Audiovisuele middelen, inclusief Raadzaal Gemeente Etten-Leur

Deze opdracht bestaat, op hoofdlijnen, uit de volgende onderdelen: 1. Levering van de nieuwe audiovisuele uitrusting (Producten, Programmatuur en Koppelingen) voor de raadzaal en overige vergaderzalen, onder meer bestaande uit: • Bedieningsschermen • Vergadermanagementsoftware • Microfooninstallatie • Automatische cameraregistratie • Videoschermen- beeldweergave • Geluidsweergave • Draadloze microfoons • Presentatiemogelijkheden • …

CPV: 32321300 Audiovisueller Bedarf
Frist:
31. März 2025 09:45
Art der Frist:
Angebotsabgabe
Ausführungsort:
Audiovisuele middelen, inclusief Raadzaal Gemeente Etten-Leur
Vergabestelle:
Gemeente Etten-Leur
Vergabenummer:
siw010379

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Etten-Leur
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Audiovisuele middelen, inclusief Raadzaal Gemeente Etten-Leur
Beschrijving : Deze opdracht bestaat, op hoofdlijnen, uit de volgende onderdelen: 1. Levering van de nieuwe audiovisuele uitrusting (Producten, Programmatuur en Koppelingen) voor de raadzaal en overige vergaderzalen, onder meer bestaande uit: • Bedieningsschermen • Vergadermanagementsoftware • Microfooninstallatie • Automatische cameraregistratie • Videoschermen- beeldweergave • Geluidsweergave • Draadloze microfoons • Presentatiemogelijkheden • Opnamevoorzieningen • Distributie van audiovisuele signalen • Oplossing ter voorkoming van uitval Levering van alle Programmatuur en Koppelingen die nodig zijn voor het juist en volledig functioneren conform de voorgeschreven specificaties, Het totaal van het bovenstaande aangeduid als: “Audiovisuele installatie” De Audiovisuele installatie is een vast bekabelde installatie. 2. Implementatie van de nieuwe Audiovisuele installaties onder meer bestaande uit: o het volledig functioneel installeren van de Producten en Programmatuur, inclusief het tot stand 1. Levering van de nieuwe audiovisuele uitrusting (Producten, Programmatuur en Koppelingen) voor de raadzaal en overige vergaderzalen, onder meer bestaande uit: • Bedieningsschermen • Vergadermanagementsoftware • Microfooninstallatie • Automatische cameraregistratie • Videoschermen- beeldweergave • Geluidsweergave • Draadloze microfoons • Presentatiemogelijkheden • Opnamevoorzieningen • Distributie van audiovisuele signalen • Oplossing ter voorkoming van uitval Levering van alle Programmatuur en Koppelingen die nodig zijn voor het juist en volledig functioneren conform de voorgeschreven specificaties, Het totaal van het bovenstaande aangeduid als: “Audiovisuele installatie” De Audiovisuele installatie is een vast bekabelde installatie. 2. Implementatie van de nieuwe Audiovisuele installaties onder meer bestaande uit: o het volledig functioneel installeren van de Producten en Programmatuur, inclusief het tot stand brengen van Koppelingen met Ibabs en Notubiz-Notucast; o workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer; o design en inrichting; o het leveren van Gebruiksrechten; o het leveren van een testbestand en het doorlopen van de testfase; o training van gebruikers, documentatie en nazorg. 3. Na Acceptatie: het Uitvoeren van Onderhoud aan de Programmatuur, Producten, het leveren van Dienstverlening op Afstand, het continueren van Gebruiksrechten, een en ander op zodanige wijze dat wordt voldaan aan alle overeengekomen (kwaliteits- en continuïteits-) criteria.
Identificatiecode van de procedure : ad96a4a6-a766-4f2d-b648-09f725adcd2c
Interne identificatiecode : siw010379
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 32321300 Audiovisuele materialen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Etten-Leur

