Europees openbare aanbesteding Accountantsdienstverlening

Gemeente Coevorden wenst met ingang van 1 september 2025 de accountantsdienstverlening opnieuw aan te besteden, waarbij de gemeente op zoek is naar een pragmatische, constructieve en innovatieve samenwerkingspartner. De beoogde dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: • De certificerende functie, gericht op het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening. …

CPV: 79200000 Accounting, auditing and fiscal services
Deadline:
March 6, 2025, 10 a.m.
Deadline type:
Submitting a bid
Place of execution:
Europees openbare aanbesteding Accountantsdienstverlening
Awarding body:
Gemeente Coevorden
Award number:
53416-2024

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Coevorden
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Europees openbare aanbesteding Accountantsdienstverlening
Beschrijving : Gemeente Coevorden wenst met ingang van 1 september 2025 de accountantsdienstverlening opnieuw aan te besteden, waarbij de gemeente op zoek is naar een pragmatische, constructieve en innovatieve samenwerkingspartner. De beoogde dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: • De certificerende functie, gericht op het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening. Dit is inclusief de bijlagen behorende bij de ‘single information single audit’; • De natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie; • Bestuurlijke ondersteuner van de gemeenteraad; • Uitvoering van de interim-controle; • Algemene ondersteuning bij vraagstukken c.q. feedback geven daarover; • Adviseur van het college van Burgemeester en Wethouders met betrekking tot (bestuurlijke) informatievoorziening voor zover dit voortvloeit uit de interim- en jaarrekeningcontroles; • Het verstrekken van een accountantsoordeel bij diverse deelverklaringen. De geraamde waarde is € 100.000,- per jaar. De opdrachtwaarde bedraagt voor de totale looptijd van zes jaar € 600.000, -. Bovenstaande bedragen zijn exclusief btw. Let op: de gegevens over de omvang van de opdracht zijn een indicatie. U kunt geen rechten ontlenen aan deze raming.
Identificatiecode van de procedure : 405ffa15-b5f2-424c-b010-fffaa4614da4
Interne identificatiecode : 53416-2024
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : Wij voeren een Europese openbare aanbestedingsprocedure uit. Dit betekent dat iedereen die aan de eisen voldoet, een inschrijving kan indienen. Uw inschrijving is eenmalig en definitief, waardoor geen ruimte is voor onderhandelingen. De voertaal tijdens de aanbesteding en uitvoering van de opdracht is Nederlands. Alle documenten van u en ons zijn in het Nederlands, tenzij anders aangegeven. Wij hebben altijd het recht om de aanbesteding in te trekken of stop te zetten. U heeft in beginsel geen recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten en/of geleden schade. Wij beoordelen of er bijvoorbeeld: gezien de aard van de aanbesteding, de gemaakte kosten en de intrekkingsomstandigheden, toch een vergoeding voor gemaakte kosten en/of geleden schade verstrekt wordt. U krijgt geen vergoeding voor het opstellen en indienen van uw inschrijving.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79200000 Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Drenthe ( NL132 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Coevorden

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 600 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : Er zijn twee ronden gepland waarin vragen gesteld kunnen worden. Vragen kunnen tot de aangegeven dag en tijdstip in de planning worden ingediend aan de hand van het bijgevoegd Excelbestand of via de vraag-en-antwoord module van TenderNed. De datum en tijd waarop de vragen op TenderNed worden ingediend is leidend. Te laat ingediende vragen worden niet beantwoord, tenzij wij van mening zijn dat de vraag zo belangrijk is dat de beantwoording hiervan noodzakelijk is voor alle inschrijvers. In de tweede nota van inlichtingen kunt u alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen in de 1e Nota van Inlichtingen.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Europees openbare aanbesteding Accountantsdienstverlening
Beschrijving : In 2017 heeft een Europese aanbesteding voor de accountantsdienstverlening plaatsgevonden en deze loopt af per 31 augustus 2025. De behoefte om de accountantsdienstverlening via een marktpartij te laten verlopen blijft voortduren en daarom wordt er een Europese aanbesteding gestart. Het doel van deze aanbesteding is het contracteren van een kwalitatief goede accountant, die zijn werkzaamheden verricht conform wet- en regelgeving. Onder kwalitatieve goede accountant verstaan wij een pragmatische, constructieve en innovatieve samenwerkingspartner. De geraamde waarde is € 100.000,- per jaar. De opdrachtwaarde bedraagt voor de totale looptijd van zes jaar € 600.000, -. Bovenstaande bedragen zijn exclusief btw. Let op: de gegevens over de omvang van de opdracht zijn een indicatie. U kunt geen rechten ontlenen aan deze raming.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79200000 Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten
Opties :
Beschrijving van de opties : De beoogde ingangsdatum van de dienstverleningsovereenkomst (hierna: overeenkomst) is 1 september 2025. Het voornemen is om een overeenkomst aan te gaan met een vaste looptijd van twee jaar. Na deze initiële looptijd kan de overeenkomst, eenzijdig door opdrachtgever, onder gelijkblijvende voorwaarden, twee keer verlengd worden voor maximaal twee jaar per keer.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Drenthe ( NL132 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Coevorden

