Inhuur wagenparkbeheer getrokken materieel

De Aanbestedende dienst nodigt u uit om in te schrijven op een Europese Aanbesteding voor het beheer van het wagenpark van het getrokken materieel. Een betrouwbare coördinatie van preventief en correctief onderhoud is essentieel voor een efficiënt beheer. De Opdrachtnemer is, in overleg met de Opdrachtgever, verantwoordelijk voor het volledige …

CPV: 50111100 Vehicle-fleet management services, 34000000 Transport equipment and auxiliary products to transportation, 34200000 Vehicle bodies, trailers or semi-trailers, 34900000 Miscellaneous transport equipment and spare parts, 50000000 Repair and maintenance services, 50111000 Fleet management, repair and maintenance services, 50111110 Vehicle-fleet-support services
Place of execution:
Inhuur wagenparkbeheer getrokken materieel
Awarding body:
Ministerie van Defensie
Award number:
T105079

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Ministerie van Defensie
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Defensie

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Inhuur wagenparkbeheer getrokken materieel
Beschrijving : De Aanbestedende dienst nodigt u uit om in te schrijven op een Europese Aanbesteding voor het beheer van het wagenpark van het getrokken materieel. Een betrouwbare coördinatie van preventief en correctief onderhoud is essentieel voor een efficiënt beheer. De Opdrachtnemer is, in overleg met de Opdrachtgever, verantwoordelijk voor het volledige onderhoudsproces. Dit omvat onder andere het tijdig inschakelen van gespecialiseerde onderhoudspartijen door Opdrachtnemer, het plannen en organiseren van preventief, correctief onderhoud inclusief bandenvervanging en schadeherstel, het waarborgen van de kwaliteitscontrole tijdens het hele proces en het afhandelen van de facturatie. Door een nauwe samenwerking met gespecialiseerde dienstverleners en een zorgvuldige planning, wordt de continuïteit en veiligheid van het materieel gewaarborgd. Het getrokken materieel wordt uitsluitend ingezet op het (veilige) Europese wegennet ten behoeve van intern transport voor de vredesbedrijfsoperaties.
Identificatiecode van de procedure : cb198b91-028b-4143-8005-a12c7a7f4574
Eerdere aankondiging : 4d9d3837-687b-4463-8d8e-672f65796887-01
Interne identificatiecode : T105079
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 50111100 Beheer van wagenpark
Aanvullende classificatie ( cpv ): 34000000 Vervoersmaterieel en bijbehorende producten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 34200000 Voertuigcarrosserieën, aanhangwagens of opleggers
Aanvullende classificatie ( cpv ): 34900000 Diverse transportmiddelen en onderdelen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50000000 Reparatie- en onderhoudsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50111000 Beheer, reparatie en onderhoud van wagenpark
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50111110 Ondersteunende diensten voor wagenpark

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 3 810 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Inhuur wagenparkbeheer getrokken materieel
Beschrijving : De Aanbestedende dienst nodigt u uit om in te schrijven op een Europese Aanbesteding voor het beheer van het wagenpark van het getrokken materieel. Een betrouwbare coördinatie van preventief en correctief onderhoud is essentieel voor een efficiënt beheer. De Opdrachtnemer is, in overleg met de Opdrachtgever, verantwoordelijk voor het volledige onderhoudsproces. Dit omvat onder andere het tijdig inschakelen van gespecialiseerde onderhoudspartijen door Opdrachtnemer, het plannen en organiseren van preventief, correctief onderhoud inclusief bandenvervanging en schadeherstel, het waarborgen van de kwaliteitscontrole tijdens het hele proces en het afhandelen van de facturatie. Door een nauwe samenwerking met gespecialiseerde dienstverleners en een zorgvuldige planning, wordt de continuïteit en veiligheid van het materieel gewaarborgd. Het getrokken materieel wordt uitsluitend ingezet op het (veilige) Europese wegennet ten behoeve van intern transport voor de vredesbedrijfsoperaties.
Interne identificatiecode : T105079

