Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf aanschaf zaaksysteem

Deze aankondiging wordt enkel gebruikt om de voorgenomen procedurekeuze, zijnde het voornemen om een overeenkomst te sluiten met Visma Circle met een beroep op de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging op grond van artikel 2.32, eerste lid onder b onder 2 Aanbestedingswet 2012 in combinatie met artikel 4.16 e.v. Aanbestedingswet 2012 kenbaar …

CPV: 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Place of execution:
Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf aanschaf zaaksysteem
Awarding body:
Gemeente Breda
Award number:
T119008

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Breda
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf aanschaf zaaksysteem
Beschrijving : Deze aankondiging wordt enkel gebruikt om de voorgenomen procedurekeuze, zijnde het voornemen om een overeenkomst te sluiten met Visma Circle met een beroep op de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging op grond van artikel 2.32, eerste lid onder b onder 2 Aanbestedingswet 2012 in combinatie met artikel 4.16 e.v. Aanbestedingswet 2012 kenbaar te maken aan belanghebbenden. Dit met als doel de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen om eventuele bezwaren binnen de hieraan verbonden termijn kenbaar te maken.   Opdrachtgever werkt zaakgericht. Zaakgericht werken helpt de opdrachtgever om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Samengevat helpt zaakgericht werken om (1) de dienstverlening te verbeteren, (2) informatievoorziening te verbeteren door toegankelijke dossiers en (3) bedrijfsvoering te optimaliseren door uniforme processen op te zetten. Daaromheen gebruikt Opdrachtgever taak specifieke applicaties voor specifieke werkzaamheden. Opdrachtgever wenst daarom een zaaksysteem aan te schaffen voor de duur van vijf initiële contractjaren en vijf keer de mogelijkheid om met één jaar te verlengen. Het zaaksysteem dient invulling te geven aan verschillende applicatiecomponenten. Het gaat hierbij ondermeer om de applicatiecomponenten: • Klantcontact • Zaken (waaronder Bestuurlijke besluitvorming, Subsidies, Bezwaarschriften) • Archivering • Formulieren • Klantportaal • Scanherkenning • Sjabloongenerator
Identificatiecode van de procedure : 7ff6fdd0-266a-4467-9a36-c2c8003df924
Interne identificatiecode : T119008
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf aanschaf zaaksysteem
Beschrijving : Deze aankondiging wordt enkel gebruikt om de voorgenomen procedurekeuze, zijnde het voornemen om een overeenkomst te sluiten met Visma Circle met een beroep op de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging op grond van artikel 2.32, eerste lid onder b onder 2 Aanbestedingswet 2012 in combinatie met artikel 4.16 e.v. Aanbestedingswet 2012 kenbaar te maken aan belanghebbenden. Dit met als doel de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen om eventuele bezwaren binnen de hieraan verbonden termijn kenbaar te maken.   Opdrachtgever werkt zaakgericht. Zaakgericht werken helpt de opdrachtgever om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Samengevat helpt zaakgericht werken om (1) de dienstverlening te verbeteren, (2) informatievoorziening te verbeteren door toegankelijke dossiers en (3) bedrijfsvoering te optimaliseren door uniforme processen op te zetten. Daaromheen gebruikt Opdrachtgever taak specifieke applicaties voor specifieke werkzaamheden. Opdrachtgever wenst daarom een zaaksysteem aan te schaffen voor de duur van vijf initiële contractjaren en vijf keer de mogelijkheid om met één jaar te verlengen. Het zaaksysteem dient invulling te geven aan verschillende applicatiecomponenten. Het gaat hierbij ondermeer om de applicatiecomponenten: • Klantcontact • Zaken (waaronder Bestuurlijke besluitvorming, Subsidies, Bezwaarschriften) • Archivering • Formulieren • Klantportaal • Scanherkenning • Sjabloongenerator
Interne identificatiecode : T119008

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 5 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 5

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Zeeland-West-Brabant
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake belasting : Rechtbank Zeeland-West-Brabant
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake milieubescherming : Rechtbank Zeeland-West-Brabant
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake de bescherming van de werknemers en inzake arbeidsvoorwaarden : Rechtbank Zeeland-West-Brabant
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Breda
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Gemeente Breda
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen : Gemeente Breda
Organisatie die de betaling uitvoert : Gemeente Breda
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Breda

