Maintenance, gestion des installations techniques et helpdesk dans les immeubles du Comité des régions et du Comité économique et social européen à Bruxelles avec obligation de résultat

L’objet du marché est l’organisation des opérations d’exploitation, gestion et conduite des installations techniques des bâtiments du parc immobilier des Comités. Sont associées en qualité d’activités complémentaires à celles comme dito la réalisation de travaux spécifiques, la gestion et l'optimisation des performances énergétiques et des consommations des énergies et des …

CPV: 50700000 Repair and maintenance services of building installations, 50413200 Repair and maintenance services of firefighting equipment, 50710000 Repair and maintenance services of electrical and mechanical building installations, 50730000 Repair and maintenance services of cooler groups, 50720000 Repair and maintenance services of central heating
Deadline:
May 28, 2025, 5 p.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Maintenance, gestion des installations techniques et helpdesk dans les immeubles du Comité des régions et du Comité économique et social européen à Bruxelles avec obligation de résultat
Awarding body:
Committee of the Regions of the European Union, CDR - Committee of the Regions of the European Union
Award number:
CDR/2025/OP/0002

1. Acheteur

1.1 Acheteur

Nom officiel : Committee of the Regions of the European Union, CDR - Committee of the Regions of the European Union
Forme juridique de l’acheteur : Institution, organe ou agence de l’UE
Activité du pouvoir adjudicateur : Services d’administration générale

1.1 Acheteur

Nom officiel : European Economic and Social Committee
Forme juridique de l’acheteur : Institution, organe ou agence de l’UE
Activité du pouvoir adjudicateur : Services d’administration générale

2. Procédure

2.1 Procédure

Titre : Maintenance, gestion des installations techniques et helpdesk dans les immeubles du Comité des régions et du Comité économique et social européen à Bruxelles avec obligation de résultat
Description : L’objet du marché est l’organisation des opérations d’exploitation, gestion et conduite des installations techniques des bâtiments du parc immobilier des Comités. Sont associées en qualité d’activités complémentaires à celles comme dito la réalisation de travaux spécifiques, la gestion et l'optimisation des performances énergétiques et des consommations des énergies et des consommables, ainsi que la mise en place d'un centre d'assistance (Helpdesk). Le contrat est divisé en 4 domaines. DOMAINE I (maintenance et garantie totale) comprend la gestion et l’exploitation de l’ensemble des installations HVAC, hydro-sanitaire, courant fort, courant faible, détection et protection incendie, GTC et électromécanique, et la garantie totale. DOMAINE II (travaux spécifiques) comprend le respect ou l’amélioration des conditions d’hygiène, de sécurité et de confort du personnel, la mise en conformité des installations eu égard à des évolutions législatives, normatives ou réglementaires, aux situations existantes, aux changements d'affectation des locaux, l'amélioration de l'efficacité énergétique (énergie / eau) et environnementale des immeubles, et l'amélioration de la fiabilité ou la durée de vie des installations. DOMAINE III (énergie) comprend la surveillance en temps réel de la consommation d'énergie et d'eau de chaque compteur, l'enregistrement de l'historique des données de consommation, nécessaire aux analyses à long terme, la mise en place d'alertes automatiques pour détecter des anomalies ou des surconsommations, la détection des fuites ou des pertes d'énergie, les rapports détaillés et personnalisés sur l'utilisation de l'énergie, la comparaison des consommations entre différentes périodes, ou avec d'autres compteurs similaires, les recommandations d'efficacité pour optimiser l'utilisation de l'énergie, la mise en place d'interface accessibles aux utilisateurs des différents niveaux techniques, la mise en œuvre de la compatibilité entre les différents types de compteurs et protocoles de communication, et l'intégration avec les systèmes de gestion énergétique et les autres services numériques. DOMAINE IV (Helpdesk Facilities) comprend la réception des DIHF et l'ouverture et l'enregistrement des tickets, l'affectation des actions aux services et gestionnaires responsables, le suivi en temps réel de l'état de chaque demande, la maitrise de la communication entre les demandeurs et le responsable en charge, la gestion des priorités pour traiter en premier les incidents critiques, la mise en place d'alertes et de rappels pour garantir le respect des délais. Le présent contrat est de type avec obligations de résultat et de moyens minimum définis apte à garantir les prestations indiquées ci-avant.
Identifiant de la procédure : e58e8aa1-09c2-480d-af19-ec2558cb618a
Identifiant interne : CDR/2025/OP/0002
Type de procédure : Ouverte
Justification de la procédure accélérée :
Principales caractéristiques de la procédure :

