Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool

Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool De AP hogeschool is op zoek naar een partner die, door specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaal juridische wetgeving in het hoger onderwijs, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen …

CPV: 79211110 Payroll management services
Place of execution:
Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool
Awarding body:
Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen
Award number:
AP/MPMO/2024-024

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool
Beschrijving : Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool De AP hogeschool is op zoek naar een partner die, door specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaal juridische wetgeving in het hoger onderwijs, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen met de noodzakelijke geïntegreerde software. AP hogeschool rekent op een erkend sociaal secretariaat voor onderstaande diensten: • Volledige loonadministratie: o berekening en verwerking van de maandelijkse lonen & correcties; o berekening en verwerking van diverse vergoedingen (haard- en standplaats vergoedingen, bestuurdersvergoedingen, connectiviteitsvergoeding, kledijvergoeding,…); o vakantiegeld en eindejaarspremie; o verrekenen van voordelen van alle aard; o inhoudingen op netto bezoldigingen; o … • Opstellen en op eenvoudige, digitale manier beschikbaar stellen van de (sociale) documenten zowel voor werkgever (oa sociale balans) als werknemer (oa. loonbrieven, individuele rekeningen, fiscale fiches,..). • Loonsimulator (o.a. nettoloon, vakantiegeld, eindejaarspremie,…) • Sociale administratie en aangifte aan externe organisaties: o C4 & tewerkstellingsattesten; o RSZ-aangifte; o Elektronische aangifte bedrijfsvoorheffing; o Aangifte sociaal risico (ziekte, tijdelijke werkloosheid,…) o Belcotax-aangifte; o Uitreiking formulieren vakbondspremie; …. • Juridisch advies op maat voor (hoger) onderwijs. • Juridisch advies voor internationale tewerkstelling. • Advies en begeleiding in het opzetten van een (beperkte) internationale payroll die voldoet aan de Europese context. • Rapporteringsmogelijkheden o Voorgeprogrammeerde specifieke rapporten; o Rapporten dewelke AP hogeschool zelf kan genereren op basis van grote beschikbare hoeveelheid persoons- en salarisdata. • Beschikbaar stellen van boekingsdocumenten voor een analytische boekhouding Het sociaal secretariaat beschikt over een webbased loonsoftware waarbij de mogelijkheid bestaat om gegevens met andere systemen uit te wisselen. Elke gebruiker binnen de hogeschool beschikt over een eigen user in de loonsoftware waarbij rechten op maat worden voorzien. Teneinde de continuïteit binnen de AP Hogeschool te waarborgen moet de dienstverlening inzake het sociaal secretariaat kunnen worden geïmplementeerd zonder bijkomende investeringen vanwege de AP Hogeschool en met een waarborg wat betreft de continuïteit van de betreffende dienstverlening.
Identificatiecode van de procedure : d135c0d4-376b-4a70-ba50-8a4b02d3ab97
Interne identificatiecode : AP/MPMO/2024-024
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 300 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 600 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden :

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : AP/MPMO/2024-024 - 1
Beschrijving : Raamovereenkomst met één deelnemer voor het aanstellen van een erkend sociaal secretariaat voor de AP Hogeschool. De AP hogeschool is op zoek naar een partner die, door specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaal juridische wetgeving in het hoger onderwijs, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen met de noodzakelijke geïntegreerde software. AP hogeschool rekent op een erkend sociaal secretariaat voor onderstaande diensten: • Volledige loonadministratie: oo berekening en verwerking van de maandelijkse lonen & correcties; o berekening en verwerking van diverse vergoedingen (haard- en standplaats vergoedingen, bestuurdersvergoedingen, connectiviteitsvergoeding, kledijvergoeding,…); o vakantiegeld en eindejaarspremie; o verrekenen van voordelen van alle aard; o inhoudingen op netto bezoldigingen; o … • Opstellen en op eenvoudige, digitale manier beschikbaar stellen van de (sociale) documenten zowel voor werkgever (oa sociale balans) als werknemer (oa. loonbrieven, individuele rekeningen, fiscale fiches,..). • Loonsimulator (o.a. nettoloon, vakantiegeld, eindejaarspremie,…) • Sociale administratie en aangifte aan externe organisaties: o C4 & tewerkstellingsattesten; o RSZ-aangifte; o Elektronische aangifte bedrijfsvoorheffing; o Aangifte sociaal risico (ziekte, tijdelijke werkloosheid,…) o Belcotax-aangifte; o Uitreiking formulieren vakbondspremie; o …. • Juridisch advies op maat voor (hoger) onderwijs. • Juridisch advies voor internationale tewerkstelling. • Advies en begeleiding in het opzetten van een (beperkte) internationale payroll die voldoet aan de Europese context. • Rapporteringsmogelijkheden o Voorgeprogrammeerde specifieke rapporten; o Rapporten dewelke AP hogeschool zelf kan genereren op basis van grote beschikbare hoeveelheid persoons- en salarisdata. • Beschikbaar stellen van boekingsdocumenten voor een analytische boekhouding. Het sociaal secretariaat beschikt over een webbased loonsoftware waarbij de mogelijkheid bestaat om gegevens met andere systemen uit te wisselen. Elke gebruiker binnen de hogeschool beschikt over een eigen user in de loonsoftware waarbij rechten op maat worden voorzien. Teneinde de continuïteit binnen de AP Hogeschool te waarborgen moet de dienstverlening inzake het sociaal secretariaat kunnen worden geïmplementeerd zonder bijkomende investeringen vanwege de AP Hogeschool en met een waarborg wat betreft de continuïteit van de betreffende dienstverlening.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/11/2025
Looptijd : 6 Jaar

