Print-, kopieer, en scanvoorziening

Europese Aanbesteding Multifunctionals 31 Multifunctionals inclusief onderhoud en Follow Me Aanbestedingsprocedure voor 31 Multifunctionals en een Cloud gebaseerde Follow Me oplossing en het onderhoud hierop. 31 Multifunctionals, Follow Me Software en het onderhoud hierop

CPV: 50310000 Maintenance and repair of office machinery, 30120000 Photocopying and offset printing equipment, 50313200 Photocopier maintenance services
Deadline:
Dec. 3, 2024, 3 p.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Print-, kopieer, en scanvoorziening
Awarding body:
Gereformeerde Scholengroep
Award number:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gereformeerde Scholengroep
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Print-, kopieer, en scanvoorziening
Beschrijving : Europese Aanbesteding Multifunctionals 31 Multifunctionals inclusief onderhoud en Follow Me
Identificatiecode van de procedure : f6dff1f2-e305-4f2a-8e40-2146a0b6f638
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Openbare Europese Aanbesteding Multifunctionals

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 50310000 Onderhoud en reparatie van kantoormachines
Aanvullende classificatie ( cpv ): 30120000 Fotokopieer- en offsetdrukmachines

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Groningen ( NL111 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Groningen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Delfzijl en omgeving ( NL112 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Groningen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL113 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Groningen

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Openbare Europese Aanbesteding Multifunctionals
Beschrijving : Aanbestedingsprocedure voor 31 Multifunctionals en een Cloud gebaseerde Follow Me oplossing en het onderhoud hierop. 31 Multifunctionals, Follow Me Software en het onderhoud hierop
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 50313200 Onderhoud van fotokopieermachines

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Oost-Groningen ( NL111 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Groningen

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Delfzijl en omgeving ( NL112 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Groningen

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL113 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Groningen

