Levering, implementatie, onderhoud en ondersteuning van een softwareoplossing voor inschrijvingen, groepsbezoeken en reservatie van zalen

Lokaal bestuur Beringen is voor verschillende diensten op zoek naar een inschrijvings- en reservatieplatform voor het divers aanbod aan activiteiten die vanuit de stadsdiensten georganiseerd worden. Dit aanbod kan zowel gericht zijn op individuen als op groepen. Primaire diensten die zullen gebruik maken van dit overkoepelende boekingssysteem: - VISIT Beringen …

CPV: 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Place of execution:
Levering, implementatie, onderhoud en ondersteuning van een softwareoplossing voor inschrijvingen, groepsbezoeken en reservatie van zalen
Awarding body:
Stad Beringen
Award number:
PPP066-3720/5165/D2025bkr447

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stad Beringen
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Levering, implementatie, onderhoud en ondersteuning van een softwareoplossing voor inschrijvingen, groepsbezoeken en reservatie van zalen
Beschrijving : Lokaal bestuur Beringen is voor verschillende diensten op zoek naar een inschrijvings- en reservatieplatform voor het divers aanbod aan activiteiten die vanuit de stadsdiensten georganiseerd worden. Dit aanbod kan zowel gericht zijn op individuen als op groepen. Primaire diensten die zullen gebruik maken van dit overkoepelende boekingssysteem: - VISIT Beringen (ticketing bezoekers Mijnmuseum, gegidste rondleidingen, Mijnzondagen, fietsverhuur, reservatie speeltuin, …) - Bibliotheek (schoolbezoeken, voorleesnamiddagen, workshops, …) - Dienstencentrum Klitsberg (maaltijden, buurtrestaurant, workshops, …) Daarnaast moet de software eenvoudig kunnen worden uitgebreid om ook de werking van andere diensten te ontlasten, we denken hierbij aan: - Dienst samenleven (interculturele activiteiten, digisessies, …) - Dienst ondernemen (ondernemersactiviteiten) - Strategische cel omgeving (Beringen Boomt) Gezien de huidige overeenkomst m.b.t. zaalreservatie afloopt, dient de software tevens een oplossing te bieden voor het verhuur van zalen en hieraan gekoppelde faciliteiten. Concreet betreffen dit momenteel een 16-tal complexen met een 100-tal zalen (opgelet: gecombineerde zaaldelen worden meegeteld als aparte zaal). In het huidig zaalreservatiesysteem werden momenteel een 900-tal klanten geregistreerd (particulieren, feitelijke verenigingen, organisatie/vereniging). Opgelet: ook hier geldt dat de software flexibel moet zijn in het aantal complexen/zalen alsook in het aantal klanten zodat het gebruik eenvoudig kan worden uitgebreid. Voor de complexen van de dienst cultuur kan bijkomend bepaald materiaal gekoppeld aan de zalen worden uitgeleend. Looptijd: De voorziene looptijd van de opdracht bedraagt 8 jaar (basisopdracht van 4 jaar met 4 stilzwijgende verlengingen van telkens 12 maanden). De bovenvermelde looptijd van 8 jaar start na de definitieve oplevering van de implementatiefase.
Identificatiecode van de procedure : 1c40fe29-271d-40df-81f3-c008c8e902ad
Interne identificatiecode : PPP066-3720/5165/D2025bkr447
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Levering, implementatie, onderhoud en ondersteuning van een softwareoplossing voor inschrijvingen, groepsbezoeken en reservatie van zalen
Beschrijving : Lokaal bestuur Beringen is voor verschillende diensten op zoek naar een inschrijvings- en reservatieplatform voor het divers aanbod aan activiteiten die vanuit de stadsdiensten georganiseerd worden. Dit aanbod kan zowel gericht zijn op individuen als op groepen. Primaire diensten die zullen gebruik maken van dit overkoepelende boekingssysteem: - VISIT Beringen (ticketing bezoekers Mijnmuseum, gegidste rondleidingen, Mijnzondagen, fietsverhuur, reservatie speeltuin, …) - Bibliotheek (schoolbezoeken, voorleesnamiddagen, workshops, …) - Dienstencentrum Klitsberg (maaltijden, buurtrestaurant, workshops, …) Daarnaast moet de software eenvoudig kunnen worden uitgebreid om ook de werking van andere diensten te ontlasten, we denken hierbij aan: - Dienst samenleven (interculturele activiteiten, digisessies, …) - Dienst ondernemen (ondernemersactiviteiten) - Strategische cel omgeving (Beringen Boomt) Gezien de huidige overeenkomst m.b.t. zaalreservatie afloopt, dient de software tevens een oplossing te bieden voor het verhuur van zalen en hieraan gekoppelde faciliteiten. Concreet betreffen dit momenteel een 16-tal complexen met een 100-tal zalen (opgelet: gecombineerde zaaldelen worden meegeteld als aparte zaal). In het huidig zaalreservatiesysteem werden momenteel een 900-tal klanten geregistreerd (particulieren, feitelijke verenigingen, organisatie/vereniging). Opgelet: ook hier geldt dat de software flexibel moet zijn in het aantal complexen/zalen alsook in het aantal klanten zodat het gebruik eenvoudig kan worden uitgebreid. Voor de complexen van de dienst cultuur kan bijkomend bepaald materiaal gekoppeld aan de zalen worden uitgeleend. Looptijd: De voorziene looptijd van de opdracht bedraagt 8 jaar (basisopdracht van 4 jaar met 4 stilzwijgende verlengingen van telkens 12 maanden). De bovenvermelde looptijd van 8 jaar start na de definitieve oplevering van de implementatiefase.
Interne identificatiecode : D2025bkr447_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Collegestraat 1
Stad : Beringen
Postcode : 3580
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Hasselt ( BE224 )
Land : België
Aanvullende informatie : Stad Beringen

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 48 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 4
Overige informatie over verlengingen : De opdracht bevat vier verlengingen.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de laatste drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.Minimumeisen: Uit de referentielijst moet blijken dat de gevraagde software bij minimum 1 lokaal bestuur succesvol geïmplementeerd. Een bewijs van goede uitvoering van dat lokaal bestuur met opgave van contactgegevens van de contactpersoon, ter controle van de referentie, wordt bijgevoegd als bijlage aan de kandidaatstelling.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving : Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Algemene werking, functionaliteiten en koppelingen
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : SLA
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Implementatieplan
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/3720/66/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Borgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 12/05/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Stad Beringen -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad van State -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Stad Beringen -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stad Beringen
Registratienummer : BE 0207465281
Postadres : Collegestraat 1
Stad : Beringen
Postcode : 3580
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Hasselt ( BE224 )
Land : België
Contactpunt : Krisja Boons
Telefoon : +32 11430211
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : 0931814266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : f677ee02-eb36-46f5-ab19-437976a4ad8c - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 11/04/2025 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 11/04/2025 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00246540-2025
Nummer uitgave PB S : 74/2025
Datum van bekendmaking : 15/04/2025