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 50111100 Beheer van wagenpark
Aanvullende classificatie ( cpv ): 34000000 Vervoersmaterieel en bijbehorende producten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 34200000 Voertuigcarrosserieën, aanhangwagens of opleggers
Aanvullende classificatie ( cpv ): 34900000 Diverse transportmiddelen en onderdelen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50000000 Reparatie- en onderhoudsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50111000 Beheer, reparatie en onderhoud van wagenpark
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50111110 Ondersteunende diensten voor wagenpark

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 4 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 1
Overige informatie over verlengingen : Een (1) verlenging van 4 jaar mogelijk dus 4 +4 = 8 jaar totaal

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 3 810 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Subgunningscriterium 1 - Plan van Aanpak
Beschrijving : Voor de uitvoering van dit project is het cruciaal dat de Aanbestedende dienst samenwerkt met een betrouwbare partner die bewezen expertise heeft binnen het vakgebied wagenparkbeheer en dit kan onderbouwen middels een gedegen Plan van Aanpak. Het succes van deze aanbesteding hangt af van de keuze van een partij die niet alleen de benodigde technische kennis en ervaring in huis heeft of hiervoor derden kan inschakelen, maar ook daadkrachtig handelt en strategisch meedenkt. Hieronder beschrijft de Aanbestedende dienst de verwachtingen om te waarborgen dat wij met een Inschrijver in zee gaan die een diepgaand begrip heeft van de uit te voeren werkzaamheden en met vertrouwen richting het gewenste eindresultaat kan werken. De Aanbestedende dienst verwacht daarbij: - Een samenwerking waarbij de leverancier proactief en strategisch betrokken is bij het beheer van onze vloot en onderhoud per voertuig. Dit houdt in dat wij een partij zoeken die in staat is om een real-time vlootlijst te bieden en effectief onderhoud te beheren via real-time systemen. - Een daadkrachtige aanpak voor het uitvoeren van passend en effectief (correctief) onderhoud, waarbij een nauwkeurige afstemming met de oorspronkelijke opdracht essentieel is. Passend en effectief wil zeggen dat het voertuig dusdanig wordt onderhouden dat het fuctioneel en veilig werkt en daarmee overbodige handelingen worden nagelaten. - Verantwoordelijkheidsbesef met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden en de verhouding tot de kosten. Wij verwachten dat de leverancier verantwoordelijkheid neemt voor zowel de kwaliteit van het werk als de daarmee gepaarde kosten. Het Plan van Aanpak dient de onderstaande punten helder te adresseren, met onderbouwing waar van toepassing: 1. Kostenbeheersing: Op welke wijze ondervangt de Inschrijver dat de Opdrachtgever niet onevenredig veel betaalt voor de uitgevoerde werkzaamheden zoals omschreven in het Programma van Eisen (PvE)? Omschrijf op welke wijze dit pro-actief zal worden gemanaged en welke maatregelen worden getroffen om deze risico's te verminderen. 2. Kostenbesparingen: Op welke wijze zorgt de Inschrijver voor kostenbesparingen op het gebied van (correctief) onderhoud en schadeherstel voor de Opdrachtgever? 3. Handelsperspectief bij Disproportionele Kosten of Werkzaamheden: Wat is het handelsperspectief indien de Inschrijver vaststelt dat de kosten van het correctieve onderhoud of schadeherstel niet proportioneel zijn en niet in verhouding staan tot de opdracht naar aanleiding van bijvoorbeeld een steekproef door de Opdrachtgever? Indien uit een steekproef blijkt dat de uitgevoerde werkzaamheden overbodig zijn hetzij niet in verhouding staan tot de kosten. Omschrijf op concrete en transparante wijze hoe de Inschrijvende partij zal handelen. Geef hierbij aan welke maatregelen zullen worden getroffen en wat hiervan de gevolgen zijn. 4. Contractuele Waarborgen: De Inschrijver dient een voorstel in waarin wordt toegelicht op welke wijze zij contractueel zullen waarborgen dat de kosten in relatie tot de (onderhoud- en schadeherstel) werkzaamheden reëel zijn, en zal tevens de gevolgen uiteenzetten voor de Inschrijver indien deze (onderhouds)kosten niet reëel blijken te zijn of indien onnodige werkzaamheden zijn uitgevoerd aan het getrokken materieel. Deze contractuele voorwaarde zal worden - met wederzijds goedvinden - toegevoegd aan de overheidsopdracht na gunning. 5. Onderhoudsplanning en -opvolging: Op welke wijze zorgt de Inschrijver voor een optimale onderhoudsplanning, afstemming en opvolging? 6. Garantieclaims: Op welke wijze draagt de Inschrijver zorg voor de juiste afwikkeling van garantieclaims in het geval van nieuwe voertuigen? 7. Ondersteuning bij Strandingen: Op welke wijze zorgt de Inschrijver voor optimale ondersteuning in het geval van (inter)nationale strandingen? 8. Doorlooptijd Optimalisatie: Op welke wijze bewaakt en optimaliseert de Inschrijver de doorlooptijd in het geval van onderhoud, bandenvervanging, schadeherstel, correctief onderhoud en vergelijkbare zaken? 9. Online Portal: Op welke wijze zorgt de Inschrijver voor een optimaal werkend online portal waarin voor de Opdrachtgever alle relevante informatie, zoals benoemd in het PvE, 24/7 beschikbaar is? 10. Differentiatie op de Markt: Op welke wijze onderscheidt de Inschrijver zich ten opzichte van de markt op het gebied van wagenparkbeheer? 