2.1.1 Objet

Nature du marché : Services
Nomenclature principale ( cpv ): 50700000 Services de réparation et d'entretien d'installations de bâtiments

2.1.3 Valeur

Valeur estimée hors TVA : 60 460 000 Euro

2.1.4 Informations générales

Informations complémentaires : La durée maximale du contrat de dix ans est principalement justifiée par les cycles techniques de maintenance qui se font avec une fréquence de 5 et 10 ans (la durée initiale de 5 ans avec la possibilité d'avoir 5 reconductions de 12 mois). En effet, les opérations de maintenance couvertes par la garantie totale, telles que le remplacement des détecteurs incendie, des batteries et condensateurs, ou encore les inspections légales des installations électriques, doivent être réalisées tous les 5 ans, tandis que d'autres, comme le nettoyage des cuves à fuel, se font tous les 10 ans. Ces opérations cruciales doivent être réalisées tout au long de la durée du contrat pour garantir la couverture complète de ces cycles techniques. La durée de contrat de 10 ans constitue ainsi un compromis optimal entre les intérêts économiques de l'Union et les cycles techniques de maintenance. Bien que les Comités aient connaissance de contrats de 10 ans appliqués par d'autres institutions européennes, ils n'ont pas connaissance de contrats d'une durée plus longue. C'est pourquoi la durée de 10 ans a été retenue, étant une pratique courante dans ce domaine. De plus, la durée maximale du contrat de 10 ans permettra de planifier de manière efficace les projets et travaux de remplacement liés à la vétusté des installations techniques, lesquelles approcheront ou dépasseront la fin de leur cycle de vie pendant la période contractuelle. Sur le plan opérationnel, ces projets nécessitent plusieurs années pour leur réalisation. Une durée de contrat plus courte risquerait de compromettre le développement et l'exécution de ces travaux, menaçant ainsi la fiabilité et la disponibilité des installations techniques. Par ailleurs, étant donné que les Comités ont opté pour une garantie totale, ces travaux de remplacement seront couverts et inclus dans le cadre du contrat. Enfin, pour respecter les délais contractuels d'interventions et de rétablissement du fonctionnement normal en cas de dysfonctionnement des installations techniques, le contractant doit mettre en place un système organisationnel complexe (GMAO, stocks de pièces de rechange, outils de reporting et de traçabilité des interventions, équipements spécifiques des techniciens, etc.). L'amortissement de ces investissements sur une période de 10 ans représente un avantage économique pour les Comités.En cas d’indisponibilité ou de mauvais fonctionnement des moyens de communication électroniques visés à la section 5.1.11 au cours des 5 derniers jours calendrier précédant la date limite de réception indiquée à la section 5.1.12, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de reporter cette date et de publier la nouvelle échéance à l'adresse internet indiquée à la section 5.1.11, sans publier au préalable un rectificatif au présent avis. Les opérateurs économiques intéressés par le présent marché sont invités à souscrire à l’appel d’offres à l’adresse indiquée à la section 5.1.11, afin d’être avertis de la publication de nouvelles informations ou de nouveaux documents.
Base juridique :
Règlement (UE, Euratom) 2018/1046

2.1.6 Motifs d’exclusion

Faillite : Pour la liste complète des motifs d’exclusion, veuillez consulter les documents de marché.