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 170 000 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : De opdracht kan alleen door een bepaalde ondernemer worden uitgevoerd wegens het ontbreken van mededinging om technische redenen
Andere rechtvaardiging : Opdrachtgever werkt zaakgericht. Zaakgericht werken helpt de opdrachtgever om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Samengevat helpt zaakgericht werken om (1) de dienstverlening te verbeteren, (2) informatievoorziening te verbeteren door toegankelijke dossiers en (3) bedrijfsvoering te optimaliseren door uniforme processen op te zetten. Daaromheen gebruikt Opdrachtgever taak specifieke applicaties voor specifieke werkzaamheden. Opdrachtgever wenst daarom een zaaksysteem aan te schaffen voor de duur van vijf initiële contractjaren en vijf keer de mogelijkheid om met één jaar te verlengen. Het zaaksysteem dient invulling te geven aan verschillende applicatiecomponenten. Het gaat hierbij ondermeer om de applicatiecomponenten: • Klantcontact • Zaken (waaronder Bestuurlijke besluitvorming, Subsidies, Bezwaarschriften) • Archivering • Formulieren • Klantportaal • Scanherkenning • Sjabloongenerator Opdrachtgever is van oordeel dat in de gegeven omstandigheden het leveren van een zaaksysteem slechts door Visma Circle kan worden verricht. Naar oordeel van de Opdrachtgever is er in de eerste plaats sprake van technische afhankelijkheid en ontbreekt de mededinging om technische redenen. Visma Circle is op dit moment de leverancier van het zaaksysteem aan Opdrachtgever. Voorts maken de technische redenen het volstrekt noodzakelijk om de opdracht aan Visma Circle te gunnen. Dit is gelegen in het gegeven dat de Opdrachtgever geen ander redelijk substituut of alternatief heeft om hetzelfde doel te bereiken. Het migratietraject en de daaraan verbonden (hoogte van de) migratie- en transitiekosten leiden tot een bijzondere omstandigheid dat er van een redelijk alternatief of substituut geen sprake is. Op dit moment werken zo'n 2500 medewerkers in zo'n 165 verschillende teams van de gemeente Breda met het huidige zaaksysteem met als gevolg dat er zo'n 609 zaaktypen en werkprocessen gekoppeld zijn aan het zaaksysteem. Vervanging van het zaaksysteem heeft niet alleen impact op de organisatie als geheel, maar ook op de (interne) dienstverlening van opdrachtgever. Daarnaast gaat het veranderen van het zaaksysteem door bovengenoemde aantallen dermate hoge migratie- en transitiekosten gepaard met dermate hoge kosten voor opdrachtgever en een geschatte looptijd van (minstens) twee jaar dat deze als disproportioneel wordt geacht. Tot slot is de Opdrachtgever van oordeel dat het ontbreken van mededinging niet het gevolg is van kunstmatige beperking van de voorwaarden van de aanbesteding. Opdrachtgever stelt niet doelbewust voorwaarden of eisen aan de opdracht die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, maar die wel de toegang tot de aanbesteding van andere aanbieders beperken. De door Opdrachtgever gestelde eisen zijn proportioneel en noodzakelijk voor het door de Opdrachtgever te bereiken doel.

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Visma Circle
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : T119008
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Neen
Waarde onderaanneming is bekend : neen
Percentage onderaanneming is bekend : neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : T119008
Titel : Overeenkomst, Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf ten behoeve van het sluiten van een overeenkomst met Visma Circle.
Datum waarop de winnaar is gekozen : 06/11/2024
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Breda

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Breda
Registratienummer : 20169706
Postadres : Claudius Prinsenlaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4811DJ
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Contactpunt : E Mikalsen
Telefoon : +31615139061
Internetadres : https://www.breda.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken
Organisatie die het contract ondertekent
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen
Organisatie die de betaling uitvoert

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Zeeland-West-Brabant
Registratienummer : 83173811
Postadres : Stationslaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Contactpunt : Not available
Telefoon : +31883616000
Eindpunt voor informatie-uitwisseling (URL) : https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Contact
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake belasting
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake milieubescherming
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake de bescherming van de werknemers en inzake arbeidsvoorwaarden

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Visma Circle
Omvang van de ondernemer : Middelgroot
De organisatie is een natuurlijk persoon
Stad : Eindhoven
Land : Nederland
Telefoon : 040 297 2444
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000
De winnaar is genoteerd op een gereglementeerde markt

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : c45025b7-b22d-4b24-8719-9403b850d77f - 01
Type formulier : Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Verzenddatum van de aankondiging : 07/11/2024 12:57 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 07/11/2024 13:03 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00680513-2024
Nummer uitgave PB S : 218/2024
Datum van bekendmaking : 08/11/2024