Onderhoud keuringen en onderhoud paternosterkasten en shuttlesystemen

De opdracht betreft het keuren en onderhouden van paternosterkasten en shuttlesystemen van Defensie verspreid over Nederland, waaronder ook werkplaatsen en eenheden gevestigd in het Caribisch gebied, inclusief het verrichten van bijkomende werkzaamheden. De scope van de aan te opdracht bestaat uit de volgende onderdelen: • het preventief onderhoud aan paternosterkasten …

CPV: 50530000 Repair and maintenance services of machinery, 42418400 Carousel storage and retrieval machines, 42965110 Depot system, 44614100 Storage bins
Place of execution:
Onderhoud keuringen en onderhoud paternosterkasten en shuttlesystemen
Awarding body:
Ministerie van Defensie
Award number:
T82454

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Ministerie van Defensie
Rechtsvorm van de koper : Contractant op defensiegebied
Activiteit van de aanbestedende dienst : Defensie

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Onderhoud keuringen en onderhoud paternosterkasten en shuttlesystemen
Beschrijving : De opdracht betreft het keuren en onderhouden van paternosterkasten en shuttlesystemen van Defensie verspreid over Nederland, waaronder ook werkplaatsen en eenheden gevestigd in het Caribisch gebied, inclusief het verrichten van bijkomende werkzaamheden. De scope van de aan te opdracht bestaat uit de volgende onderdelen: • het preventief onderhoud aan paternosterkasten en shuttlesystemen (de opdrachtnemer stelt hiervoor een jaarplanning op en benaderd de eenheden voor het onderhoud); • het correctief onderhoud en het oplossen van storingen aan paternosterkasten en shuttlesystemen tot een bedrag van € 1.250,- exclusief BTW of 10% van de nieuwwaarde van de betreffende paternosterkast of het shuttlesysteem. Het repareren van Paternosterkasten en Shuttlesystemen boven een bedrag van €1250,- (excl. BTW) of 10% van de nieuwwaarde mag uitsluitend worden uitgevoerd na goedkeuring van het cluster. • het keuren van paternosterkasten en shuttlesystemen (alle wettelijke verplichte inspecties, keuringen en/of certificeringen dienen binnen de gestelde termijnen conform fabrieksdocumentatie (OEM) uitgevoerd te worden); • het adviseren op het gebied van economische en technische levensduur in relatie tot de onderhoudskosten en aanschafwaarde; • het opleveren van diverse rapportages (o.a. monteursrapporten, jaarrapportages); • het bijhouden van een elektronisch overzicht met o.a. de onderhoudsbehoefte en de onderhoudsfrequentie. Het leveren van paternosterkasten en shuttlesystemen behoort expliciet niet tot de scope van de opdracht.
Identificatiecode van de procedure : 605bc477-8e6b-4cdd-bba4-82a477d2274e
Eerdere aankondiging : daccfc31-caa3-46e4-908d-4bcd8312b807-01
Interne identificatiecode : T82454
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 50530000 Reparatie en onderhoud van machines
Aanvullende classificatie ( cpv ): 42418400 Opslag- en opzoeksysteem (carrousels)
Aanvullende classificatie ( cpv ): 42965110 Opslagsysteem
Aanvullende classificatie ( cpv ): 44614100 Opslagbakken

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Betreft het keuren en onderhouden van paternosterkastenverspreid over Nederland, waaronder ook werkplaatsen en eenheden gevestigd in het Caribisch gebied.

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 212 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Onderhoud keuringen en onderhoud paternosterkasten en shuttlesystemen
Beschrijving : De opdracht betreft het keuren en onderhouden van paternosterkasten en shuttlesystemen van Defensie verspreid over Nederland, waaronder ook werkplaatsen en eenheden gevestigd in het Caribisch gebied, inclusief het verrichten van bijkomende werkzaamheden. De scope van de aan te opdracht bestaat uit de volgende onderdelen: • het preventief onderhoud aan paternosterkasten en shuttlesystemen (de opdrachtnemer stelt hiervoor een jaarplanning op en benaderd de eenheden voor het onderhoud); • het correctief onderhoud en het oplossen van storingen aan paternosterkasten en shuttlesystemen tot een bedrag van € 1.250,- exclusief BTW of 10% van de nieuwwaarde van de betreffende paternosterkast of het shuttlesysteem. Het repareren van Paternosterkasten en Shuttlesystemen boven een bedrag van €1250,- (excl. BTW) of 10% van de nieuwwaarde mag uitsluitend worden uitgevoerd na goedkeuring van het cluster. • het keuren van paternosterkasten en shuttlesystemen (alle wettelijke verplichte inspecties, keuringen en/of certificeringen dienen binnen de gestelde termijnen conform fabrieksdocumentatie (OEM) uitgevoerd te worden); • het adviseren op het gebied van economische en technische levensduur in relatie tot de onderhoudskosten en aanschafwaarde; • het opleveren van diverse rapportages (o.a. monteursrapporten, jaarrapportages); • het bijhouden van een elektronisch overzicht met o.a. de onderhoudsbehoefte en de onderhoudsfrequentie. Het leveren van paternosterkasten en shuttlesystemen behoort expliciet niet tot de scope van de opdracht.
Interne identificatiecode : T82454

