Raamovereenkomst voor diensten voor een software platform voor facilitair management (Facility Management Information System - FMIS)

De opdracht betreft een software platform voor een Facility Management Information System (FMIS), te gebruiken door alle medewerkers en ondersteunend personeel van de Universiteit Gent (UGent). Onder een FMIS software pakket wordt verstaan, een softwareplatform dat wordt gebruikt om facility managementprocessen te ondersteunen, zoals het beheer van gebouwen, ruimtes, inventaris …

CPV: 72212420 Entwicklung von Software für das Facility Management und von Softwarereihen
Ausführungsort:
Raamovereenkomst voor diensten voor een software platform voor facilitair management (Facility Management Information System - FMIS)
Vergabestelle:
Universiteit Gent
Vergabenummer:
PPP01G-2968/5171/CG/2025/002

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Universiteit Gent
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst voor diensten voor een software platform voor facilitair management (Facility Management Information System - FMIS)
Beschrijving : De opdracht betreft een software platform voor een Facility Management Information System (FMIS), te gebruiken door alle medewerkers en ondersteunend personeel van de Universiteit Gent (UGent). Onder een FMIS software pakket wordt verstaan, een softwareplatform dat wordt gebruikt om facility managementprocessen te ondersteunen, zoals het beheer van gebouwen, ruimtes, inventaris en onderhoud van apparatuur en voorzieningen, schoonmaak en veiligheid. Het is een essentieel element om het beheer van het uitgebreide patrimonium te faciliteren, bijv.: - door het bijhouden van de inventaris van gebouwen, lokalen en functies daarbinnen (technieken, veiligheid, ...) - om processen rond herstellingen en technisch onderhoud te beheren - om digitale plannen te ontsluiten of te archiveren - door het projectbeheer van vastgoedprojecten om budgetten en timing onder controle te houden - voor het bijhouden (asset management) van de multimedia uitrusting van les- en vergaderlokalen, gebruikt in de TimeEdit roostering software. Het FMIS pakket wordt o.a. gebruikt voor het aanvragen van herstellingen, diensten en werkaanvragen via het UGent UServe portaal. Deze aanvragen kunnen worden ingediend door de UGent personeelsleden, homebewoners en bestuursleden van de studentenverenigingen. De behandeling ervan gebeurt door zowel medewerkers van "Campus en Gebouw" als externe gebruikers, zoals de HVAC & sanitair technici van Vinci. Het nieuwe softwareplatform is toekomstgericht door (open) technische standaarden, is uiterst gebruikersvriendelijk en biedt een groot aantal functionaliteiten. Het nieuwe platform wordt door de leverancier technisch beheerd, als dienst aangeboden en is vlot te integreren met de systemen in het ICT-landschap van de UGent. De UGent vervult in deze procedure de rol van Opdrachtgever. Gezien het belang van een dergelijk platform binnen de onderwijsopdracht van de UGent, het belang van een degelijke interoperabiliteit van het platform met andere tools binnen het bestaande ICT-landschap en het belang van de ondersteuning van de leverancier hierbij heeft de opdrachtgever ervoor gekozen om de overheidsopdracht uit te voeren via een zogeheten mededingingsprocedure met onderhandeling (art. 38 Wet inzake Overheidsopdrachten). Deze valt in twee fasen uiteen, namelijk de selectiefase en de offertefase. Bij de selectiefase worden uit de kandidaat-inschrijvers de gekwalificeerde inschrijvers geselecteerd op basis van de kwalitatieve selectiecriteria die zijn opgenomen in de Selectieleidraad. De geselecteerde kandidaten ontvangen vervolgens in de tweede stap van de procedure het volledige bestek, en zij worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op een later te bepalen datum.
Identificatiecode van de procedure : d69a27fb-cf0b-4097-8f57-79a686f473b0
Interne identificatiecode : PPP01G-2968/5171/CG/2025/002
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212420 Diensten voor ontwikkeling van software en opvolgingssoftware voor faciliteitenbeheer