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : Alle houders van dit beschrijvend document hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen dienen digitaal via TenderNed middels de vragenmodule te worden ingediend tot uiterlijk 21 februari 2025 om 9:45 uur. Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst, worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een Nota van Inlichtingen. Vragen kunnen doorlopend gesteld worden tot de deadline. Indien mogelijk zullen ontvangen vragen tussentijds (dus eerder) worden beantwoord via TenderNed, een en ander naar oordeel van de aanbestedende dienst. De Nota(’s) van inlichtingen maakt/maken onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. Als u zwaarwegende redenen heeft om uw vraag (en het antwoord) niet voor alle betrokkenen van de aanbesteding inzichtelijk te maken, vink dan “individueel behandelen” aan in TenderNed. De aanbestedende diensten bepalen welke vragen wel of niet voor alle geïnteresseerden worden gepubliceerd. In sommige gevallen zullen de aanbestedende diensten uw vraag bewerken/ aanpassen mochten zij de vraag openbaar publiceren. Dit zal echter niet altijd het geval zijn. U bent zelf verantwoordelijk voor de vragen die u stelt en welke informatie u hierbij geeft. De aanbestedende dienst streeft ernaar de Nota van Inlichtingen op 28 februari 2025 via TenderNed te publiceren. Er is gelegenheid om aanvullende vragen te stellen naar aanleiding van de gepubliceerde Nota van Inlichtingen. Deze vragen kunnen uitsluitend via TenderNed via de vragenmodule worden ingediend tot uiterlijk 7 maart 2025 om 9:45 uur. De gestelde aanvullende vragen en de bijbehorende antwoorden op deze vragen worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een 2e Nota van Inlichtingen. De aanbestedende dienst streeft er naar deze Nota van Inlichtingen uiterlijk 14 maart 2025 digitaal beschikbaar te stellen via TenderNed. Tevens zullen alle invulbijlagen in bewerkbaar format gepubliceerd worden.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Audiovisuele middelen, inclusief Raadzaal gemeente Etten-Leur
Beschrijving : Deze opdracht bestaat, op hoofdlijnen, uit de volgende onderdelen: 1. Levering van de nieuwe audiovisuele uitrusting (Producten, Programmatuur en Koppelingen) voor de raadzaal en overige vergaderzalen, onder meer bestaande uit: • Bedieningsschermen • Vergadermanagementsoftware • Microfooninstallatie • Automatische cameraregistratie • Videoschermen- beeldweergave • Geluidsweergave • Draadloze microfoons • Presentatiemogelijkheden • Opnamevoorzieningen • Distributie van audiovisuele signalen • Oplossing ter voorkoming van uitval Levering van alle Programmatuur en Koppelingen die nodig zijn voor het juist en volledig functioneren conform de voorgeschreven specificaties, Het totaal van het bovenstaande aangeduid als: “Audiovisuele installatie” De Audiovisuele installatie is een vast bekabelde installatie. 2. Implementatie van de nieuwe Audiovisuele installaties onder meer bestaande uit: o het volledig functioneel installeren van de Producten en Programmatuur, inclusief het tot stand brengen van Koppelingen met Ibabs en Notubiz-Notucast; o workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer; o design en inrichting; o het leveren van Gebruiksrechten; o het leveren van een testbestand en het doorlopen van de testfase; o training van gebruikers, documentatie en nazorg. 3. Na Acceptatie: het Uitvoeren van Onderhoud aan de Programmatuur, Producten, het leveren van Dienstverlening op Afstand, het continueren van Gebruiksrechten, een en ander op zodanige wijze dat wordt voldaan aan alle overeengekomen (kwaliteits- en continuïteits-) criteria.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 32321300 Audiovisuele materialen
Opties :
Beschrijving van de opties : Zie verlenging

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Etten-Leur

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/06/2025
Einddatum van de duur : 31/05/2029

