Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering

De Opdracht bestaat uit het Materieel Voorbereiden van archiefstukken (hierna Originelen), om digitalisering hiervan zonder (toename van) schade en informatieverlies mogelijk te maken. Tevens dienen binnen de Opdracht Originelen voorafgaand aan digitalisering gemarkeerd te worden met barcodes. Beide aspecten worden hieronder verder toegelicht. Het daadwerkelijk digitaliseren van Originelen is buiten …

CPV: 92512000 Archive services
Place of execution:
Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering
Awarding body:
IUC-Noord
Award number:
NA-SASEAS-DH-IUCN24070126

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : IUC-Noord
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering
Beschrijving : De Opdracht bestaat uit het Materieel Voorbereiden van archiefstukken (hierna Originelen), om digitalisering hiervan zonder (toename van) schade en informatieverlies mogelijk te maken. Tevens dienen binnen de Opdracht Originelen voorafgaand aan digitalisering gemarkeerd te worden met barcodes. Beide aspecten worden hieronder verder toegelicht. Het daadwerkelijk digitaliseren van Originelen is buiten scope van deze opdracht. 2.2.1 Materieel Voorbereiden Onder Materieel Voorbereiden wordt verstaan: alle (fysieke) handelingen die nodig zijn om Originelen gereed te maken voor digitalisering en digitalisering te vergemakkelijken. Te denken valt aan handelingen als reinigen, vlakken, verpakken van Originelen in archiefdozen of omslagen en het stabiliseren en behandelen van schade. De handelingen worden uitgevoerd volgens door het Nationaal Archief gestelde methoden en instructies welke zijn opgenomen in Bijlage 2 - werkinstructie Materieel Voorbereiden. Het Materieel Voorbereiden zal hoofdzakelijk uitgevoerd worden op papieren archiefstukken. Deze kunnen losbladig of gebonden zijn en verschillende afmetingen hebben. Het papier kan verschillende inkten, kleurstoffen en pigmenten bevatten. Banden kunnen uit papier, bord, hout, leer en/of perkament bestaan. Incidenteel kunnen er perkamenten of fotografische materialen aangetroffen worden. De materiële staat van de papieren Originelen kan variëren van goed tot zeer kwetsbaar. 2.2.2 Barcoderen Onder Barcoderen wordt verstaan: het invoegen van gebarcodeerde vellen tussen Originelen, volgens door de Opdrachtgever gestelde instructies. Barcoderen heeft tot doel de nadere toegankelijkheid van gedigitaliseerd archief te vergroten door daar een duidelijke hiërarchie en ordening in aan te brengen. Te denken valt aan het markeren van het begin en einde van verschillende stukken binnen één inventarisnummer. Het Nationaal Archief maakt voor een opdracht een opdrachtspecifieke barcode-instructie en levert de benodigde barcodevellen. De opdrachten tot Barcoderen zijn van dien aard dat zij uitdrukkelijk geen voorkennis vereisen van archiefwetenschappen, geschiedenis of paleografie. Voor een beter begrip van het Barcoderen verwijst de Aanbestedende dienst naar Bijlage 2 – werkinstructie Materieel Voorbereiden.
Identificatiecode van de procedure : b55a5ae5-df10-4493-8630-9ede7a15c112
Interne identificatiecode : NA-SASEAS-DH-IUCN24070126
Type procedure : Openbaar
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 92512000 Archiefdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : De Diensten worden uitgevoerd op locatie van Opdrachtgever, Prins Willem Alexanderhof 20 Den Haag.

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 500 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering
Beschrijving : De Opdracht bestaat uit het Materieel Voorbereiden van archiefstukken (hierna Originelen), om digitalisering hiervan zonder (toename van) schade en informatieverlies mogelijk te maken. Tevens dienen binnen de Opdracht Originelen voorafgaand aan digitalisering gemarkeerd te worden met barcodes. Beide aspecten worden hieronder verder toegelicht. Het daadwerkelijk digitaliseren van Originelen is buiten scope van deze opdracht. 2.2.1 Materieel Voorbereiden Onder Materieel Voorbereiden wordt verstaan: alle (fysieke) handelingen die nodig zijn om Originelen gereed te maken voor digitalisering en digitalisering te vergemakkelijken. Te denken valt aan handelingen als reinigen, vlakken, verpakken van Originelen in archiefdozen of omslagen en het stabiliseren en behandelen van schade. De handelingen worden uitgevoerd volgens door het Nationaal Archief gestelde methoden en instructies welke zijn opgenomen in Bijlage 2 - werkinstructie Materieel Voorbereiden. Het Materieel Voorbereiden zal hoofdzakelijk uitgevoerd worden op papieren archiefstukken. Deze kunnen losbladig of gebonden zijn en verschillende afmetingen hebben. Het papier kan verschillende inkten, kleurstoffen en pigmenten bevatten. Banden kunnen uit papier, bord, hout, leer en/of perkament bestaan. Incidenteel kunnen er perkamenten of fotografische materialen aangetroffen worden. De materiële staat van de papieren Originelen kan variëren van goed tot zeer kwetsbaar. 2.2.2 Barcoderen Onder Barcoderen wordt verstaan: het invoegen van gebarcodeerde vellen tussen Originelen, volgens door de Opdrachtgever gestelde instructies. Barcoderen heeft tot doel de nadere toegankelijkheid van gedigitaliseerd archief te vergroten door daar een duidelijke hiërarchie en ordening in aan te brengen. Te denken valt aan het markeren van het begin en einde van verschillende stukken binnen één inventarisnummer. Het Nationaal Archief maakt voor een opdracht een opdrachtspecifieke barcode-instructie en levert de benodigde barcodevellen. De opdrachten tot Barcoderen zijn van dien aard dat zij uitdrukkelijk geen voorkennis vereisen van archiefwetenschappen, geschiedenis of paleografie. Voor een beter begrip van het Barcoderen verwijst de Aanbestedende dienst naar Bijlage 2 – werkinstructie Materieel Voorbereiden.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 92512000 Archiefdiensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : De Diensten worden uitgevoerd op locatie van Opdrachtgever, Prins Willem Alexanderhof 20 Den Haag.

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 20/02/2025
Einddatum van de duur : 19/02/2029

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : 2x 12 maanden verlenging

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 500 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Gebruik van dit criterium : Gebruikt

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Uiterste datum voor de ontvangst van blijken van belangstelling : 10/12/2024 11:00 +00:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Den Haag
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : IUC-Noord

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : IUC-Noord
Registratienummer : 50973029 Groningen
Postadres : Emmasingel 1
Stad : Groningen
Postcode : 9726 AH
Land : Nederland
Contactpunt : IUC - David van 't Hag
Telefoon : +31 500000000
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Registratienummer : 82946175
Postadres : Prins Clauslaan 60
Stad : Den Haag
Postcode : 2595AJ
Land : Nederland
Telefoon : +31 883622200
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 5abf31b7-5d08-49b0-abda-2b356bf3a7cd - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Vooraankondiging of periodieke indicatieve aankondiging gebruikt als oproep tot mededinging – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 18/10/2024 10:08 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 18/10/2024 12:00 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00634808-2024
Nummer uitgave PB S : 205/2024
Datum van bekendmaking : 21/10/2024