BV-HT-2025: Medientechnik für den Hessentag 2025

Medientechnik für die Hessentagsarena für den Hessentag 2025, sie umfasst: Rigging, Lichttechnik, Audiotechnik, Video- und Übertragungstechnik, Unterlagen, Dokumentation, Bereitschaftsdienst, Veranstaltungsbetreuung, Bauzeitenplan und Stagemanagement Mit vorliegender Ausschreibung soll die Medientechnik für die Hessentagsarena für den Hessentag 2025 vergeben werden. Die Medientechnik umfasst dabei folgende Gewerke: Rigging, Lichttechnik, Audiotechnik, Video- und Übertragungstechnik, …

CPV: 79950000 Exhibition, fair and congress organisation services
Place of execution:
BV-HT-2025: Medientechnik für den Hessentag 2025
Awarding body:
Hessentagsbüro der Stadt Bad Vilbel
Award number:
HEUSSEN-2024-0134

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Hessentagsbüro der Stadt Bad Vilbel
Rechtsform des Erwerbers : Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : BV-HT-2025: Medientechnik für den Hessentag 2025
Beschreibung : Medientechnik für die Hessentagsarena für den Hessentag 2025, sie umfasst: Rigging, Lichttechnik, Audiotechnik, Video- und Übertragungstechnik, Unterlagen, Dokumentation, Bereitschaftsdienst, Veranstaltungsbetreuung, Bauzeitenplan und Stagemanagement
Kennung des Verfahrens : 42ec78b3-a2a0-49d7-895b-c14aba283e80
Interne Kennung : HEUSSEN-2024-0134
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Wetteraukreis ( DE71E )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift :

2.1.6 Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : ---
Konkurs : ---
Korruption : ---
Vergleichsverfahren : ---
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : ---
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : ---
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : ---
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : ---
Betrugsbekämpfung : ---
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : ---
Zahlungsunfähigkeit : ---
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : ---
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : ---
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : ---
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : ---
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : ---
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit : ---
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : ---
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : ---
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge : ---
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : ---
Entrichtung von Steuern : ---
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : ---

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : BV-HT-2025: Medientechnik für den Hessentag 2025
Beschreibung : Mit vorliegender Ausschreibung soll die Medientechnik für die Hessentagsarena für den Hessentag 2025 vergeben werden. Die Medientechnik umfasst dabei folgende Gewerke: Rigging, Lichttechnik, Audiotechnik, Video- und Übertragungstechnik, Unterlagen und Dokumentation, Bereitschaftsdienst, Veranstaltungsbetreuung, Bauzeitenplan, Ablaufplan, Stagemanagement
Interne Kennung : LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Wetteraukreis ( DE71E )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 13/06/2025
Enddatum der Laufzeit : 22/06/2025

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :
Art : Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung : - Eigenerklärung des Bewerbers, dass keine Ausschlussgründe analog §§ 123, 124 GWB vorliegen. - Bei juristischen Personen: Vorlage eines Handels-/ Partnerschaftsregisterauszugs, nicht älter als drei Monate bei Abgabe des Angebots. Hieraus muss hervorgehen, dass der Unterschriftsleistende für das Unternehmen vertretungsberechtigt ist und die auftragsgegenständlichen Leistungen zu dem satzungsgemäßen Geschäftszweck gehören.Wird ein Handels-/Partnerschaftsregisterauszug vorgelegt, der älter als drei Monate bei Abgabe des Angebots ist, versichert der Bieter mit der Abgabe seines Angebots, dass keine Änderungen an den Eintragungen im Handels-/Partnerschaftsregister erfolgt sind. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist der Handels-/Partnerschaftsregisterauszug für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft vorzulegen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium :
Art : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung : - Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 5.000.000- € für Personenschäden und 2.000.000.- € für sonstige Schäden sowie Umwelthaftung und Umweltschadengesetz, jeweils zweifach maximiert im Versicherungsjahr mit Benennung der Versicherungsgesellschaft oder alternativ eine Versicherungsbestätigung, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine entsprechende Versicherung mit den geforderten Deckungssummen zugesagt wird. Bei Bietergemeinschaften muss entsprechender Versicherungsschutz für alle Mitglieder einschließlich der Haftung aus der Teilnahme an Arbeitsgemeinschaften bestehen. . - Eigenerklärung zum Umsatz Geschäftsjahre 2019, 2022, 2023. Es werden bewusst die Jahre 2019, 2022 und 2023 abgefragt, weil in den Jahren 2020 und 2021 aufgrund der Pandemie die vergleichbaren Veranstaltungen ausgefallen sind. Es können aber auch die Umsätze der letzten abgeschlossenen drei Geschäftsjahre angegeben werden. Mindestanforderungen: Der jährliche Umsatz der letzten drei Jahre muss mindestens 450.000.- € netto im Mittel betragen haben.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung : - Eigenerklärung zur Anzahl der Mitarbeiter/innen der letzten drei Jahre im Jahresdurchschnitt, aufgeteilt nach Führungskräften und weiteren technischen Mitarbeitern/innen. Mindestanforderungen: Das sich bewerbende Unternehmen muss mindestens 10 fachlich qualifizierte Mitarbeiter aus dem Bereich Veranstaltungstechnik beschäftigen. - Vorlage von Referenzen aus den Vergleichsjahren 2019, 2022 und 2023, die in Bezug auf Art und Umfang mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Mindestanforderungen: Es müssen je Jahr mindestens 3 (in Worten: drei) in Art und Umfang vergleichbare Referenzen genannt werden, d.h. Open-Air-Festivals (mind. 3 tägig) mit einem Fassungsvermögen ca. 15.000 Gästen, mit den Gewerken Licht, Ton und Übertragungstechnik mit LED Wänden. Nicht nur DJ, sondern mit Bands die ihre eigene Produktion mitbringen und die Infrastruktur/Technik dafür täglich angepasst werden musste.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Präsentation
Beschreibung :
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 20
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Qualifikation und Erfahrung des für die Ausführung des Auftrags vorgesehenen Projektleiters sowie persönliche Referenzen
Beschreibung :
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 25
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Wertigkeit der Referenzprojekte
Beschreibung :
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 25
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung :
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen :
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung : 09/12/2024
Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Zulässig
Adresse für die Einreichung : https://www.had.de
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 02/12/2024 10:00 +01:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : - keine
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : nein
Informationen über die Überprüfungsfristen : Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion : nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8. Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung : Hessentagsbüro der Stadt Bad Vilbel
Registrierungsnummer : -
Postanschrift : Am Sonnenplatz 1
Stadt : Bad Vilbel
Postleitzahl : 61118
Land, Gliederung (NUTS) : Wetteraukreis ( DE71E )
Land : Deutschland
Telefon : +4906101602337
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Federführendes Mitglied

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer : t:06151126603
Postanschrift : Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Stadt : Darmstadt
Postleitzahl : 64283
Land, Gliederung (NUTS) : Darmstadt, Kreisfreie Stadt ( DE711 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 6151-126603
Fax : +49 6151125816
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-7005

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : af99861e-ea9a-4d88-a60c-080a3bab834d - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 01/11/2024 18:08 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00670262-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 215/2024
Datum der Veröffentlichung : 05/11/2024