Media inkoop en advies

De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft de inkoop van mediaruimte en -advies. De te contracteren dienstverlening bestaat concreet uit: de inkoop van mediaruimte en -advies. Hieronder vallen de volgende uitingen in print: a) Betaalde redactie: maandelijkse pagina in alle lokale huis-aan-huis kranten …

CPV: 79341000 Advertising services, 79340000 Advertising and marketing services
Deadline:
Dec. 3, 2024, 2 p.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Media inkoop en advies
Awarding body:
Provincie Utrecht
Award number:
22385

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Provincie Utrecht
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Media inkoop en advies
Beschrijving : De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft de inkoop van mediaruimte en -advies. De te contracteren dienstverlening bestaat concreet uit: de inkoop van mediaruimte en -advies. Hieronder vallen de volgende uitingen in print: a) Betaalde redactie: maandelijkse pagina in alle lokale huis-aan-huis kranten in de Provincie Utrecht.; De maandelijkse pagina dient ook als digitaal toegankelijke pdf te worden aangeleverd om te kunnen worden gepubliceerd op de website van de provincie. De volgende diensten zijn mogelijk maar worden zelden of nauwelijks verstrekt, maar worden toch genoemd voor het geval dat, en mogen dan onder de raamovereenkomst worden afgenomen: b) Advertenties on- en offline: subsidieverstrekkingen/ ter kennisgevingen/ter visieleggingen/ inspraakprocedures, etc; Expliciet buiten de scope van de Opdracht vallen de volgende elementen: - De online arbeidsmarktcommunicatie m.b.t. vacatures. Hiervoor is er reeds een contract met een leverancier. De geraamde waarde van de Opdracht bedraagt voor de contractperiode inclusief verlengingen € 1.800.000. De maximale waarde van de Raamovereenkomst bedraagt dan ook dit bedrag. Bij het bereiken van deze waarde wordt de Overeenkomst beëindigd.
Identificatiecode van de procedure : 92b7ebe3-0aa7-475a-a1b0-a0edfac5eb85
Interne identificatiecode : 22385
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Openbare procedure Deze procedure begint met een aankondiging van de opdracht (via TenderNed) in het EU-publicatieblad. De procedure kent één ronde, waarin alle inschrijvers (aanbieders die inschrijven met een offerte) direct een offerte kunnen indienen. De inschrijvers en de inschrijvingen (offertes) beoordeelt u tegelijkertijd. Een inschrijver moet voldoen aan eventueel gestelde geschiktheidseisen. Er mogen op hen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. U gunt de opdracht op basis de beste prijs-kwaliteitsverhouding, de laagste prijs, of op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Indien u niet kiest voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding maar één van de andere twee criteria dient u die keuze te motiveren in de aanbestedingsstukken. Onderhandelen is niet toegestaan. Voordelen: Veel concurrentiedruk op inschrijvers. De hele markt kan inschrijven. Objectief, transparant en niet-discriminerend. Nadelen: Strak beschreven procedure, weinig vrijheid bij het inrichten van de procedure. Redelijk lange procedure met voorgeschreven minimumtermijnen, zeker in verhouding tot nationale procedures. Mogelijk worden (te) veel offertes ingediend. Hoge procedurekosten (onder meer vanwege veel offertes), zowel voor aanbestedende dienst als voor inschrijvers. Onderhandelen is niet toegestaan. Eigen ervaringen met leverancier kunnen niet betrokken worden.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79341000 Reclamediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79340000 Reclame- en marketingdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Utrecht

