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Beratungsleistung zur Konzeption und Begleitung eines Transformationsprozesses

Beratungsleistung zur Konzeption und Begleitung eines Transformationsprozesses Der Rheinisch-Bergische Kreis (RBK) strebt an, den umfänglichen Prozess zur Transformation und Konsolidierung der Verwaltung hin zu einem zukunftssicheren, leistungsfähigen und bürger-nahen kommunalen Dienstleister fortzusetzen und anhand eines Konzepts für einen strategi-schen Handlungsrahmen sicherzustellen. Die Identifizierung von Synergien und die Steigerung der Effizienz …

CPV: 79000000 Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security, 79410000 Business and management consultancy services

Deadline:

Dec. 19, 2024, noon

Deadline type:

Submitting a bid

Place of execution:

Beratungsleistung zur Konzeption und Begleitung eines Transformationsprozesses

Awarding body:

Rheinisch-Bergischer Kreis

Award number:

2024-0020-V

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Rheinisch-Bergischer Kreis

Rechtsform des Erwerbers : Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Beratungsleistung zur Konzeption und Begleitung eines Transformationsprozesses

Beschreibung : Beratungsleistung zur Konzeption und Begleitung eines Transformationsprozesses

Kennung des Verfahrens : b0ad62e8-6bd2-4a51-917d-5461fce3ddea

Interne Kennung : 2024-0020-V

Verfahrensart : Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt : nein

Begründung des beschleunigten Verfahrens :

Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen

Haupteinstufung ( cpv ): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79410000 Unternehmens- und Managementberatung

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Rheinisch-Bergischer Kreis Am Rübezahlwald 7

Stadt : Bergisch Gladbach

Postleitzahl : 51469

Land, Gliederung (NUTS) : Rheinisch-Bergischer Kreis ( DEA2B )

Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXV8YYDY1THMG89Z keine

Rechtsgrundlage :

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Beratungsleistung zur Konzeption und Begleitung eines Transformationsprozesses