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 60 Maand

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Totale kosten van de Inschrijving
Gewicht (punten, exact) : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Implementatieplan
Beschrijving : Inschrijver dient een Implementatieplan aan te leveren omtrent levering, implementatie, training en nazorg van de Apparatuur. Het implementatieplan moet ervan uitgaan dat alle Apparatuur en Software, door inschrijver, gebruiksklaar voor de eindgebruiker moet worden opgeleverd. Tevens moet het Implementatieplan uitgaan van een niet onderbroken proces en een zo kort mogelijke totale doorlooptijd van de implementatie. Het werkproces van Opdrachtgever mag niet onder druk komen te staan door de implementatie van de Apparatuur. In het door de Inschrijver te formuleren Implementatieplan dienen minimaal de volgende aspecten aan de orde te komen: 1. Tijdsplanning en –fasering per locatie (Inschrijver geeft de verschillende te nemen stappen aan voor een succesvolle implementatie); 2. Beschrijving van de opzet van PoC- fase voor oplevering van de Apparatuur en Software; 3. Voorstel projectteam met bijzondere aandacht voor de Projectleider; 4. Taak- en rolverdeling Opdrachtnemer en Opdrachtgever; 5. Benodigde resources Opdrachtgever (incl. inschatting benodigde tijd) gedurende de voorbereidingsfase, de implementatiefase en de nazorgfase; 6. Risicoanalyse inclusief beheersmaatregelen en roll- back scenario indien van toepassing; 7. Communicatieaanpak; 8. Gebruikers- en beheerderstraining.
Gewicht (punten, exact) : 17
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Functioneel- en technisch ontwerp
Beschrijving : Het is voor Opdrachtgever belangrijk dat de nieuwe printdienstverlening zodanig wordt ingericht dat de afhankelijkheid van lokale componenten minimaal is en bij voorkeur totaal niet aanwezig is. In een te formuleren functioneel- en technisch ontwerp dienen de volgende onderwerpen aan de orde te komen: 1. Technische tekening van de oplossing inclusief gedetailleerde firewall benodigdheden. 2. (Regio) Locatie van de Cloud oplossing inclusief back-up/recovery. 3. Beschikbaarheid van de oplossing met failover scenario. 4. Toelichting op het nut en de noodzaak voor eventuele lokale componenten; 5. De wijze waarop de oplossing koppelt met de omgeving van Opdrachtgever; 6. Driver deployment voor zowel het, door Microsoft Entra ID, gemanagede device als BYOD-devices; 7. De wijze waarop gebruikers/externen met een BYOD-device gebruik kunnen maken van de oplossing.
Gewicht (punten, exact) : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Service, accountmanagement en partnership
Beschrijving : Opdrachtgever is op zoek naar een partner op het gebied van print-, kopieer- en scanservices die daadwerkelijk de kwaliteiten van partnership laat zien. Inschrijver moet in staat zijn zich goed in te leven in de specifieke situatie van Opdrachtgever en de dynamiek binnen scholen, waarbij dit inlevingsvermogen wordt omgezet in een proactieve houding en waarbij kwaliteitsbewaking en –borging, kostenoptimalisatie, efficiency en samenwerking centraal staan. Inschrijver geeft duidelijk aan wat Inschrijver van Opdrachtgever verwacht om dit partnership nader inhoud te geven. Minimaal dienen de volgende aspecten aan de orde te komen: 1. Hoe is de service van de Inschrijver ingericht? Graag uw concrete en stapsgewijze omschrijving van het gehele service proces vanaf aanmeld- tot afmeldmoment van een storing. 2. Hoe draagt de service inrichting van Inschrijver bij aan de betrouwbaarheid en uptime van de dienstverlening? 3. De wijze waarop Inschrijver Opdrachtgever ontzorgt op het gebied van het up-to-date en functioneel houden van de apparatuur en software voor zowel updates, upgrades en firmware. 4. Wat Opdrachtgever van Inschrijver kan verwachten tijdens de contractperiode op het gebied van proactiviteit, innovatie en ontzorging? 5. Wat Inschrijver verwacht van Opdrachtgever om invulling te kunnen geven aan het partnership
Gewicht (punten, exact) : 13
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Duurzaamheid en verlagen afdrukvolume
Beschrijving : De Aanbestedende dienst hecht waarde aan duurzaamheid en wenst dit terug te zien in de aanpak en bedrijfsvoering van de Inschrijver. Naast een afdrukpark met Apparatuur die voldoet aan de hoogste standaarden ten aanzien van circulariteit, wenst zij ook dat de impact van dienstverlening minimaal is. Opdrachtgever wenst ook de hoeveelheid afdrukken de komende contractperiode aanzienlijk te reduceren. Deze wens komt enerzijds voort uit de behoefte om duurzamer om te gaan met de beschikbare middelen en anderzijds uit de doelstelling om kosten te besparen. Bij de beantwoording van deze wens dienen minimaal de volgende aspecten aan de orde te komen: 1. Welke maatregelen neemt Inschrijver om de impact op het milieu van de dienstverlening aan Opdrachtgever te minimaliseren? Enkele voorbeelden om meer duiding aan deze vraag te geven zijn: a. Verlagen impact van het gebruik en versturen Verbruiksmaterialen; b. Verlagen impact van vervoersbewegingen van medewerkers van Inschrijver; c. Hoe gaat Inschrijver om met gebruikte Verbruiksmaterialen zoals lege toner flessen, volle waste toner bins in het kader van MVO?; d. Wat doet Inschrijver verder aan het beperken van energieverbruik in zijn eigen organisatie/ supply chain? 2. Welke mogelijkheden biedt Inschrijver verder aan Opdrachtgever om energieverbruik te beperken in relatie tot onderhavige opdracht? 3. Op welke wijze kan Inschrijver Opdrachtgever helpen bij het realiseren van de doelstellingen om de komende jaren minder te gaan afdrukken, bewuster te printen en minder kleur te gaan gebruiken? 4. Om duurzaamheid te stimuleren is het noodzakelijk om op een eenvoudige wijze digitaal te kunnen werken. Op welke wijze draagt de dienstverlening van Inschrijver bij aan de verdere digitalisering binnen de organisatie van Opdrachtgever?
Gewicht (punten, exact) : 15
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 25/10/2024 15:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 03/12/2024 15:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 03/12/2024 15:30 +01:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, deels zonder en deels met hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : Standaard en meest voorkomende looptijd in deze branche.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gereformeerde Scholengroep
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gereformeerde Scholengroep
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gereformeerde Scholengroep
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gereformeerde Scholengroep

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gereformeerde Scholengroep
Registratienummer : 43742166
Postadres : Lavendelweg 7
Stad : Groningen
Postcode : 9731 HR
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL113 )
Land : Nederland
Contactpunt : E Elsinga
Telefoon : +31 629419289
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Groningen
Postadres : Guyotplein 1
Stad : Groningen
Postcode : 9712 NX
Onderverdeling land (NUTS) : Overig Groningen ( NL113 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 59792322-4efc-45dd-991a-97a326c8a0d7 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 11/10/2024 14:57 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00619577-2024
Nummer uitgave PB S : 200/2024
Datum van bekendmaking : 14/10/2024