Beschaffung einer Spracherkennungssoftware

Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere …

CPV: 48314000 Voice recognition software package
Place of execution:
Beschaffung einer Spracherkennungssoftware
Awarding body:
Kreis Steinfurt
Award number:
30-01.59.05-16-081-EU

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Kreis Steinfurt
Rechtsform des Erwerbers : Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Beschaffung einer Spracherkennungssoftware
Beschreibung : Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Im Zuge der gestiegenen Fallzahlen in diversen Bereichen der Kreisverwaltung ist auch die Anzahl der zu dokumentierenden Fälle gestiegen. Die Aufzeichnung der Sprache und die anschließende Umsetzung in Text nimmt in den letzten Jahren deutlich mehr Zeit der bereits vollausgelasteten Mitarbeitenden in den Sekretariaten ein. Da ein Abflachen der Fallzahlen in den nächsten Jahren nicht zu erwarten ist und eine umfangreiche Erneuerung des alten Systems, mittels Anschaffung neuer Hand-Diktiergeräte, unwirtschaftlich ist, soll im Rahmen der Digitalisierung das gesamte System grundlegend verändert werden. Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.
Kennung des Verfahrens : 7de28364-2e8e-4895-ab43-a7df79f49883
Vorherige Bekanntmachung : 443502-2024
Interne Kennung : 30-01.59.05-16-081-EU
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48314000 Spracherkennungssoftwarepaket

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Tecklenburger Str. 10
Stadt : Steinfurt
Postleitzahl : 48565
Land, Gliederung (NUTS) : Steinfurt ( DEA37 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LEF9
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Beschaffung einer Spracherkennungssoftware
Beschreibung : Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.
Interne Kennung : 30-01.59.05-16-081-EU

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48314000 Spracherkennungssoftwarepaket
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Es kann die genaue Menge der benötigten Lizenzen bisher noch nicht abgeschätzt werden. Daher wird in der LB darauf hingewiesen, dass bis zu 50 % der angebotenen Mengen mehr beauftragt werden können, wenn es benötigt wird.

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Tecklenburger Str. 10
Stadt : Steinfurt
Postleitzahl : 48565
Land, Gliederung (NUTS) : Steinfurt ( DEA37 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 48 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Informationen über frühere Bekanntmachungen :
Kennung der vorherigen Bekanntmachung : 443502-2024

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Kosten
Bezeichnung : Angebotspreis
Beschreibung : Der Preis fließt mit 40 maximal erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein. Der günstigste Preis erhält die volle Punktzahl. Die anderen Punktzahlen ergeben sich wie folgt: (Günstigster Preis x Max. Punktzahl) / zu bewertender Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : B-Kriterien
Beschreibung : Die B-Kriterien fließen mit 20 maximal erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 20
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Produktpräsentation
Beschreibung : Die Produktpräsentation fließt mit maximal 40 erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein. Die Produktpräsentation erfolgt auf Grundlage einer einstündigen Präsentation (online) innerhalb von zwei Wochen nach dem Submissionstermin, voraussichtlich am 04.-06.09.2024, wobei verschiedene Bereiche der angebotenen Anwendungen durch eine Bewertungskommission bewertet werden. Die Bewertungsmatrix für die Produktpräsentation findet sich unten. Die Möglichkeit der Vorstellung erhal-ten die drei Anbieter, die anhand der Bewertungskriterien "Preis" und "B-Kriterien" die höchsten Punkt-zahlen erreicht haben. Sofern demnach auf den dritten Platz mehrere Anbieter mit gleicher Punktzahl sind, erhalten die Anbieter mit gleicher Punktzahl ebenso die Möglichkeit der Produktvorstellung im vorgenannten Rahmen. Die Bewertungskommission wird aus 6 Teilnehmenden der Kreisverwaltung Steinfurt zusammengesetzt. Jedes Mitglied der Bewertungskommission bewertet die Lösung anhand der Bewertungsmatrix eigenständig. Die hieraus gebildeten Durchschnittswerte stellen das Gesamtergebnis der Produktpräsentation dar. Eine Bewertung mit 0 Punkten in einer der aufgezeigten Kategorien, führt zum Ausschluss. Ermittlung der Punktwerte: Die Ermittlung der jeweils in die Produktpräsentation einfließenden Punkt-werte ergeben sich nach folgender Formel: Produktpräsentation = Summe der gewichteten Punkte der bewerteten Kriterien Gewichtete Punkte je Kriterium = Punkte x maximal mögliche Punktzahl/Anzahl der in die Bewertung aufgenommenen Bieter x festgelegte Gewichtung
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 40
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Ein Antrag auf Unwirksamkeit des Vertrages ist innerhalb von 30 Tagen ab Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bei der Vergabekammer Westfalen zu stellen.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Westfalen
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Kreis Steinfurt
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in diesem Verfahren : 151 624,52 Euro
Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen : 151 624,52 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung :
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 151 624,52 Euro
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung : 151 624,52 Euro

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : Grundig Business Systems GmbH & Co. KG
Angebot :
Kennung des Angebots : 30-01.59.05-16-081-EU
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001
Wert der Ausschreibung : 151 624,52 Euro
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 30-01.59.05-16-081-EU
Titel : Spracherkennungssoftware
Datum der Auswahl des Gewinners : 24/10/2024
Datum des Vertragsabschlusses : 05/11/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : nein

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 2
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 2
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von kleinen Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 2
Statistiken über die strategische Auftragsvergabe :

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Kreis Steinfurt
Registrierungsnummer : 055660084084-31002-70
Postanschrift : Tecklenburger Str. 10
Stadt : Steinfurt
Postleitzahl : 48565
Land, Gliederung (NUTS) : Steinfurt ( DEA37 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Zentrale Vergabestelle des Kreises Steinfurt
Telefon : +492551691290
Fax : +49 25516991290
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer : 05515-03004-07
Postanschrift : Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt : Münster
Postleitzahl : 48143
Land, Gliederung (NUTS) : Münster, Kreisfreie Stadt ( DEA33 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Vergabekammer Westfalen
Telefon : +492514111691
Fax : +492514112165
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Grundig Business Systems GmbH & Co. KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer : HRA 4732
Postanschrift : Weiherstraße 10
Stadt : Bayreuth
Postleitzahl : 95448
Land, Gliederung (NUTS) : Bayreuth, Kreisfreie Stadt ( DE242 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 9114758123
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer
Staatsangehörigkeit des Eigentümers : Deutschland
Gewinner dieser Lose : LOT-0001

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 9fb01cd0-b45d-45dd-82d6-19e402cebd63 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 05/11/2024 13:01 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00676246-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 216/2024
Datum der Veröffentlichung : 06/11/2024