Beschreibung : Der Rheinisch-Bergische Kreis (RBK) strebt an, den umfänglichen Prozess zur Transformation und Konsolidierung der Verwaltung hin zu einem zukunftssicheren, leistungsfähigen und bürger-nahen kommunalen Dienstleister fortzusetzen und anhand eines Konzepts für einen strategi-schen Handlungsrahmen sicherzustellen. Die Identifizierung von Synergien und die Steigerung der Effizienz können dann zum einen un-mittelbar zu einer Umgestaltung innerhalb der Kreisverwaltung führen, eine mögliche interkom-munale Umsetzung wäre zu in einem späteren Schritt zu betrachten. Zunächst ist eine Konsoli-dierung innerhalb der Kreisverwaltung erforderlich, damit diese ihre vielfältigen Aufgaben resili-ent erfüllen kann. Voraussetzung für einen erfolgreichen Transformationsprozess ist es zunächst, eine Kultur des Wandels zu entwickeln, die Veränderung und Innovation fördert. Vor diesem Hintergrund bedarf es der Entwicklung einer gemeinsamen Vision, eines Zukunfts-bildes dieser Kreisverwaltung. Grundlagen für ein solches Change-Management können z.B. gemeinsame Werte und Ziele sein, die eine positive Einstellung zur Transformation unterstützen. Es sind gemeinsame Leitbil-der zu entwickeln. Ebenso sind geeignete Instrumente und Methoden zu entwickeln, die dazu dienen, diese ge-meinsamen Werte und die vereinbarte Kultur zu leben und immer wieder neu zu überprüfen. Die Führungskräfte und auch die Mitarbeitenden in einer solchen Transformation mitzunehmen, ist dabei entscheidend für den Erfolg. Daher ist zu Beginn des Transformationsprozesses ein wesentliches Augenmerk auf konkrete Ziele und ein gemeinsames Verständnis der Notwendigkeit dieses Gesamtprozesses zu legen. Vertrauen untereinander und in den anzustoßenden Veränderungsprozess sind wesentliche Fak-toren zur Entwicklung von Verbindlichkeit und Motivation. Folgender Aufbau für die Erarbeitung des Gesamtprozesses ist vorgesehen: I. Entwicklung einer gemeinsamen Vision, gemeinsamer Werte und Ziele in folgenden Schritten a. Definition einer gemeinsamen Kultur b. konkrete Instrumente zur Umsetzung der Kultur im täglichen Leben c. Erarbeitung einer Kommunikation dieser Kultur ins Haus d. Entwicklung einer Methodenkompetenz zur nachhaltigen Erfüllung der Anforderungen Ziel muss eine Rollenklarheit und eine hohe Motivation der Gesamtverwaltung zur Veränderung sein. II. Es ist ein Markenname für den Transformationsprozess RBK zu entwickeln, der das Verständnis erleichtert und eine hohe Identifizierung fördert. III. Es ist eine Kommunikationsstruktur für den gesamten Transformationsprozess zu entwi-ckeln, die von Beginn an eine transparente Beteiligung und Information aller Ebenen, von der Verwaltungsführung über die verantwortlichen Führungskräfte bis hin zu Mitarbeitenden berück-sichtigt. Hierbei ist zu unterscheiden, welche Informationswege/-mittel/-zeitpunkte im konkreten Trans-formationsprozess entwickelt werden und wie der langfristige Kommunikationsprozess in der weiteren fortlaufenden Transformation aussehen kann. Ideen und Vorschläge aus dem ersten Auftragsbestandteil (Kulturworkshop) sollten hier bereits mit einfließen. Für die hieraus resultie-rende Umsetzung ist unter Berücksichtigung der Verwendung möglicher bereits bestehender Kommunikationsstrukturen ein entsprechender Plan zu erstellen. IV. Anschließend ist operativ in den einzelnen Ämtern des Hauses mit der konkreten Opti-mierung von Arbeitsprozessen zu beginnen, um so Effizienzpotentiale zu heben. Hierbei sind Entscheidungsträger und Mitarbeitende einzubeziehen, um Methodenkompetenz zu multiplizieren und damit nachhaltig Steuerungswerkzeuge zu etablieren. Zur Dokumentation ist die Benutzung eines Tools nach BPMN-Standard erforderlich. Die Führungskräfte sollen lang-fristig in die Lage versetzt werden, die fortlaufend notwendige Veränderung und Umwandlung ihrer Aufgabenbereiche eigenverantwortlich und in hoher gleichbleibender Qualität anzustoßen und umzusetzen. Ziel ist eine messbare Reduktion von Prozesszeiten sowie eine messbare Steigerung von Pro-duktivität und Servicebereitstellung. Aufgrund der Auswirkungen der Prozesse im Querschnittsbereich (u.a. Personal, IT, Organisati-on, Finanzen) ist mit Piloten aus diesen Bereichen zu beginnen. V. Parallel zu dem v.g. Schritt ist ein durchgängiges und transparentes Berichtswesen zu entwickeln, welches das Controlling der Transformation ermöglicht. Dieses Berichtswesen soll auf der Basis eines Reifegradmodells entwickelt werden. Durch un-terschiedliche Kennzahlen und Bezüge soll es ermöglicht werden, langfristig allen Stakeholdern (Verwaltungsführung, Amtsleitung, Politik, Gremien) die Steuerung rollengerecht zu erleichtern. Dabei sind sowohl allgemeine, für alle Ämter/Abteilungen/Sachgebiete geltende Parameter zu identifizieren, wie auch Optionen für fachspezifische Parameter bzw. Kennzahlen vorzusehen. Aufgrund des massiv steigenden Kostendrucks ist die Erarbeitung des Einstiegs bzw. der Grundlagen und Strukturen für einen dauerhaften und nachhaltigen Transformationsprozess zeit-nah zu beginnen und spätestens in 18 Monaten abzuschließen. Die Ausschreibung erfolgt aufgrund dieser einzelnen Schritte in Arbeitspaketen (AP)..

Interne Kennung : 2024-0020-V

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen

Haupteinstufung ( cpv ): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit

Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79410000 Unternehmens- und Managementberatung

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Rheinisch-Bergischer Kreis Am Rübezahlwald 7

Stadt : Bergisch Gladbach

Postleitzahl : 51469

Land, Gliederung (NUTS) : Rheinisch-Bergischer Kreis ( DEA2B )

Land : Deutschland

Zusätzliche Informationen :

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 0

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Noch nicht bekannt

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

Zusätzliche Informationen : #Besonders geeignet für:freelance#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :

Art : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung : siehe Vergabeunterlagen

Kriterium :

Art : Sonstiges

Bezeichnung : Sonstiges

Beschreibung : siehe Vergabeunterlagen

Kriterium :

Art : Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung : Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung : siehe Vergabeunterlagen

Kriterium :

Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung : siehe Vergabeunterlagen

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 10/12/2024 23:59 +01:00

Internetadresse der Auftragsunterlagen : https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXV8YYDY1THMG89Z/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal :

URL : https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXV8YYDY1THMG89Z

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :

Elektronische Einreichung : Erforderlich

Adresse für die Einreichung : https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXV8YYDY1THMG89Z

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch

Elektronischer Katalog : Nicht zulässig

Varianten : Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote : 19/12/2024 12:00 +01:00

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 81 Tag

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen : keine

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :

Eröffnungsdatum : 19/12/2024 12:00 +01:00

Ort : online

Auftragsbedingungen :

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : keine

Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt : ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion : nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Telefon : +49228996100

Rollen dieser Organisation :

TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 79cb85ee-4627-4a40-9841-ec5a428e2dfb - 01

Formulartyp : Wettbewerb

Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 18/11/2024 16:44 +01:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00707815-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe : 226/2024

Datum der Veröffentlichung : 20/11/2024