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 800 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Media inkoop en advies
Beschrijving : De vraag die vanuit de provincie Utrecht in de markt zal worden gezet betreft de inkoop van mediaruimte en -advies. De te contracteren dienstverlening bestaat concreet uit: de inkoop van mediaruimte en -advies. Hieronder vallen de volgende uitingen in print: a) Betaalde redactie: maandelijkse pagina in alle lokale huis-aan-huis kranten in de Provincie Utrecht.; De maandelijkse pagina dient ook als digitaal toegankelijke pdf te worden aangeleverd om te kunnen worden gepubliceerd op de website van de provincie. De volgende diensten zijn mogelijk maar worden zelden of nauwelijks verstrekt, maar worden toch genoemd voor het geval dat, en mogen dan onder de raamovereenkomst worden afgenomen: b) Advertenties on- en offline: subsidieverstrekkingen/ ter kennisgevingen/ter visieleggingen/ inspraakprocedures, etc; Expliciet buiten de scope van de Opdracht vallen de volgende elementen: - De online arbeidsmarktcommunicatie m.b.t. vacatures. Hiervoor is er reeds een contract met een leverancier. De geraamde waarde van de Opdracht bedraagt voor de contractperiode inclusief verlengingen € 1.800.000. De maximale waarde van de Raamovereenkomst bedraagt dan ook dit bedrag. Bij het bereiken van deze waarde wordt de Overeenkomst beëindigd.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79341000 Reclamediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79340000 Reclame- en marketingdiensten
Opties :
Beschrijving van de opties : Onder media inkoop wordt in dit geval verstaan: de tegen betaling verkregen ruimte in de diverse media en communicatiemiddelen zoals hieronder verder omschreven. Die mediaruimte is bedoeld om mededelingen te doen in opdracht van de Aanbestedende Dienst, al dan niet op basis van wettelijke bepalingen. De aanbestedende dienst merkt hierbij op dat de scope voor media inkoop zich voor het merendeel richt op print. Voor de uitingen in print en online geldt dat opdrachtnemer hiervan de vormgeving uitvoert in de huisstijl van provincie Utrecht. Bij de inzet van campagnes wil de Aanbestedende dienst incidenteel gebruik kunnen maken van advies over de inzet van media in brede zin. Het doelgroepbereik moet, indien gewenst, aangetoond kunnen worden. Het gaat hier om de volgende uitingen in print: a) Betaalde redactie: maandelijkse pagina in alle lokale huis-aan-huis kranten in de Provincie Utrecht; De maandelijkse pagina dient ook als digitaal toegankelijke pdf te worden aangeleverd om te kunnen worden gepubliceerd op de website van de provincie. Digitale toegankelijkheid zorgt ervoor dat iedereen mee kan doen op internet. Ook mensen met een functionele beperking. Dit stelt bepaalde eisen aan de websites en documenten. Sinds 2020 is digitale toegankelijkheid wettelijk verplicht voor alle overheidsorganisaties. Die verplichting geldt ook voor de websites, het intranet en de apps van Provincie Utrecht. En ook voor alle documenten die online gepubliceerd worden. De volgende diensten zijn mogelijk maar worden zelden of nauwelijks verstrekt, maar worden toch genoemd voor het geval dat, en mogen dan onder de raamovereenkomst worden afgenomen: b) Advertenties on- en offline: subsidieverstrekkingen/ ter kennisgevingen/ter visieleggingen/ inspraakprocedures, etc; Expliciet buiten de scope van de Opdracht vallen de volgende elementen: - De online arbeidsmarktcommunicatie m.b.t. vacatures. Hiervoor is er reeds een contract met een leverancier. Er zijn geen verdere opties opgenomen.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Utrecht

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 24 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : Er is sprake van een raamovereenkomst met een initiële looptijd van 24 maanden. Na het verstrijken van deze periode heeft de Aanbestedende dienst de mogelijkheid de Overeenkomst 2 maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens 12 maanden.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 800 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Verwezenlijking van sociale doelstellingen
Beschrijving : Maatschappelijk verantwoord inkopen: Diversiteit en inclusie De provincie wil in deze aanbesteding invulling geven aan gelijke behandeling, ongeacht wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze geloven. De Opdrachtgever behoudt zich dan ook het recht voor de overeenkomst met onmiddellijke ingang te schorsen of te ontbinden, zodra Opdrachtgever vaststelt en kan aantonen dat de Opdrachtnemer zich schuldig maakt aan discriminatie (in welke vorm dan ook) bij de uitvoering van deze overeenkomst. Bij opschorting of ontbinding van de overeenkomst is Opdrachtgever niet tot enigerlei schadevergoeding gehouden.

