Markterkundung für ein Dokumentenmanagementsystem

Beschreibung: Markterkundung - freiwillige Vorinformation - Keine Auftragsbekanntmachung. Die NASA GmbH nutzt zum aktuellen Zeitpunkt diverse digitale Tools, um die Mitzeichnungsverfahren zu verkürzen, transparente Kommunikation zu gewährleisten, verwaltungstechnische Funktionen abzusichern sowie die fachlichen Aufgaben zu erfüllen. Die aktuell eher heterogene Systemlandschaft soll im Zuge des Vorhabens möglichst homogenisiert werden, sodass …

CPV: 48300000 Document creation, drawing, imaging, scheduling and productivity software package
Place of execution:
Markterkundung für ein Dokumentenmanagementsystem
Awarding body:
Nahverkehrsservice Sachsen-Anhalt GmbH
Award number:

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Nahverkehrsservice Sachsen-Anhalt GmbH
Rechtsform des Erwerbers : Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Markterkundung für ein Dokumentenmanagementsystem
Beschreibung : Beschreibung: Markterkundung - freiwillige Vorinformation - Keine Auftragsbekanntmachung. Die NASA GmbH nutzt zum aktuellen Zeitpunkt diverse digitale Tools, um die Mitzeichnungsverfahren zu verkürzen, transparente Kommunikation zu gewährleisten, verwaltungstechnische Funktionen abzusichern sowie die fachlichen Aufgaben zu erfüllen. Die aktuell eher heterogene Systemlandschaft soll im Zuge des Vorhabens möglichst homogenisiert werden, sodass Verknüpfungen von Daten zwischen einzelnen Modulen möglich sind und effiziente Arbeit geleistet werden kann. Auf diese Weise soll das aktuelle System der NASA GmbH teilweise abgelöst werden. Es gilt, möglichst viele Module von einem Anbieter zu besorgen, um die Integrität und Verknüpfung von Bausteinen zu gewährleisten. Einzelne Teilsysteme, die einfach und sinnvoll mit dem neuen System verknüpft werden können, sollen beibehalten werden. Es ergeben sich aus Sicht der NASA GmbH daher folgende Möglichkeiten: • Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems als Bindeglied zu weiteren Teilmodulen, die parallel weiterhin existieren (wie bspw. Vertragswesen, Raumbuchungstool, Verwaltung von flexiblen Arbeitsplätzen, Projektmanagement, Telefonanlage, Website etc.) • Beschaffung einer Komplettlösung als Bindeglied zu weiteren Teilmodulen, die parallel weiterhin existieren (wie bspw. Telefonanlage, Website etc.) Ziel dieser Markterkundung ist es einen Überblick über am Markt verfügbare Lösungen über ein "Dokumentenmanagmentsystem", hinsichtlich der Technologien, Lösungen und Dienstleistungen, die die Anforderungen der NASA GmbH erfüllen, zu erhalten. Diese Markterkundung dient dem Zweck des Erkenntnisgewinns des Auftraggebers mit dem Ziel der Vorbereitung eines geplanten Beschaffungsvorhabens. Nach Abschluss der Markterkundung werden die Ergebnisse vom Auftraggeber evaluiert und voraussichtlich in die Ausschreibungsunterlagen des beabsichtigten Vergabeverfahrens neutralisiert eingearbeitet. Bei den uns zu übersendenden Unterlagen verzichten Sie bitte soweit es möglich ist auf die Angabe von personenbezogenen Daten und kennzeichnen Sie eventuelle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Die Markterkundung soll wie folgt umgesetzt werden. Bis zum 25.04.2025 werden Rückmeldungen interessierter Unternehmen an die Kontaktadresse: dms@nasa.de erbeten. Hierzu senden Sie zunächst eine E-Mail an die Adresse: dms@nasa.de , mit welchem Sie ihr Interesse an der Markterkundung kundtun. Mit dieser Abfrage reichen Sie bitte drei Referenzen ein, welche dem Nachweis dienen sollen, dass Sie bereits Integrationen eines DMS in einen laufenden Betrieb eines Dienstleistungsunternehmens mit mind. 50 Mitarbeitenden unter Berücksichtigung der vorhandenen Schnittstellen vorgenommen haben. Die Referenzen sollen enthalten: kurze Inhaltsbeschreibung, Angabe des Zeitraums der Umsetzung, Größe des Unternehmens, Kostenumfang. Liegen die geforderten Referenzen vor, erhalten Sie dann die URL zum Herunterladen der Unterlagen sowie das dafür notwendige Passwort. Bei weiterhin vorliegendem Interesse an der Markterkundung wird von den Interessenten nach Sichtung dieser online zur Verfügung stehenden Unterlagen eine Vorstellung des angebotenen Systems erwartet. Die technischen Grundlagen dazu sind im Einzelnen den hinterlegten Unterlagen zu entnehmen. Die Auftragsunterlagen sind in deutscher Sprache verfügbar. Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Die Rückmelddungen sollen unter den Angaben der NASA GmbH (technische Voraussetzungen) die Vorstellung des Produktes (Präsentation, Imagefilm o.ä.) enthalten, voraussichtlicher Kostenrahmen (investiv und laufend), mögliche Besonderheiten des Produktes, mögliche Umsetzungszeiträume, um dieses Produkt im Unternehmen zu etablieren, Darlegung, welche Schritte dazu notwendig wären. Die Rückmeldung der Interessenten soll bis zum 25.04.2025 erfolgen. Im zweiten Schritt werden bis zu 5 Interessenten von der NASA GmbH zu einem virtuellen Interview ab Mitte Mai/ Anfang Juni eingeladen. Im Ergebnis dieser Gespräche sollen drei Interessenten um eine Teststellung in den Räumlichkeiten der NASA GmbH gebeten werden. Es besteht kein Anspruch der interessierten Unternehmen an der Markterkundung sowie zur Einladung zum Gespräch und Teststellung. Die Teilnahme ist freiwillig und steht in keinem Zusammenhang mit der späteren Teilnahme an einem späteren Vergabeverfahren. Die Teilnahme ist auch keine Voraussetzung für eine spätere Beauftragung. Die NASA GmbH wird in einem späteren Verfahren sicherstellen, dass die Teilnehmer der Markterkundung keinen Wissensvorsprung haben. Eine Erstattung von eventuellen Aufwänden der an dieser Markterkundung teilnehmenden Unternehmen findet grundsätzlich nicht statt. Allerdings ist vorgesehen, bei Einladung eines Unternehmens vor Ort zur Teststellung eine Aufwandsentschädigung bis zu einem Betrag von 5.000,00 EUR pro eingeladenes Unternehmen auszuzahlen.

