Innovatives Veranstaltungsmanagement 2025-2028

Der Auftraggeber) sucht eine Agentur für die Konzeption und Durchführung von innovativen Veranstaltungen in analoger, reiner online und hybrider Form. Derzeit liegt der Bedarf bei 1-2 größere Veranstaltungen pro Jahr mit jeweils bis zu max. 350 Teilnehmer:innen (analoger Raum) sowie weitere Begleitveranstaltungen und einer generellen unterjährigen Teilnehmer:innen- bzw. Communitybetreuung. Innovatives …

CPV: 79952000 Event services
Place of execution:
Innovatives Veranstaltungsmanagement 2025-2028
Awarding body:
Republik Österreich (Bund), vertreten durch den Bundesminister für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport
Award number:
187873

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Republik Österreich (Bund), vertreten durch den Bundesminister für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport
Rechtsform des Erwerbers : Zentrale Regierungsbehörde
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Innovatives Veranstaltungsmanagement 2025-2028
Beschreibung : Der Auftraggeber) sucht eine Agentur für die Konzeption und Durchführung von innovativen Veranstaltungen in analoger, reiner online und hybrider Form. Derzeit liegt der Bedarf bei 1-2 größere Veranstaltungen pro Jahr mit jeweils bis zu max. 350 Teilnehmer:innen (analoger Raum) sowie weitere Begleitveranstaltungen und einer generellen unterjährigen Teilnehmer:innen- bzw. Communitybetreuung.
Kennung des Verfahrens : a374cb3b-eb1d-41d1-8a09-790b32f0d9b8
Interne Kennung : 200977
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Wien ( AT130 )
Land : Österreich

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 600 000 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 780 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-4723

Titel : Innovatives Veranstaltungsmanagement
Beschreibung : Innovatives Veranstaltungsmanagement
Interne Kennung : 200977

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79952000 Event-Organisation

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Wien ( AT130 )
Land : Österreich
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 18/02/2025
Laufzeit : 48 Monat

5.1.5 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 780 000 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 780 000 Euro

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung :
Beschreibung : Grundsätzliche Überlegungen und Innovationskraft der Konzeption
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 26
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung :
Beschreibung : Arbeitsorganisation und Kommunikation
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 15
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung :
Beschreibung : Präsentationsperformance
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 10
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Durchführung einer Veranstaltung in physischer Form mit maximal 350 Teilnehmer:innen an einem Veranstal-tungstag
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 8
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Durchführung einer Veranstaltung in physischer Form mit maximal 350 Teilnehmer:innen an zwei Halbtagen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 2
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Durchführung einer Veranstaltung im Hybridformat mit maximal 150 Teilnehmer:innen vor Ort sowie externe Teilnehmer:Innen online (150 - 500) an einem Veranstaltungstag
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 8
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Durchführung einer Veranstaltung im Hybridformat mit maximal 150 Teilnehmer:innen vor Ort sowie externe Teil-nehmer:Innen online (150 - 500) an zwei Halbtagen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 2
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Durchführung einer Veranstaltung im Onlineformat mit maximal 10 Teilnehmer:innen vor Ort (Panellist:innen) sowie externe Teilnehmer:Innen online (150 - 500) an einem Veranstal-tungstag
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 8
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Durchführung einer Veranstaltung im Onlineformat mit maximal 10 Teilnehmer:innen vor Ort (Panellist:innen) sowie externe Teilnehmer:Innen online (150 - 500) an zwei Halbtagen
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 2
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für Streaming für bis zu 150 online Teilnehmer:innen pro Stunde
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 1
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für Streaming für bis zu 300 online Teilnehmer:innen pro Stunde
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 1
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für Streaming für bis zu 500 online Teilnehmer:innen pro Stunde
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 1
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Erstellung von Pre-Recordings (remote) pro Video pro Stunde
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 2
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Produktion eines Highlightvideos pro Veranstaltung
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 2
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für die Erstellung einer Website (Eventplattform) pro Veranstaltungsserie
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 3
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis für den laufenden Betrieb und das Teilnehmer:innen Management einer Website (Eventplattform) für eine Veranstal-tungsserie pro Monat
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 3
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Mischstundensatz für Projektmanagement (außerhalb der bereits angegebenen Kosten)
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 2
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Mischstundensatz für Techniker:innen (außerhalb der bereits angegebenen Kosten)
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 2
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Mischstundensatz für Grafiker:innen (außerhalb der bereits an-gegebenen Kosten)
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 2
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Bundesverwaltungsgericht

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : 780 000 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-4723

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : Brutkasten Media GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : Angebot vom 3.12.2024
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-4723
Wert der Ausschreibung : 780 000 Euro
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet : nein
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : Innovatives Veranstaltungsmanagement
Titel : Innovatives Veranstaltungsmanagement
Datum des Vertragsabschlusses : 18/02/2025
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : ja

8. Organisationen

8.1 ORG-1375

Offizielle Bezeichnung : Republik Österreich (Bund), vertreten durch den Bundesminister für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport
Registrierungsnummer : 9110025685708
Postanschrift : Radezkystraße 2
Stadt : Wien
Postleitzahl : 1030
Land, Gliederung (NUTS) : Wien ( AT130 )
Land : Österreich
Kontaktperson : TERZAKI & Partner GmbH; Geschäftsführerin Mag.a Alexandra Terzaki
Telefon : +43 13695978
Internetadresse : https://bmkoes.gv.at/
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer

8.1 ORG-3510

Offizielle Bezeichnung : Bundesverwaltungsgericht
Registrierungsnummer : 9110008059823
Postanschrift : Erdbergstraße 192-196
Stadt : Wien
Postleitzahl : 1030
Land, Gliederung (NUTS) : Wien ( AT130 )
Land : Österreich
Telefon : +43 160149
Internetadresse : https://www.bvwg.gv.at/
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-6373

Offizielle Bezeichnung : Brutkasten Media GmbH
Registrierungsnummer : 9110024850299
Stadt : Wien
Land : Österreich
Telefon : +43 6704088578
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Gewinner dieser Lose : LOT-4723

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : df33093f-4f94-4a5c-8a3a-64156e806b46 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 10/03/2025 10:18 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00156513-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 49/2025
Datum der Veröffentlichung : 11/03/2025