Tijdelijke Schoonmaakdiensten Kantoren RIVM

Beschrijving van de aanbesteding Het RIVM verhuist naar haar nieuwe pand op het USPU in Utrecht. De verhuizing is verschillende malen uitgesteld, de huidige startdatum van de verhuisperiode is gepland op 31 maart 2025. Het zwaartepunt van de verhuizing ligt in juni 2025, en eind juli zal het grootste deel …

CPV: 90919200 Büroreinigung
Ausführungsort:
Tijdelijke Schoonmaakdiensten Kantoren RIVM
Vergabestelle:
Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Vergabenummer:
1563

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Tijdelijke Schoonmaakdiensten Kantoren RIVM
Beschrijving : Beschrijving van de aanbesteding Het RIVM verhuist naar haar nieuwe pand op het USPU in Utrecht. De verhuizing is verschillende malen uitgesteld, de huidige startdatum van de verhuisperiode is gepland op 31 maart 2025. Het zwaartepunt van de verhuizing ligt in juni 2025, en eind juli zal het grootste deel van de activiteiten van het RIVM in het nieuwe pand worden uitgevoerd. Er wordt voorzien dat een zeer beperkt gedeelte van de bedrijfsactiviteiten op het huidige terrein in stand blijft totdat de verhuizing eind 2026 volledig afgerond zal zijn. De opdracht betreft een overbruggingsovereenkomst voor het tijdelijk continueren van schoonmaakdiensten voor kantooromgevingen op de huidige locatie (USPB) van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) in Bilthoven. De huidige overeenkomst loopt af op 30 juni 2025, en er zijn geen aanvullende verlengingsmogelijkheden. De voorgenomen overbruggingsovereenkomst treedt in werking op 1 juli 2025 en loopt tot en met eind juni 2026. Indien de verhuizing van het RIVM naar het nieuwe pand in Utrecht opnieuw vertraging oploopt, voorziet de overbruggingsovereenkomst in de mogelijkheid de looptijd tot maximaal tweemaal 6 maanden te verlengen. De werkzaamheden omvatten de schoonmaak van kantoorruimtes. Deze werkzaamheden worden momenteel uitgevoerd door medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, waardoor de opdracht ook een belangrijke sociale component heeft. Het continueren van de huidige dienstverlening biedt deze medewerkers de mogelijkheid om hun werk voort te zetten in een vertrouwde omgeving, wat bijdraagt aan hun sociale en professionele ontwikkeling.. Voor de nieuwbouw geldt dat de pandeigenaar ook de facilitaire diensten uitvoert, waaronder de schoonmaak van kantoren. Na de verhuizing zal de schoonmaak van de kantoren in het nieuwe pand dus niet door het RIVM worden gecontracteerd.
Identificatiecode van de procedure : 01679587-9f15-441e-8d55-7c006da70ee5
Interne identificatiecode : 1563
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 90919200 Schoonmaken van kantoren

