Kantoorautomatisering

Een Europese aanbesteding voor de nieuwe kantoorautomatisering voor IPO Vereniging. De geschatte omvang bedraagt € 1.500.000 per jaar. Dit betreft geen omzetgarantie en inschrijver kan hier ook geen rechten aan ontlenen. De maximale waarde van de raamovereenkomst bedraagt 200% van de geschatte omvang. Op basis van de maximale lengte van …

CPV: 72513000 Office automation services
Deadline:
May 6, 2025, 2 p.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Kantoorautomatisering
Awarding body:
BIJ12 namens IPO
Award number:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : BIJ12 namens IPO
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Kantoorautomatisering
Beschrijving : Een Europese aanbesteding voor de nieuwe kantoorautomatisering voor IPO Vereniging. De geschatte omvang bedraagt € 1.500.000 per jaar. Dit betreft geen omzetgarantie en inschrijver kan hier ook geen rechten aan ontlenen. De maximale waarde van de raamovereenkomst bedraagt 200% van de geschatte omvang. Op basis van de maximale lengte van de raamovereenkomst bedraagt de maximale waarde €24.000.000
Identificatiecode van de procedure : fd207e33-f68b-4f8c-bff1-25598140dd19
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Gekozen is om deze Opdracht Europees aan te besteden via een zogenaamde openbare aanbestedingsprocedure. Deze keuze is hoofdzakelijk gebaseerd op:  Omvang van de opdracht De omvang van de opdracht is zodanig dat het een breed scala aan mogelijke leveranciers aantrekt. Een openbare procedure stelt ons in staat om de verschillende aanbiedingen goed te vergelijken en een weloverwogen keuze te maken. Door de openbaarheid van het proces kunnen we een breed aantal inschrijvers betrekken, wat zorgt voor een grotere kans op het vinden van de beste prijs-kwaliteitverhouding.  Aantal potentiële Inschrijvers Kantoorautomatisering betreft een breed en dynamisch vakgebied, met een groot aantal potentiële leveranciers, zowel nationaal als internationaal. Een openbare procedure biedt gelijke kansen voor alle geïnteresseerde partijen om in te schrijven, wat de concurrentie vergroot en zo leidt tot betere aanbiedingen. Dit is van essentieel belang voor het verkrijgen van de beste oplossing voor de organisatie.  Gewenst eindresultaat Het gewenste eindresultaat van deze aanbesteding is het verkrijgen van een oplossing die niet alleen voldoet aan de functionele en technische eisen, maar ook een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding biedt. Door de transparantie van de openbare aanbestedingsprocedure wordt de kans vergroot dat we meerdere geschikte inschrijvers kunnen evalueren, wat bijdraagt aan het behalen van het gewenste eindresultaat.  Complexiteit van de opdracht De complexiteit van de opdracht, met de diverse technische en functionele eisen op het gebied van kantoorautomatisering, vereist een zorgvuldige en gedetailleerde selectie van aanbieders. Een openbare aanbesteding biedt een gestructureerd en eerlijk proces, waarin de inschrijvers gedwongen worden om hun voorstellen op een duidelijke en transparante manier in te dienen. Dit stelt ons in staat om de meest geschikte leverancier te selecteren die de benodigde expertise en capaciteit biedt om de opdracht succesvol uit te voeren.  Type van de opdracht en het karakter van de markt Kantoorautomatisering is een sector met veel concurrentie en constante innovatie. De keuze voor een openbare aanbestedingsprocedure weerspiegelt het karakter van de markt, die openstaat voor een breed scala aan technologieën en oplossingen. Door het gebruik van een openbare procedure kunnen we profiteren van de nieuwste ontwikkelingen en kunnen we leveranciers van verschillende groottes en achtergronden betrekken, wat de kans vergroot om de meest geavanceerde en kosteneffectieve oplossing te vinden.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72513000 Kantoorautomatiseringsdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Nederland

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Kantoorautomatisering
Beschrijving : Zie aanbestedingsleidraad De geschatte omvang van perceel 1 bedraagt € 1.500.000 per jaar. Dit betreft geen omzetgarantie en inschrijver kan hier ook geen rechten aan ontlenen. De maximale waarde van de raamovereenkomst bedraagt 200% van de geschatte omvang. Op basis van de maximale lengte van de raamovereenkomsten bedraagt de maximale waarde voor perceel 1 €24.000.000
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72513000 Kantoorautomatiseringsdiensten
Opties :
Beschrijving van de opties : Er is sprake van een raamovereenkomst voor beide percelen met een initiële looptijd van 48 maanden. Na het verstrijken van deze periode heeft de Aanbestedende dienst de mogelijkheid de Opdracht 2 maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens 24 maanden.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Nederland

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 96 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : Er is sprake van een raamovereenkomst voor beide percelen met een initiële looptijd van 48 maanden. Na het verstrijken van deze periode heeft de Aanbestedende dienst de mogelijkheid de Opdracht 2 maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens 24 maanden.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Samenwerking
Beschrijving : Zie aanbestedingsleidraad par. 5.4
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Implementatie
Beschrijving : Zie aanbestedingsleidraad 5.4
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Presentatie
Beschrijving : Zie aanbestedingsleidraad 5.6.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Ingevulde Prijzenblad
Beschrijving : Zie aanbestedingsleidraad par 5.7
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 40
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 04/04/2025 14:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Indienen aanbiedingsbrief-indienen correct ingevuld UEA document
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 06/05/2025 14:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 06/05/2025 14:01 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen
Rechtsvorm die moet worden aangenomen door een combinatie van inschrijvers aan wie een opdracht wordt gegund : uittreksel Handelsregister

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : De keuze om raamovereenkomsten aan te gaan voor een maximum van 8 jaar hangt sa-men met de investeringen en migraties die nodig zijn om de dienstverlening volledig in te richten. De investeringen die gedaan zullen moeten worden om de dienstverlening volle-dig en op een effectieve manier in te richten, zowel aan de kant van de Opdrachtgever als Opdrachtnemer, zijn naar het oordeel van Aanbestedende dienst dusdanig hoog dat er wordt gekozen voor een raamovereenkomst met een maximum van 8 jaar.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : BIJ12 namens IPO - Rechtbank Den Haag
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : BIJ12 namens IPO -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : BIJ12 namens IPO -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : BIJ12 namens IPO -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : BIJ12 namens IPO
Registratienummer : 191745967
Postadres : Herengracht 23
Stad : Den Haag
Postcode : 2511 EG
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Contactpunt : Zhen Ma
Telefoon : +31 630217321
Internetadres : http://www.bij12.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Stad : Den Haag
Postcode : 2595AJ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Contactpunt : Griffie
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : c77b9f35-291a-409c-aa80-cc460c51b19d - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 28/02/2025 13:26 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00139132-2025
Nummer uitgave PB S : 43/2025
Datum van bekendmaking : 03/03/2025