Formele vergadertool t.b.v. gemeente Haarlem en Zandvoort

Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure 1 Overeenkomst met een Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van vijf jaar met de optie op verlenging met tweemaal een periode van vijf jaar, met betrekking tot de aanschaf en implementatie van een formele vergadertool. Het doel van deze aanbesteding is …

CPV: 72400000 Internet services, 48000000 Software package and information systems
Deadline:
Jan. 13, 2025, noon
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Formele vergadertool t.b.v. gemeente Haarlem en Zandvoort
Awarding body:
Gemeente Haarlem
Award number:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Haarlem
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Formele vergadertool t.b.v. gemeente Haarlem en Zandvoort
Beschrijving : Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure 1 Overeenkomst met een Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van vijf jaar met de optie op verlenging met tweemaal een periode van vijf jaar, met betrekking tot de aanschaf en implementatie van een formele vergadertool. Het doel van deze aanbesteding is het verwerven van een nieuwe vergadertool die voldoet aan de hedendaagse eisen en behoeften van de gemeente Haarlem en Zandvoort. Deze nieuwe applicatie moet de bestaande vergadertool iBabs vervangen, die sinds de implementatie in 2014 een significante groei in gebruik (van 50 naar 424 gebruikers) heeft doorgemaakt. De applicatie wordt gebruikt voor het ambtelijk en bestuurlijk besluitvormingsproces. De workflow van het besluitvormingsproces verloopt nu echter in twee applicaties (iBabs en in het DMS Verseon). De nieuwe vergadertool moet zorgen voor een integratie van het besluitvormingsproces binnen één applicatie (de vergadertool). De nieuwe vergadertool die 120.000 per jaar
Identificatiecode van de procedure : 838ca44b-ede0-4f1c-8ee6-b9a516d62e29
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : -

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72400000 Internetdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : haarlem

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 120 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : 1 perceel
Beschrijving : - 120000 per jaar
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72400000 Internetdiensten
Opties :
Beschrijving van de opties : Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure één (1) Overeenkomst met één (1) Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van vijf (5) jaar met de optie op verlenging met twee (2) maal een periode van vijf (5) jaar, met betrekking tot leveren van een vergader applicatie, tegen tenminste dezelfde voorwaarden.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : haarlem

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 60 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : met de optie op verlenging met twee (2) maal een periode van vijf (5) jaar, met betrekking tot leveren van een vergader applicatie, tegen tenminste dezelfde voorwaarden.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 120 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Implementatieplan
Beschrijving : zie leidraad.
Gewicht (punten, exact) : 35
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Migratieplan
Beschrijving : zie leidraad
Gewicht (punten, exact) : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Wensen
Beschrijving : zie leidraad
Gewicht (punten, exact) : 15
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Zie prijzenblad
Gewicht (punten, exact) : 30
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 25/11/2024 12:00 +01:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 13/01/2025 12:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 13/01/2025 12:30 +01:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen
Rechtsvorm die moet worden aangenomen door een combinatie van inschrijvers aan wie een opdracht wordt gegund : Beroepsbekwaamheid
Informatie over de termijnen voor beroep : 20 kalenderdagen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Haarlem
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Haarlem
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Haarlem
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeente Haarlem

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Haarlem
Registratienummer : 50647371
Postadres : Gedempte oudegracht 2
Stad : Haarlem
Postcode : 2011 GR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Contactpunt : Lisa Freeke
Telefoon : +31 14023
Internetadres : http://www.haarlem.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Digitaal via TenderNed
Stad : Haarlem
Postcode : 2011 GR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Contactpunt : Team Inkoop en Aanbesteding
Andere contactpunten :
Officiële naam : Digitaal via TenderNed
Stad : Haarlem
Postcode : 2011 GR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Contactpunt : Team Inkoop en Aanbesteden
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Postadres : Prins Clauslaan 60
Stad : Den Haag
Postcode : 2595 AJ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Holland
Postadres : Simon de Vrieshof 1
Stad : Haarlem
Postcode : 2019 HA
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883616100
Fax : +31 883610156
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

10. Wijziging van een aankondiging

Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd : 5476734a-1e1b-46a2-badc-6bd9f6aed3f1-01
Voornaamste reden voor de wijziging : Informatie bijgewerkt
Beschrijving : nvi 2 staat open

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 5476734a-1e1b-46a2-badc-6bd9f6aed3f1 - 02
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 21/11/2024 13:05 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00712837-2024
Nummer uitgave PB S : 228/2024
Datum van bekendmaking : 22/11/2024