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 300 826,44 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : De gunningscriteria zullen bepaald worden in de "offertefase" en opgenomen worden in de Opdrachtdocumenten.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Raamovereenkomst voor diensten voor een software platform voor facilitair management (Facility Management Information System - FMIS)
Beschrijving : De opdracht betreft een software platform voor een Facility Management Information System (FMIS), te gebruiken door alle medewerkers en ondersteunend personeel van de Universiteit Gent (UGent). Onder een FMIS software pakket wordt verstaan, een softwareplatform dat wordt gebruikt om facility managementprocessen te ondersteunen, zoals het beheer van gebouwen, ruimtes, inventaris en onderhoud van apparatuur en voorzieningen, schoonmaak en veiligheid. Het is een essentieel element om het beheer van het uitgebreide patrimonium te faciliteren, bijv.: - door het bijhouden van de inventaris van gebouwen, lokalen en functies daarbinnen (technieken, veiligheid, ...) - om processen rond herstellingen en technisch onderhoud te beheren - om digitale plannen te ontsluiten of te archiveren - door het projectbeheer van vastgoedprojecten om budgetten en timing onder controle te houden - voor het bijhouden (asset management) van de multimedia uitrusting van les- en vergaderlokalen, gebruikt in de TimeEdit roostering software. Het FMIS pakket wordt o.a. gebruikt voor het aanvragen van herstellingen, diensten en werkaanvragen via het UGent UServe portaal. Deze aanvragen kunnen worden ingediend door de UGent personeelsleden, homebewoners en bestuursleden van de studentenverenigingen. De behandeling ervan gebeurt door zowel medewerkers van "Campus en Gebouw" als externe gebruikers, zoals de HVAC & sanitair technici van Vinci. Het nieuwe softwareplatform is toekomstgericht door (open) technische standaarden, is uiterst gebruikersvriendelijk en biedt een groot aantal functionaliteiten. Het nieuwe platform wordt door de leverancier technisch beheerd, als dienst aangeboden en is vlot te integreren met de systemen in het ICT-landschap van de UGent. De UGent vervult in deze procedure de rol van Opdrachtgever. Gezien het belang van een dergelijk platform binnen de onderwijsopdracht van de UGent, het belang van een degelijke interoperabiliteit van het platform met andere tools binnen het bestaande ICT-landschap en het belang van de ondersteuning van de leverancier hierbij heeft de opdrachtgever ervoor gekozen om de overheidsopdracht uit te voeren via een zogeheten mededingingsprocedure met onderhandeling (art. 38 Wet inzake Overheidsopdrachten). Deze valt in twee fasen uiteen, namelijk de selectiefase en de offertefase. Bij de selectiefase worden uit de kandidaat-inschrijvers de gekwalificeerde inschrijvers geselecteerd op basis van de kwalitatieve selectiecriteria die zijn opgenomen in de Selectieleidraad. De geselecteerde kandidaten ontvangen vervolgens in de tweede stap van de procedure het volledige bestek, en zij worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op een later te bepalen datum.
Interne identificatiecode : CG/2025/002 _1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212420 Diensten voor ontwikkeling van software en opvolgingssoftware voor faciliteitenbeheer

