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Dienstleistungen für Empfang, Telefonzentrale und Poststelle der LUBW

Gegenstand dieses offenen Verfahrens ist die Erbringung von Dienstleistungen für den Empfang, die Telefonzentrale und die Poststelle der Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg an den Standorten Großoberfeld 3, 76135 Karlsruhe, Griesbachstraße 1, 76185 Karlsruhe und Hertzstraße 173, 76187 Karlsruhe für den Zeitraum vom 01.01.2025 bis maximal 31.12.2028. - Empfang: Die Empfangsbereiche …

CPV: 79992000 Reception services, 64000000 Postal and telecommunications services, 64214200 Telephone switchboard services

Place of execution:

Dienstleistungen für Empfang, Telefonzentrale und Poststelle der LUBW

Awarding body:

LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg

Award number:

LUBW-2024-0031

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg

Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Umweltschutz

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Dienstleistungen für Empfang, Telefonzentrale und Poststelle der LUBW

Beschreibung : Gegenstand dieses offenen Verfahrens ist die Erbringung von Dienstleistungen für den Empfang, die Telefonzentrale und die Poststelle der Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg an den Standorten Großoberfeld 3, 76135 Karlsruhe, Griesbachstraße 1, 76185 Karlsruhe und Hertzstraße 173, 76187 Karlsruhe für den Zeitraum vom 01.01.2025 bis maximal 31.12.2028.

Kennung des Verfahrens : 2848d563-a11d-4927-bac2-63366fadd80e

Interne Kennung : LUBW-2024-0031

Verfahrensart : Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt : nein

Begründung des beschleunigten Verfahrens :

Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen

Haupteinstufung ( cpv ): 79992000 Empfangsdienste

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 64000000 Post- und Fernmeldedienste

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 64214200 Telefonzentraldienste

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg Griesbachstraße 1

Stadt : Karlsruhe

Postleitzahl : 76185

Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Stadtkreis ( DE122 )

Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 422 700,79 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXUEYY9Y1WS1VKP9 - Mindestarbeitsbedingungen für die einzusetzenden Beschäftigten: Es werden nur Bieter zugelassen, die versichern, dass sie gegenüber den einzusetzenden Beschäftigten die gesetzlich und tariflich festgelegten Arbeitsbedingungen, einschließlich der tariflichen Mindestentgeltsätze einhalten. Dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters beizufügen, dass die zuvor genannten Anforderungen eingehalten werden (weitere besondere Bedingung für die Ausführung des Auftrags). - Darstellung des Bieters, insbesondere seinen Namen, Rechtsform, Ansprechpartner, Anschrift, Kontaktdaten und Angabe, ob es sich um ein Kleinstunternehmen, kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) handelt (Anlage 1 der Vergabeunterlagen). - Für den Fall, dass die Leistung als Bietergemeinschaft (Anlage 1 der Vergabeunterlagen) angeboten wird, ist mit dem Angebot zusätzlich eine Erklärung abzugeben, in der jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt sind. Die Erklärung ist von allen Mitgliedern zu unterzeichnen. - Eigenerklärung, dass kein zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 Abs. 1 bis 3 sowie Abs. 4 Nr. 1 und § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB vorliegt (Anlage 2 der Vergabeunterlagen) - Eigenerklärung, dass kein fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB vorliegt (Anlage 3 der Vergabeunterlagen). - Eigenerklärung, dass kein Ausschlussgrund vorliegt (Anlage 4 der Vergabeunterlagen). - Verpflichtungserklärung gemäß dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz LTMG (Anlage 5 der Vergabeunterlagen) - Eigenerklärung über die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen bei der Ausführung des öffentlichen Auftrags (Anlage 6 der Vergabeunterlagen) - Technische und organisatorische Maßnahmen zur DS-GVO: der Bieter kann die technischen und organisatorischen Maßnahmen i. S. d. DS-GVO bereits mit der Abgabe seines Angebots einreichen. === Weitere Nachweise === - Angaben des Bieters zur Person der Projektleitung einschließlich der Vertretung (Anlage 1) sowie deren Erreichbarkeiten. Alle Abstimmungen trifft der Auftraggeber in der Folge mit der Projektleitung. Die Informationsweiterleitung auf Seiten des Auftragnehmers liegt bei der Projektleitung. - Angaben des Bieters zu seiner Qualitätssicherung (z. B. ISO-Zertifizierungen oder gleichwertige Nachweise). - Angaben des Bieters zu den Umweltmanagementmaßnahmen, die während der Auftragsausführung angewendet werden. Als EMAS-zertifiziertes Unternehmen ist die LUBW gehalten, auch ihre Auftragnehmer in die eigenen Umweltschutzbemühungen einzubeziehen. Vorhandene Umweltzertifizierungen (z. B. nach ISO 14001, EMAS oder gleichwertig) sind vorzulegen. === Nachweise, die die Zuschlagskriterien betreffen === - Leistungskonzept in freier Darstellung (formale und inhaltliche Anforderungen: siehe Abschnitt A 16.1.1 der Vergabeunterlagen) - Leistungsverzeichnis (Anlage 7 der Vergabeunterlagen)

Rechtsgrundlage :

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Dienstleistungen für Empfang, Telefonzentrale und Poststelle der LUBW