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL310 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : Indien een ondernemer zich tegen de voorgenomen onderhandse gunning en contractering met Biga B.V. wenst te verzetten, dient hij een kortgedingprocedure bij de rechtbank te ’s-Gravenhage aanhangig te maken binnen 20 kalenderdagen na publicatie van deze ex ante aankondiging op straffe van verval van recht de geldigheid en/of uitvoering van deze voorgenomen overeenkomst aan te tasten. Als binnen bovengenoemde termijn, ook wel opschortende termijn genoemd, een kort geding aanhangig is gemaakt, hetgeen moet blijken uit toezending van een kopie van het exploot van dagvaarding, zal de Aanbestedende dienst niet tot gunning en contractering van de opdracht overgaan voordat in kort geding vonnis is gewezen. Bovengenoemde termijn van twintig kalenderdagen is een vervaltermijn. Na het verstrijken van deze termijn kan er geen vernietiging meer worden gevorderd door een ondernemer.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Tijdelijke Schoonmaakdiensten Kantoren RIVM
Beschrijving : Beschrijving van de aanbesteding Het RIVM verhuist naar haar nieuwe pand op het USPU in Utrecht. De verhuizing is verschillende malen uitgesteld, de huidige startdatum van de verhuisperiode is gepland op 31 maart 2025. Het zwaartepunt van de verhuizing ligt in juni 2025, en eind juli zal het grootste deel van de activiteiten van het RIVM in het nieuwe pand worden uitgevoerd. Er wordt voorzien dat een zeer beperkt gedeelte van de bedrijfsactiviteiten op het huidige terrein in stand blijft totdat de verhuizing eind 2026 volledig afgerond zal zijn. De opdracht betreft een overbruggingsovereenkomst voor het tijdelijk continueren van schoonmaakdiensten voor kantooromgevingen op de huidige locatie (USPB) van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) in Bilthoven. De huidige overeenkomst loopt af op 30 juni 2025, en er zijn geen aanvullende verlengingsmogelijkheden. De voorgenomen overbruggingsovereenkomst treedt in werking op 1 juli 2025 en loopt tot en met eind juni 2026. Indien de verhuizing van het RIVM naar het nieuwe pand in Utrecht opnieuw vertraging oploopt, voorziet de overbruggingsovereenkomst in de mogelijkheid de looptijd tot maximaal tweemaal 6 maanden te verlengen. De werkzaamheden omvatten de schoonmaak van kantoorruimtes. Deze werkzaamheden worden momenteel uitgevoerd door medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, waardoor de opdracht ook een belangrijke sociale component heeft. Het continueren van de huidige dienstverlening biedt deze medewerkers de mogelijkheid om hun werk voort te zetten in een vertrouwde omgeving, wat bijdraagt aan hun sociale en professionele ontwikkeling.. Voor de nieuwbouw geldt dat de pandeigenaar ook de facilitaire diensten uitvoert, waaronder de schoonmaak van kantoren. Na de verhuizing zal de schoonmaak van de kantoren in het nieuwe pand dus niet door het RIVM worden gecontracteerd.
Interne identificatiecode : 1563

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 90919200 Schoonmaken van kantoren

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL310 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/07/2025
Einddatum van de duur : 30/06/2026

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : Maximaal 2 maal verlengen met maximaal 6 maanden per verlenging

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Indien een ondernemer zich tegen de voorgenomen onderhandse gunning en contractering met Biga B.V. wenst te verzetten, dient hij een kortgedingprocedure bij de rechtbank te ’s-Gravenhage aanhangig te maken binnen 20 kalenderdagen na publicatie van deze ex ante aankondiging op straffe van verval van recht de geldigheid en/of uitvoering van deze voorgenomen overeenkomst aan te tasten. Als binnen bovengenoemde termijn, ook wel opschortende termijn genoemd, een kort geding aanhangig is gemaakt, hetgeen moet blijken uit toezending van een kopie van het exploot van dagvaarding, zal de Aanbestedende dienst niet tot gunning en contractering van de opdracht overgaan voordat in kort geding vonnis is gewezen. Bovengenoemde termijn van twintig kalenderdagen is een vervaltermijn. Na het verstrijken van deze termijn kan er geen vernietiging meer worden gevorderd door een ondernemer.

