Bewerken en digitaliseren fysieke archieven

Om de toegankelijkheid van de fysieke archieven te verbeteren en een efficiëntere bedrijfsvoering na te streven willen wij onze fysieke archieven graag digitaliseren en, uiteraard waar mogelijk, vervangen. Voorafgaand aan digitaliseren moet een deel van de archieven opgeschoond worden. Daarnaast verdient een deel van de permanent fysiek te bewaren archieven …

CPV: 92512000 Archive services, 92512100 Archive destruction services
Place of execution:
Bewerken en digitaliseren fysieke archieven
Awarding body:
Gemeente Hengelo
Award number:
T87961

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Hengelo
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Bewerken en digitaliseren fysieke archieven
Beschrijving : Om de toegankelijkheid van de fysieke archieven te verbeteren en een efficiëntere bedrijfsvoering na te streven willen wij onze fysieke archieven graag digitaliseren en, uiteraard waar mogelijk, vervangen. Voorafgaand aan digitaliseren moet een deel van de archieven opgeschoond worden. Daarnaast verdient een deel van de permanent fysiek te bewaren archieven ook materiële verzorging.
Identificatiecode van de procedure : 1c77a68d-d848-4877-a828-73cadd78e7a5
Eerdere aankondiging : aa65363e-bb64-4a6f-8e35-973348900057-01
Interne identificatiecode : T87961
Type procedure : Openbaar
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 92512000 Archiefdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 92512100 Archiefvernietigingsdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 300 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Oproep tot mededinging is beëindigd
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Bewerken en digitaliseren fysieke archieven
Beschrijving : Om de toegankelijkheid van de fysieke archieven te verbeteren en een efficiëntere bedrijfsvoering na te streven willen wij onze fysieke archieven graag digitaliseren en, uiteraard waar mogelijk, vervangen. Voorafgaand aan digitaliseren moet een deel van de archieven opgeschoond worden. Daarnaast verdient een deel van de permanent fysiek te bewaren archieven ook materiële verzorging.
Interne identificatiecode : T87961

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 92512000 Archiefdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 92512100 Archiefvernietigingsdiensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 2 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : Tweemaal voor de duur van 1 jaar

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 300 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Plan van aanpak
Beschrijving : Zie aanbestedingsstukken
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Kwaliteitsplan
Beschrijving : Zie aanbestedingsstukken
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Invulling SROI
Beschrijving : Zie aanbestedingsstukken
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Opvragen dossiers
Beschrijving : Zie aanbestedingsstukken
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Inschrijfprijs
Beschrijving : Zie aanbestedingsstukken
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Overijssel, locatie Almelo
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen : Gemeente Hengelo
Organisatie die de betaling uitvoert : Gemeente Hengelo
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Hengelo

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 937 117 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.
Raamovereenkomst :
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 3 500 000 Euro
Opnieuw geraamde waarde van de raamovereenkomst : 2 300 000 Euro

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : 2DA B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 2DA
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van het resultaat : 937 116,82 Euro
Waarde onderaanneming is bekend : neen
Percentage onderaanneming is bekend : neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : T87961 - 2DA
Titel : Raamovereenkomst wordt afgesloten met 2DA.
Datum waarop de winnaar is gekozen : 21/11/2024
Datum van sluiting van het contract : 13/01/2025
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : ja
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Hengelo

6.1.3 Niet-winnende inschrijvers :

Inschrijver :
Officiële naam : Karmac Informatie & Innovatie B.V.
Inschrijver :
Officiële naam : Iron Mountain Nederland B.V.
Inschrijver :
Officiële naam : Vada archieven b.v.

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Bereik van de inschrijvingen :
Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving : 899 972,52 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving : 1 329 193,35 Euro

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Hengelo
Registratienummer : 08218146
Postadres : Burgemeester Jansenplein 1
Stad : Hengelo
Postcode : 7551EC
Land : Nederland
Contactpunt : Yonda Rolink
Telefoon : +31638311753
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die het contract ondertekent
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen
Organisatie die de betaling uitvoert

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Overijssel, locatie Almelo
Registratienummer : 82940525
Postadres : Egbert Gorterstraat 5
Stad : Almelo
Postcode : 7607GB
Onderverdeling land (NUTS) : Twente ( NL213 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883615555
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 2DA B.V.
Registratienummer : 54959373
Stad : Nijmegen
Land : Nederland
E-mail : info@2da.nl
Telefoon : 024 8200252
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Officiële naam : Iron Mountain Nederland B.V.
Registratienummer : 71550739
Stad : Rotterdam
Land : Nederland
Telefoon : 0884254444
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver

8.1 ORG-0005

Officiële naam : Karmac Informatie & Innovatie B.V.
Registratienummer : 39071565
Stad : Lelystad
Land : Nederland
Telefoon : 0320286959
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver

8.1 ORG-0006

Officiële naam : Vada archieven b.v.
Registratienummer : 06083782
Stad : Nijverdal
Land : Nederland
Telefoon : 0548631212
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : eb1eef60-ce82-42f0-b373-9d2becf9522f - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 14/01/2025 16:18 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 14/01/2025 16:20 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00032544-2025
Nummer uitgave PB S : 11/2025
Datum van bekendmaking : 16/01/2025