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 300 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 600 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving : het bewijs van erkenning als sociaal secretariaat (= bijlage 2). Dit bewijs moet minstens betrekking hebben op het lopende jaar.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Referenties De kandidaat zal 3 soortgelijke referenties voorleggen die hem gezien het voorwerp van de opdracht, loonadministratie, het meest relevant lijken en die hij in de laatste 3 jaar verwezenlijkte. Van de 3 referenties dient, gezien de aard van de activiteiten bij AP Hogeschool, minstens 1 referentie betrekking te hebben op een publieke instelling. Zie selectieleidraad artikel 2.9.3 voor verdere informatie
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Samenstelling van het team De kandidaat zal de in te zetten functies/projectteam nodig voor het uitvoeren van de opdracht benoemen en toelichten in bijlage 4. De kandidaat zal bijkomend de CV’s toevoegen met daar de kwalificaties en expertise van de betreffende personen/functies in opgenomen. De projectleider dient minstens 5 jaar ervaring te hebben. Een hoger aantal jaren ervaring en/of het aantal uitgevoerde projecten zal gewaardeerd worden.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Applicatie De applicatie, voorgesteld door de kandidaat, voor het opstellen van de loonbrieven is beschikbaar in het Nederlands. De kandidaat zal daartoe bijlage 5 (verklaring op eer) invullen en bij zijn kandidatuur voegen.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) De opdrachtnemer die in het kader van de uitvoering van de opdracht namens de aanbestedende overheid persoonsgegevens zal verwerken, en met betrekking tot deze verwerking een “verwerker” zal zijn zoals bedoeld in artikel 4, 8° van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), dient te voldoen aan alle verplichtingen opgelegd door de AVG aan een “verwerker” en dient, voorafgaand en tijdens de uitvoering van de opdracht, aan te tonen dat hij voldoet aan al deze verplichtingen. De opdrachtnemer is tevens verplicht om ook in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke alle wettelijke verplichtingen uit de AVG na te leven. De opdrachtnemer voegt een verklaring/stavingsdocument toe die/dat aantoont dat de verwerking conform de geldende AVG verloopt (= bijlage 6).
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
Maximumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure kan worden uitgenodigd : 6
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 22/01/2025 15:00 +01:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : Een sociaal secretariaat speelt een cruciale rol in de loonadministratie, personeelsbeheer en de correcte toepassing van de sociale wetgeving. Een langere looptijd zorgt voor een stabiele relatie, waardoor de opdrachtnemer de nodige tijd kan nemen om zich in te werken, aan te passen aan de specifieke noden van de organisatie en consistentie kan bieden in zijn dienstverlening. Een sociaal secretariaat dat een langere tijd met een organisatie werkt, krijgt een beter zicht in de specifieke behoeften en uitdagingen van de organisatie. Dit maakt het mogelijk om op maat gemaakte oplossingen te ontwikkelen en sneller te reageren op veranderingen of problemen. Op deze manier kunnen administratieve processen continu worden verbeterd, wat bijdraagt aan een efficiënter beheer van personeelsdossiers, loonverwerking en naleving van de sociale wetgeving. De implementatie van een sociaal secretariaat is een zeer complex en organisatie breed gegeven met grote financiële en operationele inspanningen. Door een langere looptijd worden de kosten verbonden aan de opstart, training en implementatie gespreid over meerdere jaren. Daarenboven hebben de medewerkers (HR, Financiën,…) de nodige opleiding en inwerktijd nodig om met het softwarepakket te leren werken en hier de nodige expertise in op te bouwen. Te snel van sociaal secretariaat en dus ook softwarepakket veranderen, bemoeilijkt een efficiënte werking van de HR dienst en een vlotte dienstverlening naar andere medewerkers. Samengevat, een langere looptijd biedt voordelen zoals stabiliteit, kostenefficiëntie en een betere samenwerking, terwijl het tegelijk ruimte biedt voor procesoptimalisatie en langetermijnplanning.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State
TED eSender : FOD Beleid en Ondersteuning

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen
Registratienummer : 0535880359_1169
Postadres : Lange Nieuwstraat 101
Stad : Antwerpen
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
Telefoon : +32 32205400
Internetadres : http://www.ap.be
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : 0931.814.266
Stad : Wetenschapsstraat 33 B-1040 Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32(0)2 234 96 11
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : c2eb77d8-9e25-4f50-8c21-f24442704911 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 21/11/2024 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 21/11/2024 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00714591-2024
Nummer uitgave PB S : 228/2024
Datum van bekendmaking : 22/11/2024