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie : Universiteit Gent

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 120 Maand

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 300 826,44 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Drie relevant geachte referenties van opdrachten die door de indiener werden verricht, - met korte omschrijving van de opdracht - met vermelding van de vloeroppervlakte van de opdracht - met korte toelichting van de uitdaging en aanpak zowel organisatorisch als technisch waarbij ook duidelijk vermeld wordt wat de relevantie en herbruikbaarheid is gelinkt naar de inhoud van deze uitdaging voor de Universiteit Gent, - met toelichting van de rol en verantwoordelijkheid van de kandidaat, - met vermelding van het bedrag, - met vermelding van naam opdrachtgever en contactgegevens van de contactpersoon die desgevallend door UGent gecontacteerd kan worden - waar de indiener instaat voor de nazorg (wat houdt deze in en hoe wordt deze georganiseerd?) en support (welke dienstverlening wordt aangeboden?) - met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Een referentie is relevant wanneer deze een gelijkaardige opdracht betreft (wat betreft omvang, aard en complexiteit), binnen de Europese Unie waarvan minstens 2 van de 3 referenties Nederlandstalig opgeleverde projecten zijn. De implementatie van het systeem moet uiterlijk op 1 januari 2020 zijn gestart. De kandidaat bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid aan de hand van lijsten, bewijsstukken, verklaringen en omschrijvingen die de hier gevraagde technische en beroepsbekwaamheid aantonen. Minimumeisen: Drie referenties die voldoen aan bovenvermelde beschrijving
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : IT - beveiliging en dataveiligheid - IS0 27001Minimumeisen: De UGent hecht veel belang aan de correcte en duurzame beveiliging van elke IT-oplossing. De dienstverlener staat garant voor de beveiliging van de aangeboden software toepassing, en dus ook voor de correcte beveiliging van data at rest en van data in motion. Daarnaast staat de dienstverlener garant voor de beveiliging van onderliggende IT-infrastructuur (o.a. servers & storage) en platformen (o.a. operating systems) in geval van een SaaS oplossing. De verantwoordelijkheid voor het oplossen van security breaches ligt bij de dienstverlener, behalve bij bewezen fout of onvoorzichtigheid van de UGent. De kandidaat bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid op gebied van IT-beveiliging en dataveiligheid aan de hand van lijsten, bewijsstukken, verklaringen en omschrijvingen die de hier gevraagde technische en beroepsbekwaamheid aantonen. De dienstverlener verbindt zich ertoe minstens jaarlijks een veiligheidstest uit te laten voeren op de aangeboden oplossing, bij voorkeur door een externe, onafhankelijke partij, om eventuele kwetsbaarheden op vlak van veiligheid op te sporen. De resultaten van deze tests worden op eenvoudig verzoek gedeeld met de UGent. De dienstverlener is ertoe verplicht te allen tijde vastgestelde tekortkomingen of kwetsbaarheden zo snel mogelijk en rekening houdend met het niveau van risico te remediëren. De dienstverlener voegt aan zijn inschrijving een of meerdere relevante veiligheidsrapporten of veiligheidscertificaten toe, bij voorkeur van een veiligheidstest op de aangeboden oplossing, uitgevoerd door een externe, onafhankelijke dienstverlener en niet ouder dan een jaar. De UGent houdt zich het recht voor om de details van bestaande auditrapporten op te vragen of om bijkomende audits te laten uitvoeren op de beveiliging van de aangeboden software oplossing of van de onderliggende infrastructuur. Bij afloop van het contract is de dienstverlener ertoe verplicht alle relevante data in een bewerkbaar formaat aan de UGent ter beschikking te stellen. Bovendien garandeert de dienstverlener dat de data, na akkoord van de UGent, veilig en volledig gewist wordt.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving : Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. De kandidaat bewijst zijn geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen aan de hand van stavingsdocumenten die de inschrijving in het beroeps- of handelsregister in de lidstaat van vestiging bevestigen
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 100
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/2968/1G/2024

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Borgtocht (3 % van het geraamde bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 27/02/2025 14:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : De hoge investerings- en implementatiekosten die onvoldoende gespreid zijn op de normale looptijd van vier jaar en de operationele noodzaak om een continuïteit in onderhoud en support op de uitgewerkte totaaloplossing te kunnen waarborgen, verantwoorden een looptijd van tien jaar.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universiteit Gent -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Universiteit Gent -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Universiteit Gent
Registratienummer : 0248.015.142
Postadres : Sint-Pietersnieuwstraat 25
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Contactpunt : Werend Brantegem
Telefoon : +32 92644749
Internetadres : http://www.ugent.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad Van State
Registratienummer : 0931814266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 09cbd55b-8445-471b-922f-9b608845f04a - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 27/01/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 27/01/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00062931-2025
Nummer uitgave PB S : 20/2025
Datum van bekendmaking : 29/01/2025