Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagement-Systems - eAkteSaar

Gegenstand des zu vergebenden Auftrages ist die Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagementsystems für die Mitglieder des Zweckverbands eGo Saar. Die beteiligten Kommunen möchten gemeinsam ein Dokumentenmanagementsystem mit e-Akte einführen. Die Maßnahme soll der Verbesserung der Arbeitsfähigkeit der Verwaltung dienen. Insbesondere zur Einführung der elektronischen Akte eigentlich bis 2023, für die medienbruchfreie …

CPV: 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 72212311 Document management software development services, 72512000 Document management services
Place of execution:
Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagement-Systems - eAkteSaar
Awarding body:
Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland
Award number:
EGO-Vergabe-2023-0068

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland
Rechtsform des Erwerbers : Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagement-Systems - eAkteSaar
Beschreibung : Gegenstand des zu vergebenden Auftrages ist die Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagementsystems für die Mitglieder des Zweckverbands eGo Saar.
Kennung des Verfahrens : c5b9d98c-10c8-404d-a43a-41548e7ef058
Interne Kennung : EGO-Vergabe-2023-0068
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72512000 Dokumentenmanagement

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland Heuduckstraße 1
Stadt : Saarbrücken
Postleitzahl : 66117
Land, Gliederung (NUTS) : Regionalverband Saarbrücken ( DEC01 )
Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen : Weitere Projektbeteiligte: - Gemeinde Gersheim - Gemeinde Mandelbachtal - Stadt Blieskastel - Gemeinde Kirkel - Gemeinde Kleinblittersdorf - Gemeinde Rehlingen-Siersburg - Gemeinde Wadgassen - Gemeinde Spiesen-Elversberg - Gemeinde Merchweiler - Gemeinde Großrosseln - Gemeinde Bous

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXVHYRUY11WCB4RL Keine
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagement-Systems - eAkteSaar
Beschreibung : Die beteiligten Kommunen möchten gemeinsam ein Dokumentenmanagementsystem mit e-Akte einführen. Die Maßnahme soll der Verbesserung der Arbeitsfähigkeit der Verwaltung dienen. Insbesondere zur Einführung der elektronischen Akte eigentlich bis 2023, für die medienbruchfreie Bearbeitung von Anträgen, elektronischen Rechnungen und anderen Verwaltungsvorgängen ist ein DMS zwingend erforderlich. Zusätzlich soll im Prozess auch die Anforderung des Datenschutzes der DSGVO betrachtet werden, da gerade bei den Kommunen in vielen Bereichen Bürgerdaten verarbeitet werden. Um keine Insellösungen oder eine einseitige Betrachtung zu erzielen, arbeiten die beteiligten Kommunen zusammen, um so z.B. gemeinsame Schulungen oder Workshops zu absolvieren, multifunktionale Nutzung zu erlauben und positive Kosteneffekte bei der Lizenzierung zu erreichen.
Interne Kennung : EGO-Vergabe-2023-0068

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72512000 Dokumentenmanagement

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland Heuduckstraße 1
Stadt : Saarbrücken
Postleitzahl : 66117
Land, Gliederung (NUTS) : Regionalverband Saarbrücken ( DEC01 )
Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen : Weitere Projektbeteiligte: - Gemeinde Gersheim - Gemeinde Mandelbachtal - Stadt Blieskastel - Gemeinde Kirkel - Gemeinde Kleinblittersdorf - Gemeinde Rehlingen-Siersburg - Gemeinde Wadgassen - Gemeinde Spiesen-Elversberg - Gemeinde Merchweiler - Gemeinde Großrosseln - Gemeinde Bous

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 14 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 0

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Zusätzliche Informationen : Die vorstehende Angabe der Vertragslaufzeit stellt nur eine vorläufige Schätzung dar und beruht auf der aktuellen Planung des Auftraggebers zum Verlauf des Vergabe- & Planungsablaufs. Je nach tatsächlichem Verlauf kann sich sowohl eine kürzere, als auch eine längere Laufzeit ergeben.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Vergütung
Beschreibung :
Gewichtung (Punkte, genau) : 500
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Anforderungkatalog
Beschreibung :
Gewichtung (Punkte, genau) : 1 800
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Projektumsetzungskonzept
Beschreibung :
Gewichtung (Punkte, genau) : 100
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Organisationskonzept
Beschreibung :
Gewichtung (Punkte, genau) : 100
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Das Vergabeverfahren unterliegt der Nachprüfung in einem Nachprüfungsverfahren gemäß § 155 ff. GWB. Die zuständige Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag an (§ 160 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammern des Saarlandes - beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Verkehr des Saarlandes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland
Beschaffungsdienstleister : Stadt Blieskastel
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Angebot :
Kennung des Angebots :
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001
Wert des Ergebnisses : 368 558,9 Euro
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt : nein
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt : nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 1
Titel : OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover, 30163 Hannover
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : nein

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3
Art der eingegangenen Einreichungen : Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 5
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Bandbreite der Angebote :
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots : 438 585,09 Euro
Wert des höchsten zulässigen Angebots : 1 166 543,91 Euro
Statistiken über die strategische Auftragsvergabe :

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland
Registrierungsnummer : ac0bf765-2f6f-410c-a199-7fc6dc6c91c9
Postanschrift : Heuduckstraße 1
Stadt : Saarbrücken
Postleitzahl : 66117
Land, Gliederung (NUTS) : Regionalverband Saarbrücken ( DEC01 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 681857420-0
Fax : +49 681857420-99
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Stadt Blieskastel
Registrierungsnummer : a5452a71-d3a8-4b64-8b62-918d20d4c129
Postanschrift : Paradeplatz 5
Stadt : Blieskastel
Postleitzahl : 66440
Land, Gliederung (NUTS) : Saarpfalz-Kreis ( DEC05 )
Land : Deutschland
Telefon : +4968429261109
Rollen dieser Organisation :
Beschaffungsdienstleister

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland
Registrierungsnummer : 1ffefc19-b1e0-4a7b-bce5-ee0b441befc5
Postanschrift : Heuduckstraße 1
Stadt : Saarbrücken
Postleitzahl : 66117
Land, Gliederung (NUTS) : Regionalverband Saarbrücken ( DEC01 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 681857420-0
Fax : +49 681857420-99
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammern des Saarlandes - beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Verkehr des Saarlandes
Registrierungsnummer : 418b2527-12fe-47f0-abc6-d34c68ab8141
Postanschrift : Franz-Josef-Röder-Straße 17
Stadt : Saarbrücken
Postleitzahl : 66117
Land, Gliederung (NUTS) : Regionalverband Saarbrücken ( DEC01 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 681501-4994
Fax : +49 681501-3506
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0005

Offizielle Bezeichnung : OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer : 935ff22b-4975-4a53-b256-283beec0bd4e
Postanschrift : Wöhlerstraße 42
Stadt : Hannover
Postleitzahl : 30163
Land, Gliederung (NUTS) : Region Hannover ( DE929 )
Land : Deutschland
Telefon : 05111233150
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer
Staatsangehörigkeit des Eigentümers : DEU
Gewinner dieser Lose : LOT-0001

8.1 ORG-0006

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : d9312759-844c-416e-8722-231bdf5a344d - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 14/11/2024 18:22 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00700924-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 224/2024
Datum der Veröffentlichung : 18/11/2024