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/09/2025
Einddatum van de duur : 31/08/2027

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : Het voornemen is om een overeenkomst aan te gaan met een vaste looptijd van twee jaar. Na deze initiële looptijd kan de overeenkomst, eenzijdig door opdrachtgever, onder gelijkblijvende voorwaarden, twee keer verlengd worden voor maximaal twee jaar per keer.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 600 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Er zijn twee ronden gepland waarin vragen gesteld kunnen worden. Vragen kunnen tot de aangegeven dag en tijdstip in de planning worden ingediend aan de hand van het bijgevoegd Excelbestand of via de vraag-en-antwoord module van TenderNed. De datum en tijd waarop de vragen op TenderNed worden ingediend is leidend. Te laat ingediende vragen worden niet beantwoord, tenzij wij van mening zijn dat de vraag zo belangrijk is dat de beantwoording hiervan noodzakelijk is voor alle inschrijvers. In de tweede nota van inlichtingen kunt u alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen in de 1e Nota van Inlichtingen

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : G1 Prijsinvulformulier Bijlage D en Open Calculatie
Beschrijving : U moet uw prijs aanbieden in het prijsinvulformulier (bijlage D). U verklaart middels inschrijving dat alle eisen zoals vermeld in het programma van eisen, en zoals aangepast in de nota(’s) van inlichtingen, en alle wensen zoals door u aangeboden in de aangeboden prijzen verwerkt zijn. Het is niet toegestaan een nul prijs in te dienen. Het is wel toegestaan op onderdelen van een prijswens een nul prijs in te dienen als er sprake is van een optelsom. Het is absoluut niet toegestaan negatieve prijzen aan te bieden. Het niet invullen van (onderdelen van) het prijsinvulformulier leidt tot ongeldigheid van uw inschrijving. U geeft een open calculatie van de geoffreerde bedragen per jaar voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle van de programmarekening (inclusief interim-controle), de verantwoording SiSa en de natuurlijke adviesfunctie. Onder een open calculatie verstaan wij dat u aangeeft hoe uw inschrijvingsprijs is opgebouwd. Daarbij noemt u tenminste per onderdeel het aantal begrote uren en de gehanteerde tarieven. Deze onderbouwing voegt u toe bij uw Inschrijving. Bij facturering hanteert u dezelfde open calculatie. Uw Inschrijving gaat uit van een vaste totaalprijs per jaar. De vaste totaalprijs per jaar is gebaseerd op het pakket controlewerkzaamheden zoals genoemd in het Programma van Eisen.
Gewicht (punten, exact) : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G2.1 Controle Aanpak
Beschrijving : Wij willen graag inzicht in de controle aanpak die u gebruikt. Geef hierbij antwoord op de volgende vragen: • Op welke wijze betrekt u de (verbijzonderde) interne controle in de accountantscontrole? • Wat zijn uw verwachtingen ten aanzien van de ambtelijke organisatie als voorbereiding op de jaarrekeningcontrole en uw rol als risicodragend partner hierin? Wij ontvangen graag als bijlage een realistisch voorbeeld van een lijst met op te leveren stukken (telt niet mee voor het maximaal aantal pagina’s). • Op welke wijze zorgt u voor een goede samenwerking met de organisatie en het college? • Wat zijn volgens u de belangrijke communicatiemomenten? • Hoe waarborgt u de samenstelling en de kwalificaties van het controleteam zoals opleiding, ervaring gemeenten en overheden en/of bedrijfsleven? • Op welke wijze zet u innovatieve ontwikkelingen en/of software in voor een efficiënte accountantscontrole? • Op welke wijze gaat u om met stagnaties in de accountantscontrole en uw mogelijkheden om hier flexibel op in te spelen? Uw uitwerking beoordelen wij op: • de mate waarin u duidelijk en concreet maakt wat de door u voorgestelde werkwijze en aanpak is en hoe dit aansluit op onze behoefte/eisen; • de mate waarin uw beantwoording bijdraagt aan onze doelstellingen; • de mate waarin uw beantwoording realistisch, volledig en inzichtelijk is.