11. Aanvullende Dienstverlening: Welke dienstverlening biedt de Inschrijver aan die niet eerder benoemd is door de Opdrachtgever maar wel binnen de management fee valt? 12. Beheer Basisinformatie: Op welke wijze beheert de Inschrijver de basisinformatie (kenteken, merk, type, leeftijd, fabrieksdocumentatie, foto's, etc.) en hoe zorgt de Inschrijver ervoor dat deze informatie up-to-date blijft? Aandachtspunten waarop beoordeeld wordt: De mate waarin de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) bijdragen aan het bereiken van de doelstelling. De mate waarin het aanbod SMART gemaakt is. De mate waarin de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) onderbouwd zijn. Uitleg: Het rapport dient duidelijk, concreet en volledig te zijn. De beoordelingscriteria zijn een limitatieve opsomming en ze staan niet in volgorde van belang. De criteria als gesteld zullen allemaal en als geheel worden overwogen. Omschrijf in het rapport zo concreet mogelijk de bovengenoemde criteria. De onderdelen van dit subgunningscriterium dienen beschreven te worden op maximaal vijf (5) pagina's A-4. Wanneer meer dan vijf (5) pagina's A-4 worden ingediend, zullen enkel de eerste vijf (5) pagina's A-4 worden beoordeeld. De documenten dienen geanonimiseerd (zonder bedrijfslogo, bedrijfsnaam en/of adres) ingeleverd te worden.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (per eenheid)
Gunningscriterium numerieke waarde : 672 000
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Subgunningscriterium 2 - Mitigeren van risico's
Beschrijving : De inschrijver dient inzichtelijk te maken welke risico's zij identificeert met betrekking tot het wagenparkbeheer en de uitvoering van de werkzaamheden en op welke wijze deze risico's worden gemitigeerd door middel van concrete maatregelen en beheersplannen. Aandachtspunten waarop beoordeeld wordt: De mate waarin de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) bijdragen aan het bereiken van de doelstelling. De mate waarin het aanbod SMART gemaakt is. De mate waarin de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) onderbouwd zijn. Uitleg: Het rapport dient duidelijk, concreet en volledig te zijn. De beoordelingscriteria zijn een limitatieve opsomming en ze staan niet in volgorde van belang. De criteria als gesteld zullen allemaal en als geheel worden overwogen. Omschrijf in het rapport zo concreet mogelijk de bovengenoemde criteria. De onderdelen van dit subgunningscriterium dienen beschreven te worden op maximaal twee (2) A-4. Wanneer meer dan twee (2) pagina's A-4 worden ingediend, zullen enkel de eerste twee (2) pagina's A-4 worden beoordeeld. De documenten dienen geanonimiseerd (zonder bedrijfslogo, bedrijfsnaam en/of adres) ingeleverd te worden.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (per eenheid)
Gunningscriterium numerieke waarde : 336 000
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Subgunningscriterium 3 - Duurzaamheidsrapport
Beschrijving : Voor deze aanbesteding hecht het Rijk waarde aan duurzaamheid, social return, klimaat en circulariteit. De Aanbestedende dienst streeft naar een postitieve bijdrage aan maatschappelijke uitdagingen, zoals het verminderen van de ecologische voetafdroek en het bevorderen van sociale inclusie. Daarom vraagt de Aanbestedende dienst de Inschrijver om een Duurzaamheidsplan op te stellen, waarin wordt uitgelegd hoe zij, en uitvoerende partijen, deze waarden waarborgen en bevorderen binnen de uitvoering van deze opdracht. Het plan moet specifiek ingaan op de maatregelen en acties die worden genomen om duurzaamheid op alle niveau's van de opdracht te integreren. Het door de Inschrijvende partij op te stellen duurzaamheidsplan dient minimaal de volgende onderdelen te bevatten: Welke duurzaamheidsmaatregelen momenteel worden toegepast in de bedrijfsprocessen in relatie tot deze opdracht. Dit kan onder meer betrekking hebben op het gebruik van milieuvriendelijke materialen, energie-efficientie en vermindering van de CO2 uitstoot; Een beschrijving van hoe de inschrijvende partij bijdraagt aan sociale inclusie, zoals het creeren van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het bieden van opleidings- en ontwikkelingskansen; Een toelichting op de stappen die worden genomen om de impact van klimaatverandering te beperken, inclusief eventuele maatregelen om de klimaatbestendigheid van de opdracht te versterken; Een beschrijving van de inzet op circulariteit, waaronder het hergebruik van materialen, het minimaliseren van afval en het stimuleren van een circulaire economie binnen het project. Het beoordelingsteam beoordeelt uw antwoord op de volgende criteria, allemaal in relatie tot de opdracht: Mate van aantoonbaarheid van getroffen duurzaamheidsmaatregelen; en Mate van effectiviteit van de duurzaamheidsmaatregelen; en Mate waarin duurzaamheidsmaatregelen doorgevoerd (geborgd) zijn in de bedrijfsprocessen. Uitleg: Het rapport dient duidelijk, concreet en volledig te zijn. De beoordelingscriteria zijn een limitatieve opsomming en ze staan niet in volgorde van belang. De criteria als gesteld zullen allemaal en als geheel worden overwogen. De onderdelen van dit subgunningscriterium dienen beschreven te worden op maximaal twee (2) pagina's A-4 . Wanneer meer dan twee (2) pagina's A-4 worden ingediend, zullen enkel de eerste twee (2) pagina's A-4 worden beoordeeld. De documenten dienen geanonimiseerd (zonder bedrijfslogo, bedrijfsnaam en/of adres) ingeleverd te worden.
Categorie van het gunningscriterium gewicht : Vaste waarde (per eenheid)
Gunningscriterium numerieke waarde : 112 000
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Rechtbank Den Haag -
Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Den Haag -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Ministerie van Defensie -

