Raamovereenkomst voor diensten voor een software platform voor facilitair management (Facility Management Information System - FMIS)

De opdracht betreft een software platform voor een Facility Management Information System (FMIS), te gebruiken door alle medewerkers en ondersteunend personeel van de Universiteit Gent (UGent). Onder een FMIS software pakket wordt verstaan, een softwareplatform dat wordt gebruikt om facility managementprocessen te ondersteunen, zoals het beheer van gebouwen, ruimtes, inventaris …

CPV: 72212420 Entwicklung von Software für das Facility Management und von Softwarereihen
Ausführungsort:
Raamovereenkomst voor diensten voor een software platform voor facilitair management (Facility Management Information System - FMIS)
Vergabestelle:
Universiteit Gent
Vergabenummer:
PPP01G-2968/5171/CG/2025/002

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Universiteit Gent
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst voor diensten voor een software platform voor facilitair management (Facility Management Information System - FMIS)
Beschrijving : De opdracht betreft een software platform voor een Facility Management Information System (FMIS), te gebruiken door alle medewerkers en ondersteunend personeel van de Universiteit Gent (UGent). Onder een FMIS software pakket wordt verstaan, een softwareplatform dat wordt gebruikt om facility managementprocessen te ondersteunen, zoals het beheer van gebouwen, ruimtes, inventaris en onderhoud van apparatuur en voorzieningen, schoonmaak en veiligheid. Het is een essentieel element om het beheer van het uitgebreide patrimonium te faciliteren, bijv.: - door het bijhouden van de inventaris van gebouwen, lokalen en functies daarbinnen (technieken, veiligheid, ...) - om processen rond herstellingen en technisch onderhoud te beheren - om digitale plannen te ontsluiten of te archiveren - door het projectbeheer van vastgoedprojecten om budgetten en timing onder controle te houden - voor het bijhouden (asset management) van de multimedia uitrusting van les- en vergaderlokalen, gebruikt in de TimeEdit roostering software. Het FMIS pakket wordt o.a. gebruikt voor het aanvragen van herstellingen, diensten en werkaanvragen via het UGent UServe portaal. Deze aanvragen kunnen worden ingediend door de UGent personeelsleden, homebewoners en bestuursleden van de studentenverenigingen. De behandeling ervan gebeurt door zowel medewerkers van "Campus en Gebouw" als externe gebruikers, zoals de HVAC & sanitair technici van Vinci. Het nieuwe softwareplatform is toekomstgericht door (open) technische standaarden, is uiterst gebruikersvriendelijk en biedt een groot aantal functionaliteiten. Het nieuwe platform wordt door de leverancier technisch beheerd, als dienst aangeboden en is vlot te integreren met de systemen in het ICT-landschap van de UGent. De UGent vervult in deze procedure de rol van Opdrachtgever. Gezien het belang van een dergelijk platform binnen de onderwijsopdracht van de UGent, het belang van een degelijke interoperabiliteit van het platform met andere tools binnen het bestaande ICT-landschap en het belang van de ondersteuning van de leverancier hierbij heeft de opdrachtgever ervoor gekozen om de overheidsopdracht uit te voeren via een zogeheten mededingingsprocedure met onderhandeling (art. 38 Wet inzake Overheidsopdrachten). Deze valt in twee fasen uiteen, namelijk de selectiefase en de offertefase. Bij de selectiefase worden uit de kandidaat-inschrijvers de gekwalificeerde inschrijvers geselecteerd op basis van de kwalitatieve selectiecriteria die zijn opgenomen in de Selectieleidraad. De geselecteerde kandidaten ontvangen vervolgens in de tweede stap van de procedure het volledige bestek, en zij worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op een later te bepalen datum.
Identificatiecode van de procedure : d69a27fb-cf0b-4097-8f57-79a686f473b0
Interne identificatiecode : PPP01G-2968/5198/CG/2025/002
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212420 Diensten voor ontwikkeling van software en opvolgingssoftware voor faciliteitenbeheer