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Rechtbank Den Haag
Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Den Haag
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake belasting : Rechtbank Den Haag
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake milieubescherming : Rechtbank Den Haag
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Organisatie die de betaling uitvoert : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Organisatie die het contract ondertekent : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 118 600 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : Gedeeltelijke vernieuwing of uitbreiding van bestaande leveringen of installaties door de oorspronkelijke leverancier, besteld onder de in de richtlijn vermelde strikte voorwaarden
Andere rechtvaardiging : Reden voor directe gunning± De keuze voor een directe gunning aan de huidige opdrachtnemer (Biga) is gebaseerd op de volgende overwegingen: 1. Sociale component De schoonmaak van kantoorruimtes wordt momenteel uitgevoerd door medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Een nieuwe aanbieder zou significante kosten moeten maken voor werving, training en begeleiding, wat niet rendabel is gezien het afnemende werkvolume en de tijdelijke aard van de opdracht. 2. Tijdelijke opdracht met uitlopend volume De verhuizing zorgt voor een constant veranderende behoefte aan schoonmaak, wat intensieve coördinatie en flexibiliteit vereist. Dit maakt het onaantrekkelijk voor nieuwe partijen om te investeren in de implementatie. 3. Efficiëntie en continuïteit Biga heeft reeds ervaring met deze specifieke opdracht en beschikt over de benodigde processen om de dienstverlening naadloos voort te zetten, zonder extra implementatiekosten. Bovendien vereist het werken met medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt extra tijd en aandacht voor inwerk- en begeleidingsprocessen. Het opnieuw inwerken van deze medewerkers door een nieuwe opdrachtnemer zou aanzienlijke tijd en middelen vergen, wat inefficiënt is gezien de beperkte looptijd van de opdracht. Bovendien geldt in het bijzonder voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt dat enige stabiliteit in omstandigheden en uit te voeren werkzaamheden wordt geboden. 4. De aard van de omstandigheden brengt met zich mee dat omstandigheden continu aan verandering onderhevig zijn. De te contracteren schoonmaakpartner en door haar in te zetten personeel dienen zeer flexibel te kunnen inspelen op omstandigheden door op- en afschalen van schoonmaakfrequenties en dient maatwerk te bieden om de gevaagde dienstverlening doorlopend te kunnen laten aansluiten op de vraag in een sterk veranderende gebouwbezetting. Kennis van de situatie is essentieel vanwege de omvang van het terrein van 100.000 m² en de ruim 22.000 m² aan vastgoed, gecombineerd met een zeer fluïde huisvestingssituatie. 5. Marktonderzoek Op basis van een analyse verwachten we dat andere partijen geen concurrerende offerte kunnen indienen, gezien de korte looptijd en de unieke sociale eisen van deze opdracht. Daarnaast is het, mede door de huidige arbeidsmarktkrapte, überhaupt lastig om voldoende gekwalificeerde medewerkers te werven die voldoen aan de eisen van deze specifieke opdracht. Raming van de opdracht De verwachte financiële omvang van de opdracht aan Biga bedraagt ongeveer €118.600, gebaseerd op: • Q3/Q4 2025: €66.760 • Geheel 2026: €34.730 • Q1/Q2 2027: €17.110

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : BIGA B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : T132383
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Neen
Waarde onderaanneming is bekend : neen
Percentage onderaanneming is bekend : neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : 1563
Titel : Tijdelijke Schoonmaakdiensten Kantoren RIVM
Datum waarop de winnaar is gekozen : 23/01/2025
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen
Organisatie die het contract ondertekent : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
Registratienummer : 30276683
Postadres : Antonie van Leeuwenhoeklaan 9
Stad : Bilthoven
Postcode : 3721MA
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL310 )
Land : Nederland
Contactpunt : Sayed Hosseini
Telefoon : +31634922018
Internetadres : https://www.rivm.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent
Organisatie waarvan het budget wordt gebruikt om voor de opdracht te betalen
Organisatie die de betaling uitvoert

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Registratienummer : 82946175
Stad : Den Haag
Land : Nederland
Telefoon : +31 883622200
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake belasting
Organisatie die informatie verstrekt over de voorschriften die op de plaats van de verrichtingen gelden inzake milieubescherming

8.1 ORG-0003

Officiële naam : BIGA B.V.
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Stad : Zeist
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL310 )
Land : Nederland
Telefoon : 0643288784
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : b2f45e22-f473-4eba-b8ce-3c68900e00e5 - 01
Type formulier : Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Verzenddatum van de aankondiging : 30/01/2025 10:32 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 30/01/2025 10:33 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00069511-2025
Nummer uitgave PB S : 22/2025
Datum van bekendmaking : 31/01/2025