Beschaffung einer Veranstaltungssoftware

Es handelt sich vorliegend um eine Neuausschreibung einer Software zur Unterstützung des Ressourcen- und Eventmanagements bei diversen Einrichtungen der Kulturbetriebe und des Jugendamtes der Stadt Dortmund. Es handelt sich vorliegend um eine Neuausschreibung einer Software zur Unterstützung des Ressourcen- und Eventmanagements bei diversen Einrichtungen der Kulturbetriebe und des Jugendamtes der …

CPV: 48100000 Industry specific software package, 48210000 Networking software package, 48217000 Transaction-processing software package, 48219300 Administration software package, 48300000 Document creation, drawing, imaging, scheduling and productivity software package
Place of execution:
Beschaffung einer Veranstaltungssoftware
Awarding body:
Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Award number:
L652/24

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Rechtsform des Erwerbers : Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Beschaffung einer Veranstaltungssoftware
Beschreibung : Es handelt sich vorliegend um eine Neuausschreibung einer Software zur Unterstützung des Ressourcen- und Eventmanagements bei diversen Einrichtungen der Kulturbetriebe und des Jugendamtes der Stadt Dortmund.
Kennung des Verfahrens : 82621c8c-0716-445a-8c00-2be6176130da
Interne Kennung : L652/24
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48210000 Vernetzungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48217000 Softwarepaket für die Transaktionsverarbeitung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Viktoriastraße 15
Stadt : Dortmund
Postleitzahl : 44135
Land, Gliederung (NUTS) : Dortmund, Kreisfreie Stadt ( DEA52 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXPSYYFDZDH Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen "Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung" vom 26.04.2005 - IR 12.2.2006-Nr. 3.1 und 3.3 gebunden. Für die Auftragsvergabe gelten die Bedingungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG-NRW). Mit Angebotsabgabe sind Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB abzugeben. Der Auftraggeber wird bei Aufträgen ab einer Auftragssumme von 30.000 EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, den Nachunternehmer und den Verleiher von Arbeitskräften einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anfordern. Subunternehmer: Bei der Beauftragung von Subunternehmen oder der sonstigen Einschaltung Dritter können sich die Bieter zum Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch dieser Unternehmen bedienen. Bei Angebotsabgabe in Verbindung mit einem Subunternehmer ist eine Verpflichtungserklärung über das Bereitstellen entsprechender Mittel zur Auftragserfüllung einzureichen. Darüber hinaus ist von den Bietern anzugeben, in welcher Höhe sie beabsichtigen, Leistungen an Subunternehmen zu vergeben. Bietergemeinschaften: Die Anforderungen an Bietergemeinschaften sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen Bereitstellung der Unterlagen: Es erfolgt eine elektronische Bereitstellung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr (Zu den unter http:// www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ genannten Nutzungsbedingungen können die Vergabeunterlagen kostenlos angefordert und heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle eingesehen werden.) Bekanntmachungs-ID: CXPSYYFDLMP
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe :
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften :
Korruption :
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung :
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs :
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen :
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung :
Betrugsbekämpfung :
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels :
Zahlungsunfähigkeit :
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen :
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter :
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. :
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren :
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens :
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit :
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen :
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen :
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge :
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit :
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Beschaffung einer Veranstaltungssoftware
Beschreibung : Es handelt sich vorliegend um eine Neuausschreibung einer Software zur Unterstützung des Ressourcen- und Eventmanagements bei diversen Einrichtungen der Kulturbetriebe und des Jugendamtes der Stadt Dortmund. Die Bearbeitung in Zusammenhang mit dem Eventmanagement wie auch der Vermietung von Räumlichkeiten in Zusammenhang mit Veranstaltungen ist für die Mitarbeitenden sehr zeitaufwändig und unübersichtlich. Durch die Notwendigkeit, Daten händisch zwischen Systemen zu übertragen, besteht ein erhöhtes Fehlerpotential. Die fehlenden Übersichten und das Fehlen von systemseitige "Handlungsempfehlungen" führen zu unnötig langen Bearbeitungszeiten und unvollständigen Bearbeitungen von Vorgängen. Insgesamt werden viele Kapazitäten im Eventmanagement mit wiederkehrenden Standardaufgaben und mit der Informationssuche gebunden. Es können sowohl Kau-f als auch Mietlizenzen angeboten werden. Dazu werden 2 Varianten abgefragt (Variante 1 Kauflizenz und Variante 2 Mietlizenz). Zudem werden auch 2 Varianten bei den Lizenzarten abgefragt (Variante 1 Lizenzart Named User und Variante 2 Lizenzart Concurrent User).
Interne Kennung : L652/24

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48210000 Vernetzungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48217000 Softwarepaket für die Transaktionsverarbeitung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48219300 Verwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Viktoriastraße 15
Stadt : Dortmund
Postleitzahl : 44135
Land, Gliederung (NUTS) : Dortmund, Kreisfreie Stadt ( DEA52 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit : Unbegrenzt

