IT-system til administration af ph.d.-uddannelses livscyklus mv.

DTU ønsker at købe et IT-system, der omfavner og kan administrere en ph.d.-uddannelses livscyklus og alle dens interessenter. DTU ønsker at købe et IT-system, der omfavner og kan administrere en ph.d.-uddannelses livscyklus og alle dens interessenter.

CPV: 75121000 Administrative educational services, 48931000 Training software package, 80000000 Education and training services, 80300000 Higher education services, 80521000 Training programme services
Place of execution:
IT-system til administration af ph.d.-uddannelses livscyklus mv.
Awarding body:
Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Award number:
9288

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Køberens retlige status : Offentligretligt organ
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Uddannelse

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : IT-system til administration af ph.d.-uddannelses livscyklus mv.
Beskrivelse : DTU ønsker at købe et IT-system, der omfavner og kan administrere en ph.d.-uddannelses livscyklus og alle dens interessenter.
Identifikator for proceduren : 403f424b-2dc1-4b1c-8a14-ad905d4522c4
Tidligere bekendtgørelse : 813f73e1-9f69-41fb-84e1-baa2bfb67750-01
Intern ID : 9288
Udbudsprocedure : Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse
Begrundelse for hasteproceduren :
Hovedpunkterne i proceduren :

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 75121000 Administrative tjenester på uddannelsesområdet
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48931000 Programpakke til uddannelsesformål
Supplerende klassifikation ( cpv ): 80000000 Uddannelse og undervisning
Supplerende klassifikation ( cpv ): 80300000 Videregående uddannelse
Supplerende klassifikation ( cpv ): 80521000 Uddannelsesprogrammer

2.1.2 Udførelsessted

By : Kgs. Lyngby
Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )
Land : Danmark

2.1.4 Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet
Yderligere oplysninger : DTU ønsker at købe systemet ved en 5-årig aftale ved følgende priser: • kr. 630.000 om året med en bindingsperiode på 5 år. • kr. 150.000 for implementering. • kr. 299.250 for integrationer til andre DTU-systemer. I alt kr. 3.599.250 over 5 år. Det kommende administrative IT-system skal kunne omfavne hele ph.d.-uddannelsens livscyklus, og alle dens interessenter i ét samlet system.
Retsgrundlag :
Direktiv 2014/24/EU

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0000

Titel : IT-system til administration af ph.d.-uddannelses livscyklus mv.
Beskrivelse : DTU ønsker at købe et IT-system, der omfavner og kan administrere en ph.d.-uddannelses livscyklus og alle dens interessenter.
Intern ID : 9288

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 75121000 Administrative tjenester på uddannelsesområdet
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48931000 Programpakke til uddannelsesformål
Supplerende klassifikation ( cpv ): 80000000 Uddannelse og undervisning
Supplerende klassifikation ( cpv ): 80300000 Videregående uddannelse
Supplerende klassifikation ( cpv ): 80521000 Uddannelsesprogrammer

5.1.2 Udførelsessted

By : Kgs. Lyngby
Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger :

5.1.3 Anslået varighed

Varighed : 5 År

5.1.6 Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler
Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja
Yderligere oplysninger : DTU ønsker at købe systemet ved en 5-årig aftale ved følgende priser: • kr. 630.000 om året med en bindingsperiode på 5 år. • kr. 150.000 for implementering. • kr. 299.250 for integrationer til andre DTU-systemer. I alt kr. 3.599.250 over 5 år. Det kommende administrative IT-system skal kunne omfavne hele ph.d.-uddannelsens livscyklus, og alle dens interessenter i ét samlet system.

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium :
Type : Pris
Navn : Pris
Beskrivelse : Leverandørens pris er afgørende.
Vægtning (procentdel, præcis) : 100
Beskrivelse af den metode, der skal anvendes, hvis vægtningen ikke kan udtrykkes ved hjælp af kriterier :
Begrundelse for ikke at angive vægtningen af tildelingskriterierne :

5.1.12 Udbudsvilkår

Oplysninger om klagefrister : Klage over, at ordregiver i strid med udbudsloven har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder en begrundelse for ordregivers beslutning om at tildele kontrakten direkte, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 3.

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale :
Ingen rammeaftale
Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :
Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud
Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angånde skatter på det sted, hvor kontrakten skal udføres : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten : Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Organisation, der udfører betalingen : Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Organisation, der underskriver kontrakten : Danmarks Tekniske Universitet - DTU
TED eSender : Mercell Holding ASA

