstimmung mit der UN u.a. die Konzeption und Planung des Konferenzdesigns, einer Ausstellung sowie die Abstimmungen sämtlicher Fragen zu Logistik, Technik und Sicherheit mit der Location. • Präsentation des BMUV durch einen Stand auf Verbraucher- und Fachmessen wie der Grünen Woche oder der Bildungsmesse didacta. Ziel der Messepräsentationen ist es, die aktuellen Schwerpunkte des Ministeriums auf kreative und informative Weise für das Publikum darzustellen. Zuletzt wurden dafür auf der Grünen Woche die Themenbereiche Moorschutz und Verbraucherschutz an einem Stand zusammengeführt und durch ein umfangreiches Bühnenprogramm und Aktionen für Jung und Alt komplettiert. • Präsentationen im Rahmen von internationalen Vertragsstaatenkonferenzen, die im zeitlichen Rhythmus von ein oder zwei Jahren in jeweils wechselnden Ländern stattfinden, wie z. B. die Vertragsstaatenkonferenz des Übereinkommens über die biologische Vielfalt. • Darstellung der Themen des BMUV im Rahmen des Tages der offenen Tür der Bundesregierung am Sitz des Ministeriums in Berlin. • Informationsstände beim Tag der Deutschen Einheit in wechselnden deutschen Städten, beim Umweltfestival am Brandenburger Tor in Berlin oder bei der Woche der Umwelt des Bundespräsidenten im Park von Schloss Bellevue.
Interne Kennung : Z I 3 VSt. 1825/2024

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Die AG hat das Recht, den Vertrag zu den genannten Konditionen, insbesondere den angegebenen Preisen, zweimal um zwei Jahre zu verlängern. Es besteht kein Anspruch des AN, dass die AG diese Option ausübt. Im Falle der Inanspruchnahme der Verlängerungsoption wird eine diesbezügliche Erklärung spätestens sechs Monate vor Ende der Vertragslaufzeit in Textform gegenüber dem AN abgegeben. Die Gesamtvertragslaufzeit endet spätestens am 31. Dezember 2030. Einer besonderen Kündigung bedarf es nicht. Am Ende der Vertrags-laufzeit ist eine reibungslose Überleitungsphase unter Beachtung der unter E, Formular 03.01 der Vergabeunterlagen genannten Anforderungen zu gewährleisten.

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Die Veranstaltungen können an den Dienstsitzen der AG in Bonn und Berlin oder an externen Veranstaltungsorten im In- und Ausland stattfinden.

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 01/01/2025
Enddatum der Laufzeit : 31/12/2026

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 2

5.1.5 Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 18 493 939 Euro

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung : Zuschlagskriterien und Ausführungsbedingungen
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen : Klimaschutz

5.1.8 Zugänglichkeitskriterien

Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen wurden berücksichtigt

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Nachhaltige Veranstaltungsorganisation
Beschreibung : Im Rahmen der Angebotserstellung ist ein bewertbares Konzept vorzulegen (mindestens 4 DIN A4 Seiten, maximal 10 DIN A4 Seiten, ohne Anlagen), aus dem die Umsetzung des in der Leistungsbeschreibung (LB) genannten Leistungsumfanges hervorgeht. Der Vordruck 03.04.1 "leistungsbezogene Unterlage" der Vergabeunterlagen dient als Hilfestellung. Es ist zulässig auch eigene Vordrucke zu verwenden. Die Bewertung erfolgt nahnd der in der Vergabeunterlage "03.04 Übersicht Zuschlagskriterien" genannten Unterkriterien.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 20
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Es wird das ausgefüllte Preisblatt (Formular 03.06 der Vergabeunterlagen gefordert und gemäß den Erläuterungen in Vordruck 03.04 "Übersicht Zuschlagskriterien" ausgewertet.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Arbeitsprobe
Beschreibung : Durch die Bietende soll im Rahmen des Angebots eine Arbeitsprobe erstellt werden, die mit dem Angebot einzureichen ist (Umfang: max. 25 Seiten, Arial 11, Zeilenabstand 1,5, ohne Anlagen). Diese Arbeitsprobe wird zur Bewertung des Angebotes mit herangezogen. Die Aufgabenstellung der Arbeitsprobe ist dem Vordruck 03.04.01 der Vergabeunterlagen zu entnehmen. Gegenstand der Arbeitsprobe soll eine eintägige Veranstaltung aus Anlass des 40-jährigen Bestehens des BMUV sein. Die Bietenden sollen für diesen Tag zwei verschiedene Veranstaltungsformate zur anlassbezogenen Kommunikation des Jubiläums entwickeln und darstellen.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Präsentation
Beschreibung : Bietende, deren Angebote nach Wertung der Nachhaltige Veranstaltungsorganisation und Arbeitsprobe, siehe Nr. 2 und 3, eine Mindestpunktzahl von 350 Punkten (70 % von 500 Punkten = 350 Punkte) erzielt haben, können zu einer persönlichen Präsentation eingeladen werden. Bietende, deren Angebote die Mindestpunktzahl nicht erreicht haben, scheiden aus dem weiteren Verfahren aus und werden nicht zur Präsentation eingeladen. Es werden nur die besten 5 Bietenden mit der höchsten Punktzahl eingeladen, sofern genügend und ausreichend qualifizierte Angebote eingegangen sind.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 20
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist nach § 160 Absatz 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist nach § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungoder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt : Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : 3 082 323 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in diesem Verfahren : 18 493 939 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung :
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 18 493 939 Euro

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : facts and fiction GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : Z I 3 VSt. 1825/2024
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet : ja
Vergabe von Unteraufträgen : Ja
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : Z I 3 VSt. 1825/2024
Datum der Auswahl des Gewinners : 13/10/2024
Datum des Vertragsabschlusses : 24/10/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : ja
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 6

8. Organisationen

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer : 991-05637-21
Abteilung : Z
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53175
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228 99 305 0
Internetadresse : https://www.bmuv.de
Profil des Erwerbers : https://bmuv.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer : +49228-94990
Postanschrift : Villemomblerstraße 76
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53123
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228 9499 0
Fax : +49228 9499 163
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : facts and fiction GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer : DE151602552
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 12103
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : 000
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 186ef20e-396d-4883-8cc2-b0a80a4abea0 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 07/11/2024 00:00 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00682641-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 218/2024
Datum der Veröffentlichung : 08/11/2024