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Magdeburg, Kreisfreie Stadt ( DEE03 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 1 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungskennung: 9b9bbf9e-ab60-4515-9f71-f66660ec50ff Es handelt sich bei dieser Veröffentlichung um eine Markterkundung gem. § 28 Abs.1 VgV, es wird damit kein Vergabeverfahren eingeleitet. Es dient der Einholung von Informationen. Es besteht kein Anspruch auf Durchführung eines wettbewerbsrechtlichen Vergabeverfahrens. Durch die Teilnahme oder Nicht-Teilnahme an dieser Markterkundung entstehen werde Vorteile noch Nachteile bei einem anschließenden Vergabeverfahren. Der Rechtsweg zu Nachprüfungsinstanzen ist ausgeschlossen. Es handelt sich um eine freiwillige Bekanntmachung zum Zwecke der Durchführung einer Markterkundung. Die Weitergabe der Unterlagen der Markterkundung durch Sie an Dritte oder die Offenlegung der Unterlagen gegenüber Dritten ist nicht zulässig.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

3. Teil

3.1 Technische ID des Teils : PAR-0000

Titel : Markterkundung für ein Dokumentenmanagementsystem
Beschreibung : Die NASA GmbH beabsichtigt, ihre interne Systemlandschaft zukunftssicher und modern umzugestalten. Dies beinhaltet Module des Dokumentenmanagements, der Verwaltung und des Projektmanagements, die zur Abwicklung des Geschäfts der NASA GmbH erforderlich sind. Vor dem Hintergrund der Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems bzw. einer Komplettlösung sollen die Systemanforderungen aufgeführt werden. Rechtliche Anforderungen: • DSGVO-Konformität (Beachtung von Aufbewahrungs- und Löschfristen) • Einhaltung von GoB, GoBD etc. • revisionssicher hinsichtlich der Verarbeitung und Archivierung der Daten und Dokumente • bei Cloud-Varianten: rechtssicherer Drittland-Transfer Hardwareseitige Anforderungen: • On-Premise-System, gegebenenfalls Hybridsystem • Weitere ergeben sich ggf. im Zuge der Markterkundung. Funktionelle Anforderungen: • Abbildung sowohl von verwaltungstechnischem, aktenbasiertem als auch von projektbasiertem Vorgehen (siehe „Beschreibung der System- und Prozesslandschaft im Rahmen der zu unternehmenden Markterkundung zur Prozessdigitalisierung der NASA GmbH im Jahr 2025“) • deutschsprachiger First-Level-Support mit virtueller Beratung und bei Bedarf Beratung vor Ort • Möglichkeit der Rechtevergabe • Möglichkeit der digitalen Unterschrift (intern sowie extern) • Kopplung mit Drittsystem und ggf. mit KI • Integration von DATEV-Modulen Im Rahmen der bereitgestellten Unterlagen erhalten Sie eine Skizze der System- und Prozesslandschaft der NASA GmbH.

3.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität

3.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Magdeburg
Postleitzahl : 39104
Land, Gliederung (NUTS) : Magdeburg, Kreisfreie Stadt ( DEE03 )
Land : Deutschland

3.1.5 Allgemeine Informationen

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : ja
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:other-sme#

3.1.9 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Nahverkehrsservice Sachsen-Anhalt GmbH -

8. Organisationen

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Nahverkehrsservice Sachsen-Anhalt GmbH
Registrierungsnummer : Berichtseinheit-ID 00003133
Stadt : Magdeburg
Postleitzahl : 39104
Land, Gliederung (NUTS) : Magdeburg, Kreisfreie Stadt ( DEE03 )
Land : Deutschland
E-Mail : dms@nasa.de
Telefon : +49 391 53631 0
Internetadresse : http://www.nasa.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 9b9bbf9e-ab60-4515-9f71-f66660ec50ff - 01
Formulartyp : Planung
Art der Bekanntmachung : Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 10/03/2025 11:57 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00158521-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 49/2025
Datum der Veröffentlichung : 11/03/2025
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens : 11/03/2025