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Onderdeel 1: Plaatsing offline en online media, en ontzorging
Beschrijving : Omschrijf hoe u om gaat met de plaatsing van offline en online mediaberichten zoals omschreven in par. 2.5 en met de ontzorging van de Opdrachtgever. Benoem daarbij in ieder geval de volgende onderdelen: - Hoe u uw netwerk benadert en de juiste partij vindt; - Hoe u zorgt dat de juiste personen beschikbaar zijn voor advisering? Ook voor ad-hoc werkzaamheden; - Hoe u opdrachtgever op de hoogte houdt van de nieuwe trends en ontwikkelingen; - Overige inzet waarmee u de opdrachtgever zult ontzorgen; - Hoe u omgaat met aanpassingen in de vormgeving van de advertentie tot twee uur vóór de deadline. In het geval dat de actualiteit hierom vraagt, moet het mogelijk zijn dat de Opdrachtnemer nog wijzigingen aanbrengt in de vormgeving van de advertentie. Aanpassingen zijn in dit geval nog mogelijk tot twee uur vóór de deadline. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 5 A4 (enkelzijdig) gebruiken, exclusief voorblad en inhoudsopgave. Bij deze beoordelingsaspecten wordt gekeken naar de mate waarin het antwoord SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) is geformuleerd. Een meer SMART omschreven beantwoording scoort beter. Het aantal punten dat maximaal aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is weergegeven in de tabel onder par. 5.1 van de leidraad.
Gewicht (punten, exact) : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Onderdeel 2: Casus participatiebijeenkomst
Beschrijving : De provincie Utrecht wil door middel van mediaplaatsingen, zowel online als offline, inwoners de mogelijkheid bieden tot het meedoen aan de participatiebijeenkomst over de bereikbaarheid van de gemeente Vijfheerenlanden (zie Bijlage 9 Casus participatiebijeenkomst). Opdrachtgever vraagt om een plan van aanpak van de mediaplaatsingen. Benoem in uw plan van aanpak in ieder geval de volgende onderdelen: - Hoe u de doelgroep segmenteert en gaat bereiken; - Welke stappen u neemt in het proces; - Planning; - Op welke momenten de opdrachtgever betrokken wordt; - Hoe u de effectiviteit van de plaatsingen meet; Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 A4 (enkelzijdig), gebruiken, exclusief voorblad en inhoudsopgave. Bij deze beoordelingsaspecten wordt gekeken naar de mate waarin het antwoord SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) is geformuleerd. Een meer SMART omschreven beantwoording scoort beter. Het aantal punten dat maximaal aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is weergegeven in de tabel onder par. 5.1 van de leidraad.
Gewicht (punten, exact) : 20
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Totale inschrijfsom
Beschrijving : In bijlage 10 Format prijzenblad wordt inschrijver gevraagd de kosten (ex. BTW) te offreren die voor de genoemde mediaplaatsingen aan Opdrachtgever zullen worden berekend. Het betreft hier een 22tal regionale bladen. Dit aantal kan worden gewijzigd tijdens de Opdracht. Bovenop de kosten voor de mediaplaatsingen (ex. BTW) mag de Inschrijver een opslagpercentage berekenen voor de dienstverlening die Opdrachtnemer als intermediair verricht. Dit percentage mag liggen tussen de 0% en 10%. Deze opslagkosten moeten expliciet vermeld worden op de factuur. Dit percentage vermeldt u in cel D115. Inschrijvingen met een opslagpercentage boven de 10% worden uitgesloten. Percentage maximaal 2 cijfers achter de komma. Het opslagpercentage is inclusief de kosten voor desktop publishing. Verder mag Inschrijver zijn uurtarief opgeven voor het verzorgen van de plaatsingen met daarbij een aantal uren benodigd voor de advisering. Dit uurtarief voor advisering zal tevens gehanteerd worden mochten er onder de Raamovereenkomst andere adviseringswerkzaamheden benodigd zijn. Deze geeft u op in cellen D118 en D119. Ook dient de provinciepagina als digitaal toegankelijke pdf te worden aangeleverd om te kunnen worden gepubliceerd op de website van de provincie. Hiervoor mag inschrijver een uurtarief en een aantal uren rekenen wat daarvoor benodigd is in cellen D124 en D125. De plaatsing in de opgesomde dagbladen zal (meest waarschijnlijk) 11maal per jaar geschieden. Hierdoor ontstaat een jaarprijs. Zie cel D128. De kosten voor de maximale duur van het contract van 4 jaren worden berekend in cel D131. Dit is tevens de totale inschrijfprijs van Inschrijver. De Inschrijver met de laagste totale inschrijfprijs ontvangt alle punten voor dit onderdeel, namelijk 40 punten. De punten voor de andere Inschrijvers worden als volgt berekend: Laagste totale inschrijfprijs ----------------------------------- x 50 (afgerond op 2 decimalen) Ingediende totale inschrijfprijs Inschrijvers dienen het bijgevoegde Format Prijzenblad volledig in te vullen en in TenderNed te uploaden als .xls(x)- en .pdf-bestand. Het niet volledig invullen of wijzigen van het Format Prijzenblad leidt tot uitsluiting van de Inschrijving. Het is enkel toegestaan positieve bedragen in te vullen. De prijsopgave dient in Euro’s (€) (op 2 decimalen) en exclusief BTW te geschieden. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de Aanbestedingsstukken zijn prijzen all-in en exclusief BTW. Indexering van aangeboden prijzen is wel mogelijk conform het bepaalde in de Overeenkomst.
Gewicht (punten, exact) : 50
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 15/11/2024 14:00 +01:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 03/12/2024 14:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 2 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 03/12/2024 14:15 +01:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Provincie Utrecht
Organisatie voor beroepsprocedures : Provincie Utrecht
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Provincie Utrecht
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Provincie Utrecht
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Provincie Utrecht

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Provincie Utrecht
Registratienummer : 59402109
Postadres : Archimedeslaan 6
Stad : Utrecht
Postcode : 3584 BA
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL310 )
Land : Nederland
Contactpunt : Max de Vries
Telefoon : +31 302589111
Andere contactpunten :
Officiële naam : Klachtenmeldpunt provincie Utrecht
Postadres : Archimedeslaan 6
Stad : Utrecht
Postcode : 3584 BA
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL310 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Midden Nederland
Postadres : Archimedeslaan 6
Stad : Utrecht
Postcode : 3584 BA
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL310 )
Land : Nederland
Contactpunt : Provincie Utrecht
Telefoon : +31 302583333
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : fbdd1f0c-960e-4245-91a7-63530250eb49 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 21/10/2024 18:26 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00642094-2024
Nummer uitgave PB S : 207/2024
Datum van bekendmaking : 23/10/2024