5.1.4 Verlängerung

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben : Die auszuschreibende Software wird unbefristet ausgeschrieben, allerdings nur mit einer Mindestvertragsdauer von 48 Monaten.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen : #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :
Art : Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung : -Erklärung, über die Eintragung in das Berufsregister, z.B. Handwerkskammer, Industrie? und Handelskammer am Sitz des Unternehmens.
Kriterium :
Art : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung : - Gesamtumsatz (Softwarelizenzen, Beratung und Unterstützung, Hosting, etc.) mind. 500.000 EUR netto i. Mittel der letzten 3 Jahre für den vergabespezifischen Geschäftsbereich -Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes über abgeführte Steuern (nicht älter als 6 Monate) - Nachweis einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung (Personenschäden Deckungssumme mind. 1.000.000,00 EUR, Sach- und Vermögensschäden Deckungssumme mind. 500.000,00 EUR).
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung : - Referenz über ein Projekt zur Einführung einer Software aus dem Bereich Eventmanagement (z. B. Ressourcenverwaltung, Teilnehmerverwaltung, Online-Ticketing, etc.) - Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist in dem vergabespezifischen Geschäftsbereich (Bereich Softwareentwicklung, Bereich Projektmanagement, Prozessberatung und -optimierung, Geschäftsführende / Partner*innen, Weitere Führungskräfte, Sonstige Fachkräfte) - Erklärung über Mitarbeitende in den Fachdisziplinen Softwareentwicklung (mindestens 5 Mitarbeitende) und Projektmanagemnet, Prozessberatung und -optimierung (mindestens 5 Mitarbeitende)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge : 4
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 4

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Kriterium in der Kategorie Preis ist der Gesamtpreis aller oben aufgeführten Positionen. Dieses Kriterium geht mit 40 Prozent in die Wertung ein. Das niedrigste abgegebene Angebot erhält in dieser Kategorie den Punktwert 40. Null Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem doppelten des niedrigsten Angebotspreises. Auch alle Angebote darüber erhalten null Punkte. Die Punktebewertung für die dazwischen liegenden Angebotspreise erfolgt über eine lineare Interpolation. Entsprechend der o.g. Gewichtung kann über den Preis maximal ein Wert von 40 Punkten in der Gesamtwertung erreicht werden.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Fachliche Anforderungen
Beschreibung : Die Kategorie Qualität (Fachliche Anforderungen) wird anhand des Erfüllungsgrads und eines dedizierten Punktesystems bewertet. Dieses Kriterium geht mit 60 Prozent in die Wertung ein. Die Anlage Lastenheft enthält A-, B- und C-Kriterien. Die A-Kriterien (MUSS-Kriterien) müssen vorhanden sein. Sollten diese fehlen, führt dies zum Ausschluss des Bieters vom Verfahren. Jede Anforderung des Lastenheftes, die als B- (SOLL-Kriterien) und C-Kriterien (KANN-Kriterien) definiert sind, sind mit einem bestimmten Punktwert je nach Erfüllungsgrad hinterlegt. Bei Erfüllung des Kriteriums wird der entsprechende Punktwert berücksichtigt und am Ende zu einer Gesamtpunktzahl aufaddiert. In der Kategorie Qualität (Fachliche Anforderungen) können maximal 116 Punkte erreicht werden (1 Punkt entspricht 0,52 Wertungspunkten). Entsprechend der o.g. Gewichtungen fließen bei Erfüllung aller Anforderungen folglich maximal 60 Wertungspunkte über die Kategorie "Fachliche Anforderungen" in die Gesamtwertung mit ein. Die detaillierte Punkteverteilung der B-und C-Kriterien ist dem Lastenheft (Anlage 2 des beigefügten EVB-IT Cloudvertrages) zu entnehmen.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 60
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 10/01/2025 00:00 +01:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 13/01/2025 20:00 +01:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 99 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Die Eignungsnachweise sollten dem Teilnahmeantrag bereits beiliegen, diese können aber ggf. nachgereicht werden.
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigten Vertreter.
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Informationen über die Überprüfungsfristen : Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Ein-gang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§168 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich zehn Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Fax oder E-Mail und 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Post, wobei die Frist jeweils unabhängig vom Zugang der Information beim betroffenen Bewerber oder Bieter am Tag nach Absendung der Information beginnt (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens setzt ferner voraus, dass erkannte Vergabeverstöße inner-halb der in § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB genannten Fristen gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion : nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund
Registrierungsnummer : 05913-31001-34
Postanschrift : Viktoriastraße 15
Stadt : Dortmund
Postleitzahl : 44135
Land, Gliederung (NUTS) : Dortmund, Kreisfreie Stadt ( DEA52 )
Land : Deutschland
Telefon : 0231 50 26701
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer : DE164242157
Stadt : Münster
Postleitzahl : 48147
Land, Gliederung (NUTS) : Münster, Kreisfreie Stadt ( DEA33 )
Land : Deutschland
Telefon : +490251411691
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer : DE 164242157
Stadt : Mübster
Postleitzahl : 48147
Land, Gliederung (NUTS) : Münster, Kreisfreie Stadt ( DEA33 )
Land : Deutschland
Telefon : +490251411691
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 0f89e6b2-ca25-42e0-b244-ebf39d3753f3 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 20/11/2024 13:10 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00712223-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 227/2024
Datum der Veröffentlichung : 21/11/2024