5. Lot

5.1 Identifiant technique du lot : LOT-0001

Titre : Maintenance, gestion des installations techniques et helpdesk dans les immeubles du Comité des régions et du Comité économique et social européen à Bruxelles avec obligation de résultat
Description : L’objet du marché est l’organisation des opérations d’exploitation, gestion et conduite des installations techniques des bâtiments du parc immobilier des Comités. Sont associées en qualité d’activités complémentaires à celles comme dito la réalisation de travaux spécifiques, la gestion et l'optimisation des performances énergétiques et des consommations des énergies et des consommables, ainsi que la mise en place d'un centre d'assistance (Helpdesk). Le contrat est divisé en 4 domaines. DOMAINE I (maintenance et garantie totale) comprend la gestion et l’exploitation de l’ensemble des installations HVAC, hydro-sanitaire, courant fort, courant faible, détection et protection incendie, GTC et électromécanique, et la garantie totale. DOMAINE II (travaux spécifiques) comprend le respect ou l’amélioration des conditions d’hygiène, de sécurité et de confort du personnel, la mise en conformité des installations eu égard à des évolutions législatives, normatives ou réglementaires, aux situations existantes, aux changements d'affectation des locaux, l'amélioration de l'efficacité énergétique (énergie / eau) et environnementale des immeubles, et l'amélioration de la fiabilité ou la durée de vie des installations. DOMAINE III (énergie) comprend la surveillance en temps réel de la consommation d'énergie et d'eau de chaque compteur, l'enregistrement de l'historique des données de consommation, nécessaire aux analyses à long terme, la mise en place d'alertes automatiques pour détecter des anomalies ou des surconsommations, la détection des fuites ou des pertes d'énergie, les rapports détaillés et personnalisés sur l'utilisation de l'énergie, la comparaison des consommations entre différentes périodes, ou avec d'autres compteurs similaires, les recommandations d'efficacité pour optimiser l'utilisation de l'énergie, la mise en place d'interface accessibles aux utilisateurs des différents niveaux techniques, la mise en œuvre de la compatibilité entre les différents types de compteurs et protocoles de communication, et l'intégration avec les systèmes de gestion énergétique et les autres services numériques. DOMAINE IV (Helpdesk Facilities) comprend la réception des DIHF et l'ouverture et l'enregistrement des tickets, l'affectation des actions aux services et gestionnaires responsables, le suivi en temps réel de l'état de chaque demande, la maitrise de la communication entre les demandeurs et le responsable en charge, la gestion des priorités pour traiter en premier les incidents critiques, la mise en place d'alertes et de rappels pour garantir le respect des délais. Le présent contrat est de type avec obligations de résultat et de moyens minimum définis apte à garantir les prestations indiquées ci-avant.
Identifiant interne : CDR/2025/OP/0002

5.1.1 Objet

Nature du marché : Services
Nomenclature principale ( cpv ): 50700000 Services de réparation et d'entretien d'installations de bâtiments
Nomenclature supplémentaire ( cpv ): 50413200 Services de réparation et d'entretien d'installations d'extinction d'incendie
Nomenclature supplémentaire ( cpv ): 50710000 Services de réparation et d'entretien d'installations électriques et mécaniques de bâtiment
Nomenclature supplémentaire ( cpv ): 50730000 Services de réparation et d'entretien de groupes de réfrigération
Nomenclature supplémentaire ( cpv ): 50720000 Services de réparation et d'entretien de chauffage central
Options :
Description des options : pour autant qu’ils soient conformes au projet de base, de nouveaux services ou travaux consistant dans la répétition de services ou travaux similaires peuvent être confiés jusqu’à concurrence de 50 % du marché initial au contractant initial par procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché.

5.1.3 Durée estimée

Durée : 120 Mois

5.1.4 Renouvellement

Autres informations sur le renouvellement : Le contrat-cadre est conclu pour une durée initiale de 60 (soixante) mois, renouvelable 5 (cinq) fois. Veuillez consulter le projet de contrat-cadre dans les documents de marché.

5.1.5 Valeur

Valeur estimée hors TVA : 60 460 000 Euro

5.1.6 Informations générales

Participation réservée : La participation n’est pas réservée.
Projet de passation de marché financé en totalité ou en partie par des fonds de l’UE
Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP) : non

5.1.9 Critères de sélection

Critère :
Type : Aptitude à exercer l’activité professionnelle
Description : Veuillez consulter les documents de marché.
Critère :
Type : Capacité économique et financière
Description : Veuillez consulter les documents de marché.
Critère :
Type : Capacité technique et professionnelle
Description : Veuillez consulter les documents de marché.