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 50530000 Reparatie en onderhoud van machines
Aanvullende classificatie ( cpv ): 42418400 Opslag- en opzoeksysteem (carrousels)
Aanvullende classificatie ( cpv ): 42965110 Opslagsysteem
Aanvullende classificatie ( cpv ): 44614100 Opslagbakken
Opties :
Beschrijving van de opties : Defensie behoudt zicht het recht voor om paternosterkasten die nieuw worden aangeschaft onder te brengen in de te sluiten onderhoudsovereenkomst.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Betreft het keuren en onderhouden van paternosterkastenverspreid over Nederland, waaronder ook werkplaatsen en eenheden gevestigd in het Caribisch gebied.

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/11/2024
Einddatum van de duur : 31/10/2028

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : De overeenkomst heeft een looptijd van vier (4) jaar, met twee (2) opties tot verlenging van elk twee (2) jaar. De totale looptijd van de overeenkomst is derhalve maximaal acht (8) jaar.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 212 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Criteria groene overheidsopdrachten : Nationale criteria voor groene overheidsopdrachten

5.1.8 Toegankelijkheidscriteria

Er zijn geen criteria opgenomen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, om de volgende reden

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Prijzen en tarieven onderhoud en keuringen paternosterkasten en shuttlesystemen
Gewicht (punten, exact) : 0
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Plan van aanpak
Beschrijving : Plan van aanpak onderhoud en keuringen paternosterkasten en shuttlesystemen
Gewicht (punten, exact) : 0
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Beschrijving : Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Gewicht (punten, exact) : 0
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Rechtbank Den Haag
Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Den Haag
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake belasting : Rechtbank Den Haag
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake milieubescherming : Rechtbank Den Haag
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake de bescherming van de werknemers en inzake arbeidsvoorwaarden : Rechtbank Den Haag
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Ministerie van Defensie
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Ministerie van Defensie
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Rechtbank Den Haag
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen : Ministerie van Defensie
Organisatie die de betaling uitvoert : Ministerie van Defensie
Organisatie die het contract ondertekent : Ministerie van Defensie

