Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen im Rahmen der laufenden Kataloganreicherung der Deutschen Nationalbibliothek

Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend die Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmerin) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort für die Dauer von 24 Monaten fortzusetzen. Für diesen Auftrag stehen pro …

CPV: 79520000 Reprografische Dienstleistungen
Ausführungsort:
Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen im Rahmen der laufenden Kataloganreicherung der Deutschen Nationalbibliothek
Vergabestelle:
Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts
Vergabenummer:
24/66

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts
Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen im Rahmen der laufenden Kataloganreicherung der Deutschen Nationalbibliothek
Beschreibung : Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend die Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmerin) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort für die Dauer von 24 Monaten fortzusetzen. Für diesen Auftrag stehen pro Haushaltsjahr maximal 160.000 Euro inklusive Umsatzsteuer, die nicht überschritten werden dürfen, zur Verfügung. Im Rahmen des Auftrags sind pro Jahr die Inhaltsverzeichnisse von bis zu 80.000 Bänden mit rund 2,4 Seiten je Inhaltsverzeichnis zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln; die Bände werden an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach der Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse wieder abgeholt. Die gelieferten Bände sind innerhalb von zwei Werktagen wie vorstehend beschrieben zu bearbeiten. Aufgrund des unterschiedlichen Zugangs innerhalb der Deutschen Nationalbibliothek kann die Menge an zu bearbeitenden Bänden als auch die Anzahl der zu digitalisierenden Seiten seitens der Auftraggeberin nur geschätzt werden und entsprechend je Lieferung schwanken (Mehr- bzw. Mindermengen). Die gescannten Inhaltsverzeichnisse (= im Folgenden als Digitalisat bezeichnet) werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung. Es wird eine Vertragsstrafe vereinbart.
Kennung des Verfahrens : d6793398-ab5b-42fa-bc2a-3ef7335a9246
Interne Kennung : 24/66
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens : Es handelt sich bei dem Vergabeverfahren um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Mit dem Teilnahmewettbewerb werden sämtliche Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Die Angebotsfrist wird im Einvernehmen mit den Bietern auf 14 Tage verkürzt. Das Einvernehmen wird im Teilnahmewettbewerb durch Eigenerklärung hergestellt. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Leistung auch ohne vorherige Verhandlung auf Grundlage der Erstangebote zu erteilen.

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79520000 Reprografische Dienstleistungen

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt ( DE712 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Die Bearbeitung der Bücher sowie die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse findet während der gesamten Auftragsdauer in Arbeitsräumen der Deutschen Nationalbibliothek an den Standorten Leipzig und Frankfurt am Main statt, die der Auftragnehmerin zur Verfügung gestellt werden. Gegebenenfalls kann an beiden Standorten ein Umzug in andere Räumlichkeiten innerhalb der Vertragslaufzeit erforderlich werden.

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 320 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV aufgrund des maximalen Finanzrahmens von 160.000,00 Euro brutto pro Jahr.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen im Rahmen der laufenden Kataloganreiche-rung der Deutschen Nationalbibliothek
Beschreibung : Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend die Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmerin) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort für die Dauer von 24 Monaten fortzusetzen. Für diesen Auftrag stehen pro Haushaltsjahr maximal 160.000 Euro inklusive Umsatzsteuer, die nicht überschritten werden dürfen, zur Verfügung. Im Rahmen des Auftrags sind pro Jahr die Inhaltsverzeichnisse von bis zu 80.000 Bänden mit rund 2,4 Seiten je Inhaltsverzeichnis zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln; die Bände werden an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach der Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse wieder abgeholt. Die gelieferten Bände sind innerhalb von zwei Werktagen wie vorstehend beschrieben zu bearbeiten. Aufgrund des unterschiedlichen Zugangs innerhalb der Deutschen Nationalbibliothek kann die Menge an zu bearbeitenden Bänden als auch die Anzahl der zu digitalisierenden Seiten seitens der Auftraggeberin nur geschätzt werden und entsprechend je Lieferung schwanken (Mehr- bzw. Mindermengen). Die gescannten Inhaltsverzeichnisse (= im Folgenden als Digitalisat bezeichnet) werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung.
Interne Kennung : 24/66

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79520000 Reprografische Dienstleistungen
Optionen :
Beschreibung der Optionen : Der Auftraggeberin steht das Optionsrecht zu, die Vertragsdauer viermal um bis zu 12 weitere Monate zu verlängern. Dieses Optionsrecht muss sie spätestens vier Wochen vor dem Ende des Leistungszeitraums ausüben.

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt ( DE712 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen : Die Bearbeitung der Bücher sowie die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse findet während der gesamten Auftragsdauer in Arbeitsräumen der Deutschen Nationalbibliothek an den Standorten Leipzig und Frankfurt am Main statt, die der Auftragnehmerin zur Verfügung gestellt werden. Gegebenenfalls kann an beiden Standorten ein Umzug in andere Räumlichkeiten innerhalb der Vertragslaufzeit erforderlich werden.

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 2 Jahr

5.1.5 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 320 000 Euro

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung :
Beschreibung : Die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt auf Grundlage der einfachen Richtwertmethode. Z = Kennzahl für die Leistungs-Preis-Bewertung des zu bewertenden Angebots L = Leistungspunktzahl des zu bewertenden Angebots (Zur besseren Darstellung von Z wird die erreichte Leistungspunktzahl mit 100.000 multipliziert). P = Preis des zu bewertenden Angebots Das Angebot mit der höchsten Kennzahl erhält den Zuschlag. Bei Angeboten mit identischer Kennzahl erhält das preisgünstigste Angebot den Zuschlag.
Gewichtung (dezimal, genau) : 1
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde : Eine klassische Gewichtung in % ist nicht gegeben.

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Es gelten die Bestimmungen des § 160 ff GWB

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Die Vergabekammern des Bundes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt : Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : 800 640 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : newCOMer GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : 24/66 newCOMer GmbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Wert der Ausschreibung : 800 640 Euro
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet : ja
Rang in der Liste der Gewinner : 1
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 24/66
Datum der Auswahl des Gewinners : 09/12/2024
Datum des Vertragsabschlusses : 20/12/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : nein
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 2

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : newCOMer GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : 24/66 newCOMer GmbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Wert der Ausschreibung : 800 640 Euro
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet : ja
Rang in der Liste der Gewinner : 1
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 24/66
Datum der Auswahl des Gewinners : 09/12/2024
Datum des Vertragsabschlusses : 20/12/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : nein
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 2

8. Organisationen

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts
Registrierungsnummer : 991-04653-63
Postanschrift : Adickesallee 1
Stadt : Frankfurt am Main
Postleitzahl : 60322
Land, Gliederung (NUTS) : Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt ( DE712 )
Land : Deutschland
E-Mail : zvs@dnb.de
Telefon : +49 69 15252302
Fax : +49 69 15252002
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Die Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer : 991-02380-92
Stadt : 53123
Postleitzahl : Bonn
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 228 94990
Fax : +49 228 9499163
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : newCOMer GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer : DE 197652719
Stadt : Viechtach
Postleitzahl : 94234
Land, Gliederung (NUTS) : Regen ( DE229 )
Land : Deutschland
Telefon : 000
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 2307fcc4-623c-4668-8bd7-6d700c54a781 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 23/01/2025 00:00 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00053153-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 17/2025
Datum der Veröffentlichung : 24/01/2025