6. Resultater

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 3 599 250 Dansk krone
Direkte tildeling :
Begrundelse for direkte tildeling : Kontrakten kan kun tildeles af en bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager
Anden begrundelse : Et nyt administrativt IT-system skal kunne håndtere og leve op til den danske universitetslov, Ph.d.-bekendtgørelse og Akademikernes overenskomst. Dette er essentielt for at sikre, at alle processer og procedurer er i overensstemmelse med de gældende love og regler, hvilket er afgørende for universitetets legitimitet og troværdighed. Systemet skal kunne udarbejde og rapportere data til Danmarks Statistik. Dette er vigtigt for at kunne levere præcise og rettidige data, som er nødvendige for nationale statistikker og analyser, der understøtter beslutningstagning på både institutionelt og nationalt niveau. Systemet skal kunne håndtere digitale godkendelses flows, hvilket inkluderer alt fra administrative godkendelser til dokumenthåndtering. Dette sikrer en smidig og effektiv administration af godkendelsesprocesser, hvilket er afgørende for både studerende, vejledere og administrative medarbejdere. Det skal også være et redskab til udsendelse og bedømmelse af ph.d.-afhandlinger. Dette er vigtigt for at sikre en struktureret og gennemsigtig proces for både ph.d.-studerende og bedømmelsesudvalg, samt mindske den betydelige administrative byrde. Automatisk datoberegning er en funktion, der vil lette administrative byrder ved at sikre præcise og rettidige påmindelser om vigtige deadlines og tidsfrister, men også sikre mod en betydelig mængde fejl der opstår ved manuelle beregninger af komplekse forhold. Systemet skal kunne håndtere forskelligartede grupper, roller og adgange, hvilket betyder, at det skal kunne tilpasses forskellige brugeres behov og rettigheder. Dette er vigtigt for at sikre, at alle brugere har adgang til de nødvendige funktioner og informationer, uden at kompromittere sikkerheden. Opsætning af indgange med rolle-specifik information sikrer, at brugerne får relevant og målrettet information, hvilket øger effektiviteten og brugervenligheden af systemet. Det kommende IT-system skal understøtte de administrative behov på en smidig og tidsbesparende måde, der sikrer brugerne mod forsinkelser og betydelige administrative byrder. Konsekvensen heraf er forsinkelser i administration, hvilket betyder økonomiske konsekvenser i forhold til at miste legater og fonde, utilfredshed og et ikke-tilfredsstillende studieforløb. Yderligere begrundelse for direkte tildeling: DTU vurderer i medfør af udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2, ud fra ovenstående argumentation, at det pågældende indkøb kun kan leveres af en bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager.

6.1 Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Der er udvalgt mindst én vinder.

6.1.2 Oplysninger om vinderne

Vinder :
Officielt navn : Research Planner ApS
Tilbud :
Tilbud – Identifikator : 375004
ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000
Værdien af tilbuddet : 3 599 250 Dansk krone
Underentreprise : Nej
Kontraktoplysninger :
Identifikator for kontrakten : 9288
Titel : Kontrakt om indkøb af IT-system til brug for ph.d.-uddannelser.
Datoen for udvælgelsen af det vindende tilbud : 01/10/2024
Dato for indgåelse af kontrakten : 08/10/2024
Kontrakten tildeles som led i en rammeaftale : nej
Organisation, der underskriver kontrakten : Danmarks Tekniske Universitet - DTU

6.1.4 Statistiske oplysninger

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :
Type modtagne indgivelser : Tilbud
Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 1

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Danmarks Tekniske Universitet - DTU
Registreringsnummer : 30060946
Postadresse : Anker Engelunds Vej 1
By : Kgs. Lyngby
Postnummer : 2800
Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )
Land : Danmark
Enhed : Marianne Dauding
Telefon : +45 33344398
Internetadresse : https://www.dtu.dk/
Denne organisations roller :
Køber
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline
Organisation, der underskriver kontrakten
Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten
Organisation, der udfører betalingen

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud
Registreringsnummer : 37795526
Postadresse : Nævnenes hus, Toldboden 2
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )
Land : Danmark
Telefon : +45 35291000
Internetadresse : http://www.kfst.dk/
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Registreringsnummer : 10294819
Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35
By : Valby
Postnummer : 2500
Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )
Land : Danmark
Telefon : +45 41715000
Internetadresse : http://www.kfst.dk
Denne organisations roller :
Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angånde skatter på det sted, hvor kontrakten skal udføres

8.1 ORG-0004

Officielt navn : Research Planner ApS
Registreringsnummer : 40671315
Postadresse : Nyelandsvej 16 1 th
By : Frederiksberg
Postnummer : 2000
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Telefon : +4530145354
Denne organisations roller :
Tilbudsgiver
Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1 ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA
Registreringsnummer : 980921565
Postadresse : Askekroken 11
By : Oslo
Postnummer : 0277
Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )
Land : Norge
Enhed : eSender
Telefon : +47 21018800
Fax : +47 21018801
Internetadresse : http://mercell.com/
Denne organisations roller :
TED eSender

11. Oplysninger om bekendtgørelsen

11.1 Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : 63cf464f-5c55-4615-9942-2d4b62783f2e - 01
Formulartype : Resultater
Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 14/10/2024 06:22 +00:00
Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 15/10/2024 05:34 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

11.2 Oplysninger om offentliggørelsen

Bekendtgørelsesnummer : 00625927-2024
EUT-S-nummer : 202/2024
Offentliggørelsesdato : 16/10/2024