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 2 212 000 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : De opdracht kan alleen door een bepaalde ondernemer worden uitgevoerd wegens het ontbreken van mededinging om technische redenen
Andere rechtvaardiging : Deze ‘aankondiging van vrijwillige transparantie vooraf’ betreft het voornemen tot het sluiten van een overeenkomst voor het keuren en onderhouden van paternosterkasten en shuttlesystemen. Het Ministerie van Defensie is voornemens om de vorengenoemde opdracht te gunnen aan Technisch Bureau Magema B.V (hierna: Magema). Opdracht De opdracht betreft het keuren en onderhouden (zowel preventief als correctief) van circa 230 paternosterkasten en shuttlesystemen van verschillende merken en typen in Nederland en in het Caribisch gebied. Het zwaartepunt van de opdracht ligt op het jaarlijks keuren en het preventief onderhouden aan de hand van de door de opdrachtnemer opgestelde planning. Huidige situatie Op dit moment heeft het Ministerie van Defensie een overeenkomst gesloten met Magema voor het in zijn geheel uitvoeren van de vorengenoemde opdracht. Deze overeenkomst expireert op 1 oktober 2024. Het in zijn geheel uitvoeren van de opdracht wordt door het Ministerie van Defensie noodzakelijk geacht omwille van efficiency in het logistieke proces en het ontzorgen van het verantwoordelijke cluster. Door de opdracht in zijn geheel te laten uitvoeren heeft het cluster één (1) aanspreekpunt en één (1) algehele jaarplanning voor de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden waarmee de cluster in control is. Daarnaast kunnen eventueel nieuwe paternosterkasten eenvoudig(er) aan de overeenkomst worden toegevoegd doordat de opdrachtnemer alle erken en type kasten kan onderhouden. Het opdelen in percelen (naar merk/type) wordt door het Ministerie van Defensie niet werkbaar en doelmatig geacht. De opdracht wordt bij het opdelen van de opdracht te versnipperd, waardoor er aanzienlijk meer aanspreekpunten zijn en waardoor er aanzienlijk meer capaciteit van het cluster wordt gevraagd op het gebied van contract- en leveranciersmanagement. De paternosterkasten en shuttlesystemen zijn in het verleden los aangekocht zonder onderhoudsovereenkomst. Hierdoor is er een verscheidenheid aan merken en typen systemen ontstaan. Het Ministerie van Defensie overweegt om in de toekomst levering en onderhoud gezamenlijk aan te besteden. Marktconsultatie Voor de totstandkoming van de huidige overeenkomst met Magema heeft het Ministerie van Defensie in2019 een Europese openbare aanbesteding gehouden. Op deze aanbesteding met TenderNed-kenmerk 243989 was Magema de enige Inschrijver. Naar aanleiding hiervan heeft het Ministerie van Defensie een openbare marktconsultatie gehouden. Op d.d. 17 januari 2024 is deze marktconsultatie gepubliceerd op TenderNed met TenderNed-kenmerk 447858. Deze marktconsultatie is gehouden om te onderzoeken of er naast Magema nog andere partijen in de markt zijn die de opdracht in zijn geheel kunnen uitvoeren. Naast Magema heeft één (1) andere partij deelgenomen aan de marktconsultatie. Deze partij beroept zich op de technische- en beroepsbekwaamheid van slechts één (1) monteur en kan niet voldoen aan de eisen inzake kwaliteitsmanagement. Het wordt door het Ministerie van Defensie onmogelijk geacht om het (tijdig) uitvoeren van de onderhoudswerkzaamheden verspreid over meerdere locaties in Nederland en in het Caribisch gebied te waarborgen zonder minimaal één (1) vast team bestaande uit meerdere monteurs: • De mechanisch beweegbare delen in de paternosterkasten en shuttlesystemen zijn gevoelig voor storingen. Storingen en defecten komen om die reden met enige regelmaat voor. • De paternosterkasten en shuttlesystemen van het Ministerie van Defensie zijn verouderd, waardoor het aantal storingen en defecten aanzienlijk toeneemt. • De werkzaamheden vinden plaats door heel Nederland, inclusief het Caribisch gebied. Bij werkzaamheden op het Caribisch gebied dient back-up voor het verhelpen van storingen en defecten in Nederland beschikbaar te blijven. • Er dient back-up vanuit het team van vaste monteurs beschikbaar te zijn in het geval van afwezigheid en/of ziekte. Het niet kunnen waarborgen van de kwaliteit, betrouwbaarheid en efficiency van de onderhoudswerkzaamheden / het kwaliteitsmanagement brengt aanzienlijke risico’s met zich mee. Het niet waarborgen van de kwaliteit kan ertoe leiden dat er meer en/of vaker storingen en defecten ontstaan. Het niet, niet tijdig of niet efficiënt verhelpen van storingen en defecten leidt ertoe dat het Ministerie van Defensie niet bij de opgeslagen producten/onderdelen kan. Dit kan grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering (inzet van militairen) en reputatie van het Ministerie van Defensie. Conclusie Naar afweging van het Ministerie van Defensie kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging worden toegepast, omdat de opdracht slechts door één (1) bepaalde ondernemer, te weten Magema, kan worden uitgevoerd en mededinging om technische redenen ontbreekt en er geen redelijk alternatief voor handen is. Afsluiting Deze aankondiging wordt enkel gebruikt om de voorgenomen procedurekeuze vooraf bekend te maken aan de markt teneinde belanghebbenden in de gelegenheid te stellen om eventuele bezwaren kenbaar te maken. Indien belanghebbenden, ondanks bovenstaande motivering, bezwaar wensen te maken tegen bovengenoemd voornemen, dienen zij binnen een termijn van twintig (20) kalenderdagen (vervaltermijn) ingaande op de dag na datum van bekendmaking van deze aankondiging, een kortgedingprocedure aanhangig te maken bij de voorzieningsrechter van de Rechtbank te Den Haag. Als dit bezwaar niet binnen twintig (20) kalenderdagen heeft plaatsgevonden, zal het traject worden vervolgd door een onderhandelingsprocedure met Magema en is het Ministerie van Defensie voornemens over te gaan tot verstrekking van bovengenoemde opdracht op basis van artikel 2.32 lid 1 sub b onder 2° Aanbestedingswet 2012.

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Technisch Bureau Magema B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : T82454
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Nog niet bekend
Waarde onderaanneming is bekend : neen
Percentage onderaanneming is bekend : neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : Onderhoud keuringen en onderhoud paternosterkasten en shuttlesystemen
Titel : Onderhoud keuringen en onderhoud paternosterkasten en shuttlesystemen
Datum waarop de winnaar is gekozen : 21/04/2024
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen
Organisatie die het contract ondertekent : Ministerie van Defensie

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Ministerie van Defensie
Registratienummer : 27370985
Postadres : Plein 4
Stad : 's-Gravenhage
Postcode : 2511CR
Land : Nederland
Contactpunt : Jeroen de Jonge
Telefoon : +31630146925
Internetadres : https://www.mindef.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken
Organisatie die het contract ondertekent
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen
Organisatie die de betaling uitvoert

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Registratienummer : 82946175
Postadres : Prins Clauslaan 60
Stad : Den Haag
Postcode : 2595 AJ
Land : Nederland
Telefoon : +31883622200
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake belasting
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake milieubescherming
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake de bescherming van de werknemers en inzake arbeidsvoorwaarden

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Technisch Bureau Magema B.V.
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Registratienummer : 28068151
Stad : Ter Aar
Land : Nederland
Telefoon : 0172603484
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 6c78acfb-4a3a-434a-9ca0-d930ead67aa9 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 08/11/2024 06:23 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 08/11/2024 06:25 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00684915-2024
Nummer uitgave PB S : 219/2024
Datum van bekendmaking : 11/11/2024