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 300 826,44 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : De procedure wordt stopgezet en zal later opnieuw worden opgestart op basis van gewijzigde behoeften.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Raamovereenkomst voor diensten voor een software platform voor facilitair management (Facility Management Information System - FMIS)
Beschrijving : De opdracht betreft een software platform voor een Facility Management Information System (FMIS), te gebruiken door alle medewerkers en ondersteunend personeel van de Universiteit Gent (UGent). Onder een FMIS software pakket wordt verstaan, een softwareplatform dat wordt gebruikt om facility managementprocessen te ondersteunen, zoals het beheer van gebouwen, ruimtes, inventaris en onderhoud van apparatuur en voorzieningen, schoonmaak en veiligheid. Het is een essentieel element om het beheer van het uitgebreide patrimonium te faciliteren, bijv.: - door het bijhouden van de inventaris van gebouwen, lokalen en functies daarbinnen (technieken, veiligheid, ...) - om processen rond herstellingen en technisch onderhoud te beheren - om digitale plannen te ontsluiten of te archiveren - door het projectbeheer van vastgoedprojecten om budgetten en timing onder controle te houden - voor het bijhouden (asset management) van de multimedia uitrusting van les- en vergaderlokalen, gebruikt in de TimeEdit roostering software. Het FMIS pakket wordt o.a. gebruikt voor het aanvragen van herstellingen, diensten en werkaanvragen via het UGent UServe portaal. Deze aanvragen kunnen worden ingediend door de UGent personeelsleden, homebewoners en bestuursleden van de studentenverenigingen. De behandeling ervan gebeurt door zowel medewerkers van "Campus en Gebouw" als externe gebruikers, zoals de HVAC & sanitair technici van Vinci. Het nieuwe softwareplatform is toekomstgericht door (open) technische standaarden, is uiterst gebruikersvriendelijk en biedt een groot aantal functionaliteiten. Het nieuwe platform wordt door de leverancier technisch beheerd, als dienst aangeboden en is vlot te integreren met de systemen in het ICT-landschap van de UGent. De UGent vervult in deze procedure de rol van Opdrachtgever. Gezien het belang van een dergelijk platform binnen de onderwijsopdracht van de UGent, het belang van een degelijke interoperabiliteit van het platform met andere tools binnen het bestaande ICT-landschap en het belang van de ondersteuning van de leverancier hierbij heeft de opdrachtgever ervoor gekozen om de overheidsopdracht uit te voeren via een zogeheten mededingingsprocedure met onderhandeling (art. 38 Wet inzake Overheidsopdrachten). Deze valt in twee fasen uiteen, namelijk de selectiefase en de offertefase. Bij de selectiefase worden uit de kandidaat-inschrijvers de gekwalificeerde inschrijvers geselecteerd op basis van de kwalitatieve selectiecriteria die zijn opgenomen in de Selectieleidraad. De geselecteerde kandidaten ontvangen vervolgens in de tweede stap van de procedure het volledige bestek, en zij worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op een later te bepalen datum.
Interne identificatiecode : CG/2025/002 _1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212420 Diensten voor ontwikkeling van software en opvolgingssoftware voor faciliteitenbeheer
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72212420 Diensten voor ontwikkeling van software en opvolgingssoftware voor faciliteitenbeheer

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie : Universiteit Gent

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 120 Maand

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 300 826,44 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 100
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universiteit Gent -

6. Resultaten

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0001

Er is geen winnaar gekozen en de mededinging is gesloten.
De reden waarom geen winnaar is gekozen : Besluit van de koper, wegens gewijzigde behoeften

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 0
Type van de ontvangen inschrijvingen : Verzoeken tot deelname
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 0

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Universiteit Gent
Registratienummer : 0248.015.142
Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Contactpunt : Werend Brantegem
Telefoon : +32 92644749
Internetadres : http://www.ugent.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad Van State
Registratienummer : 0931814266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 00b52dc9-0670-4c52-9efe-4071ea308a42 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 30/01/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 30/01/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00071468-2025
Nummer uitgave PB S : 23/2025
Datum van bekendmaking : 03/02/2025