Beschreibung : - Empfang: Die Empfangsbereiche der Dienstgebäude Griesbachstraße 1, Großoberfeld 3 und Hertzstraße 173 sind an Werktagen montags bis donnerstags von 7:30 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 7:30 Uhr bis 14:30 Uhr durchgehend, außer an den gesetzlichen Feiertagen und den im Voraus bekanntgegebenen dienstfreien Tagen zu besetzen. - Telefonzentrale: Die Telefonzentrale der LUBW ist im Dienstgebäude Großoberfeld 3 untergebracht. Die Telefonzentrale und der Empfang im Dienstgebäude Großoberfeld 3 bilden einen Arbeitsplatz. Die Telefonzentrale ist an Werktagen montags bis donnerstags von 7:30 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 7:30 Uhr bis 14:30 Uhr durchgehend, außer an den gesetzlichen Feiertagen und den im Voraus bekanntgegebenen dienstfreien Tagen, zu besetzen. - Die Poststelle mit Warenannahme der LUBW ist im Dienstgebäude Griesbachstraße 1 untergebracht. Die Poststelle mit Warenannahme und der Empfang im Dienstgebäude Griesbachstraße 1 bilden einen Arbeitsplatz. Die Poststelle ist an Werktagen montags bis donnerstags von 7:30 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 7:30 Uhr bis 14:30 Uhr durchgehend, außer an den gesetzlichen Feiertagen und den im Voraus bekanntgegebenen dienstfreien Tagen, zu besetzen. In der Poststelle sind die Bestimmungen zum Postlauf und Geschäftsgang aus dem LUBW-Handbuch, veröffentlicht im LUBW-Intranet, zu beachten.

Interne Kennung : LUBW-2024-0031

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen

Haupteinstufung ( cpv ): 79992000 Empfangsdienste

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 64000000 Post- und Fernmeldedienste

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 64214200 Telefonzentraldienste

Optionen :

Beschreibung der Optionen : Der Auftraggeber kann über den 31.12.2025 hinaus einmal eine Verlängerung der Vertragslaufzeit um 24 Monate für den Leistungszeitraum vom 01.01.2026 bis 31.12.2027 und zweimal eine Verlängerung der Vertragslaufzeit um jeweils 6 Monate für den Leistungszeitraum vom 01.01.2028 bis 30.06.2028 und vom 01.07.2028 bis 31.12.2028 verlangen. Bei Bedarf können bei der Ausübung der zweiten optionalen Vertragsverlängerung die beiden aufgeführten Zeiträume von 6 Monaten zusammengefasst werden. Die Ausübung einer Verlängerungsoption erfolgt schriftlich bis spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit.

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg Griesbachstraße 1

Stadt : Karlsruhe

Postleitzahl : 76185

Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Stadtkreis ( DE122 )

Land : Deutschland

Zusätzliche Informationen :

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 3

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben : dreimalige Option der Vertragsverlängerung um 1x zwei Jahre und 2x sechs Monate bis zum 31.12.2028 (siehe auch "Beschreibung der Optionen").

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt

Beschreibung : Angaben des Bieters zu den Umweltmanagementmaßnahmen, die während der Auftragsausführung angewendet werden. Als EMAS-zertifiziertes Unternehmen ist die LUBW gehalten, auch ihre Auftragnehmer in die eigenen Umweltschutzbemühungen einzubeziehen. Vorhandene Umweltzertifizierungen (z. B. nach ISO 14001, EMAS oder gleichwertig) sind vorzulegen

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Erfüllung sozialer Zielsetzungen

Beschreibung : Einhaltung von Mindestarbeitsbedingungen für die einzusetzenden Beschäftigten: 1. die tariflichen Mindestentgeltsätze einschließlich der Überstundensätze, 2. den bezahlten Mindestjahresurlaub, 3. die Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten 4. die Bedingungen für die Überlassung von Arbeitskräften, insbesondere durch Leihar-beitersunternehmen 5. die Sicherheit, den Gesundheitsschutz und die Hygiene am Arbeitsplatz 6. die Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit den Arbeits- und Beschäftigungsbe-dingungen von Schwangeren und Wöchnerinnen, Kindern und Jugendlichen und 7. die Gleichbehandlung von Männern und Frauen sowie andere Nichtdiskriminierungs-bestimmungen.

Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen : Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung

Gefördertes soziales Ziel : Faire Arbeitsbedingungen

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :

Art : Qualität

Bezeichnung : Bewertung des Leistungskonzepts des Bieters

Beschreibung : Darstellung des Prozesses für die Auswahl/Rekrutierung des Personals sowie der Vorgehensweise bei der Planung des Personaleinsatzes, Darstellung des Prozesses zur Einarbeitung, Betreuung und Weiterbildung des eingesetzten Personals, Darstellung des Prozesses zur auftragsbezogenen Leistungskontrolle sowie zum Reklamationsmanagement, Darstellung der Vertretungsregelungen für das eingesetzte Personal sowie Darstellung des Prozesses zur Sicherstellung der Erstellung und Aktualisierung von objektbezogenen Dienstanweisungen und Nachweis eines Musters für eine Dienstanweisung (Leistungskonzept)

Gewichtung (Punkte, genau) : 60

Kriterium :

Art : Preis

Bezeichnung : Maximale Gesamtsumme (brutto) für den Zeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2028

Beschreibung :

Gewichtung (Punkte, genau) : 40

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :

Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB nur innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge im Sinne des § 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB nicht abhelfen zu wollen, zulässig. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg

TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : 435 044 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :

Offizielle Bezeichnung : VSU Vereinigte Sicherheitsunternehmen GmbH

Angebot :

Kennung des Angebots :

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001

Wert des Ergebnisses : 435 043,68 Euro

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein

Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt : nein

Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt : nein

Informationen zum Auftrag :

Kennung des Auftrags : 4501002693/11

Titel : Dienstleistungen für Empfang, Telefonzentrale und Poststelle der LUBW

Datum des Vertragsabschlusses : 21/10/2024

Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : nein

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 4

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 4

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 3

Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von kleinen Unternehmen