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : De overeenkomst kan twee (2) keer worden verlengd voor de duur van één (1) jaar. De overeenkomst eindigt van rechtswege na de laatste verlenging. De voorwaarden voor verlenging zijn vastgelegd in de overeenkomst. Eventuele verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Alle tarieven dienen te worden ingediend in Euro’s exclusief BTW. De prijsopgave dient te worden gedaan door het invullen, rechtsgeldig ondertekenen en indienen van het inschrijvingsbiljet, opgenomen in bijlage A. De opgegeven prijzen dienen all-in tarieven te zijn, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven dienen te zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reis- en transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten. De inschrijfsom wordt bepaald op basis van de ‘Totale Inschrijfsom’ op het tabblad ‘Samenvatting’. Voor de totale inschrijfsom geldt een bandbreedte van minimaal € 450.000 en maximaal € 500.000.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K1 - Functionele beschrijving
Beschrijving : De gemeente Etten-Leur is op zoek naar een leverancier die de opdracht volledig heeft doorgrond en in haar aanbod rekening heeft gehouden met alle aspecten van de opdracht. De functionele beschrijving wordt beoordeeld op drie onderdelen: a) Beschrijving van de aangeboden installatie (maximaal te behalen aantal punten is 20 punten); b) Continuïteit (maximaal te behalen aantal punten is 10 punten); c) Toekomstbestendigheid (maximaal te behalen aantal punten is 5 punten);
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 35
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K2: Implementatiefase
Beschrijving : De voorliggende opdracht maakt onderdeel uit van een groter project t.b.v. de inrichting van de raadzaal en de overige vergaderzalen conform de planning, zoals genoemd in de aanbestedingsdocumenten. De gemeente vindt het essentieel dat het implementatietraject leidt tot een deugdelijke implementatie en gebruik van de AV-installaties overeenkomstig het Programma van Eisen en volgens de in het gehele herinrichtingsproject passende planning voor onderdeel AV-installaties. Deze opgave vraagt om een flexibele houding, een hoge mate van samenwerking tussen alle stakeholders en oplossingsgerichtheid. De inschrijver dient in een plan van aanpak haar concrete aanpak bij het implementatietraject uiteen te zetten. Hoe wordt er gekomen tot een passende en goed functionerende AV-installaties? En wat is de concrete aanpak van de inschrijver om de gemeente maximaal te ontzorgen. Wat wordt er vanuit de inschrijver verwacht vanuit de gemeente? En hoe zorgt de inschrijver ervoor dat de raad vanaf januari 2026 kan vergaderen?
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 25
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K3: Onderhoud
Beschrijving : De aanbestedende dienst vindt het belangrijk dat het Onderhoud na in gebruik name van de AV-installaties overeenkomstig het Programma van Eisen op zodanige manier is ingericht dat de AV-installaties adequaat blijven werken. Wat is uw concrete werkwijze om de AV-installaties adequaat werkend en efficiënt te houden? De inschrijver dient in een plan van aanpak haar concrete aanpak voor de Onderhoudsfase weer te geven. Hoe wordt geborgd dat de AV-installaties adequaat en efficiënt blijven werken?
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 07/03/2025 09:45 +01:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 31/03/2025 09:45 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 91 Dag
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 31/03/2025 09:46 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Etten-Leur - Rechtbank Zeeland - West-Brabant
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Etten-Leur - Vragen voor de Nota van Inlichtingen kun u stellen via www.tenderned.nl
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Etten-Leur - Rechtbank Zeeland/West-Brabant
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeente Etten-Leur - uw inschrijving kunt u indienen via www.tenderned.nl

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Etten-Leur
Registratienummer : 142155573
Postadres : Roosendaalseweg 4
Stad : Etten-Leur
Postcode : 4875 AA
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Contactpunt : Charlotte Dettingmeijer
Telefoon : +31 647042523
Fax : +31 765033880
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Zeeland/West-Brabant
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Vragen voor de Nota van Inlichtingen kun u stellen via www.tenderned.nl
Postadres : Roosendaalseweg 4
Stad : Etten-Leur
Postcode : 4875 AA
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Contactpunt : Charlotte Dettingmeijer
Telefoon : +31 647042523
Andere contactpunten :
Officiële naam : uw inschrijving kunt u indienen via www.tenderned.nl
Postadres : Roosendaalseweg 4
Stad : Etten-Leur
Postcode : 4875 AA
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Contactpunt : Charlotte Dettingmeijer
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Zeeland - West-Brabant
Postadres : Stationslaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Contactpunt : geachte meneer/mevrouw
Telefoon : +31 883616000
Fax : +31 883610276
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : ca83bd11-570d-45bd-8d2d-db0d90d0c87b - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 31/01/2025 12:39 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00073273-2025
Nummer uitgave PB S : 23/2025
Datum van bekendmaking : 03/02/2025