Gewicht (punten, exact) : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G2.2 Advisering college en raad
Beschrijving : Wij willen graag inzicht in de advisering aan college en raad. Geef hierbij antwoord op de volgende vragen: • Op welke wijze rapporteert u aan het college en de raad? Geef hierbij in eigen woorden weer hoe u de rol van het college en de gemeenteraad bij het vaststellen van de jaarrekening ziet. Maak ook inzichtelijk op welke wijze u de raad daarin ondersteunt en geef een voorbeeld van een managementletter en een accountantsverslag. • Op welke wijze helpt u de raad vooruit in de uitvoering van zijn controlerende rol? Geef hier in eigen woorden weer hoe u in het algemeen de controlerende rol van de gemeenteraad ziet. • Welke ideeën heeft u om de controlerende en/of kader stellende rol van de gemeenteraad van Coevorden te versterken? • Op welke wijze ondersteunt u het college en adviseert u bij het in control houden van de organisatie? Uw uitwerking beoordelen wij op: • de mate waarin u duidelijk en concreet maakt wat de door u voorgestelde werkwijze en aanpak is en hoe dit aansluit op onze behoefte/eisen; • de mate waarin uw beantwoording bijdraagt aan onze doelstellingen; • de mate waarin uw beantwoording realistisch, volledig en inzichtelijk is.
Gewicht (punten, exact) : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G2.3 Presentatie + Casus
Beschrijving : Wij willen graag inzicht krijgen in uw manier van werken door middel van een presentatie. Wij bieden u de mogelijkheid om punten te scoren door invulling te geven aan een vooraf gegeven casus. De presentatie duurt maximaal 45 minuten. De inrichting van de presentatie inclusief de verdeling van tijd kunt u naar eigen inzicht inrichten, waarbij het van belang is dat de gehele casus aan de orde komt. Leden van het beoordelingsteam kunnen toelichtende/verduidelijkende vragen stellen, hier dient binnen de gestelde tijd ruimte voor te zijn. De volgende faciliteiten zijn aanwezig: tv-scherm, internet (wifi). Per inschrijver dienen minimaal de eindverantwoordelijke accountant en controleleider aanwezig te zijn, waarbij minimaal één van hen de presentatie verzorgt. Casus De casus ontvangt u een week van tevoren voorafgaand aan de presentatie. Wij beoordelen de presentatie op: • de mate van creativiteit van de oplossing; • de wijze van presenteren, communiceren en beantwoorden van vragen; • de mate van kennis en ervaring; • de mate van samenwerking binnen het totale team; • de mate van omgevingsbewust (match/vertrouwen); • de mate van politiek-bestuurlijk inlevingsvermogen; • de mate van sparringpartner/communicatie.
Gewicht (punten, exact) : 25
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 06/03/2025 10:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 06/03/2025 10:15 +01:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Toegestaan
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Coevorden
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Coevorden
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Coevorden
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeente Coevorden

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Coevorden
Registratienummer : 39686866
Postadres : Kasteel 1
Stad : Coevorden
Postcode : 7741 GC
Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Drenthe ( NL132 )
Land : Nederland
Contactpunt : Freddy Weering
Telefoon : +31 621181349
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Nederland
Postadres : Brinkstraat 4
Stad : Assen
Postcode : 9401 HZ
Onderverdeling land (NUTS) : Noord-Drenthe ( NL131 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 97973346-3906-4cee-85a2-dcbb3746a4cd - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 02/12/2024 11:45 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00736558-2024
Nummer uitgave PB S : 235/2024
Datum van bekendmaking : 03/12/2024