5.1.10 Critères d’attribution

Critère :
Type : Prix
Nom :
Description : Veuillez consulter les documents de marché.
Catégorie du critère d’attribution seuil : Pondération (pourcentage, valeur exacte)
Nombre critère d’attribution : 100
Description de la méthode à utiliser si la pondération ne peut être exprimée par des critères :
Justification de l’absence d’indication de la pondération des critères d’attribution :

5.1.11 Documents de marché

5.1.12 Conditions du marché public

Conditions de présentation :
Présentation par voie électronique : Requise
Langues dans lesquelles les offres ou demandes de participation peuvent être présentées : bulgare, tchèque, danois, allemand, grec, anglais, espagnol, estonien, finnois, français, irlandais, croate, hongrois, italien, lituanien, letton, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois
Catalogue électronique : Non autorisée
Date limite de réception des offres : 28/05/2025 17:00 +02:00
Date limite de validité de l’offre : 6 Mois
Informations relatives à l’ouverture publique :
Date d'ouverture : 03/06/2025 14:30 +02:00
Conditions du marché :
Le marché doit être exécuté dans le cadre de programmes d’emplois protégés : Non
Facturation en ligne : Autorisée
La commande en ligne sera utilisée : non
Le paiement en ligne sera utilisé : oui

5.1.15 Techniques

Accord-cadre :
Accord-cadre, sans remise en concurrence
Informations sur le système d’acquisition dynamique :
Pas de système d’acquisition dynamique

5.1.16 Informations complémentaires, médiation et réexamen

Organisation chargée des procédures de recours : Cour de justice de l’Union européenne -

8. Organisations

8.1 ORG-0001

Nom officiel : Committee of the Regions of the European Union, CDR - Committee of the Regions of the European Union
Numéro d’enregistrement : COR
Département : SG - General Secretariat,SC.L - Directorate for Logistics,SC.L.INFRA - Infrastructure
Adresse postale : , Rue Belliard/Belliardstraat 101
Ville : Brussels
Code postal : B-1040
Subdivision pays (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Pays : Belgique
Adresse électronique : procurement-pgfc@cor.europa.eu
Téléphone : +32 2 282 22 11
Adresse internet : https://cor.europa.eu/en
Rôles de cette organisation :
Acheteur
Chef de groupe
Centrale d’achat qui passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à d’autres acheteurs

8.1 ORG-0002

Nom officiel : European Economic and Social Committee
Numéro d’enregistrement : EESC
Adresse postale : , Rue Belliard/Belliardstraat 99
Ville : Brussels
Code postal : B-1040
Subdivision pays (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Pays : Belgique
Adresse électronique : procurement-pgfc@cor.europa.eu
Téléphone : +32 2 282 22 11
Rôles de cette organisation :
Acheteur

8.1 ORG-0003

Nom officiel : Cour de justice de l’Union européenne
Numéro d’enregistrement : CURIA
Adresse postale : Rue du Fort Niedergrünewald
Ville : Luxembourg
Code postal : L-2925
Subdivision pays (NUTS) : Luxembourg ( LU000 )
Pays : Luxembourg
Adresse électronique : GC.Registry@curia.europa.eu
Téléphone : +352 4303-1
Adresse internet : http://curia.europa.eu
Rôles de cette organisation :
Organisation chargée des procédures de recours

8.1 ORG-0004

Nom officiel : Commission européenne
Numéro d’enregistrement : EUCOM
Adresse postale : Mondrian (CDMA), Rue du Champ de Mars 21
Ville : Brussels
Code postal : B-1050
Subdivision pays (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Pays : Belgique
Adresse électronique : procurement-pgfc@cor.europa.eu
Téléphone : +32 2 299 11 11
Rôles de cette organisation :
TED eSender
Informations relatives à l’avis
Identifiant/version de l’avis : b3285c5b-146c-4171-aba8-d58c578e3495 - 01
Type de formulaire : Mise en concurrence
Type d’avis : Avis de marché ou de concession – régime ordinaire
Date d’envoi de l’avis : 04/04/2025 09:17 +02:00
Langues dans lesquelles l’avis en question est officiellement disponible : français
Numéro de publication de l’avis : 00222393-2025
Numéro de publication au JO S : 68/2025
Date de publication : 07/04/2025