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 4 590 679,5 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : FleetcareXL
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : T105079
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 4 590 679,5 Euro
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : 4600128010
Titel : Dienstverleningsovereenkomst op basis van de ARVODI-2018 ten behoeve van het uitvoeren van wagenparkbeer voor het getrokken materieel van de witte vloot.
Datum waarop de winnaar is gekozen : 17/12/2024
Datum van sluiting van het contract : 23/01/2025

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Ministerie van Defensie
Registratienummer : 27370985
Postadres : Plein 4
Stad : 's-Gravenhage
Postcode : 2511CR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Contactpunt : Jasper Bal
Telefoon : +31647531814
Internetadres : https://www.mindef.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Registratienummer : 82946175
Postadres : Prins Clauslaan 60
Stad : Den Haag
Postcode : 2595 AJ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Telefoon : +31883622200
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie

8.1 ORG-0003

Officiële naam : FleetcareXL
De organisatie is een natuurlijk persoon
Registratienummer : 56198957
Postadres : Mac. Arthurweg 2
Stad : Veghel
Postcode : 5466AP
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Contactpunt : Maik van Vlerken
Telefoon : +629289034
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 2b5e33d1-b266-4149-8cf2-6038008b21a4 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 27/02/2025 08:42 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 27/02/2025 08:42 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00134716-2025
Nummer uitgave PB S : 42/2025
Datum van bekendmaking : 28/02/2025