CRM-System

Die Auftraggeberin möchte ein CRM-System als Software as a Service beschaffen. Derzeit werden bei der Auftraggeberin zwei unterschiedliche CRM-Anwendungen genutzt, um alle kunden- und partnerbezogenen Aufgaben zu erfüllen. Die Auftraggeberin beabsichtigt daher die Einführung eines neuen CRM-Systems, um die Effizienz und Effektivität ihrer Kunden-, Partner- und Stakeholderbeziehungen zu verbessern. Derzeit …

CPV: 72268000 Услуги по доставка на софтуерни продукти
Място на изпълнение:
CRM-System
Издаващ орган:
Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Номер на наградата:
0036/2025-2

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Rechtsform des Erwerbers : Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : CRM-System
Beschreibung : Die Auftraggeberin möchte ein CRM-System als Software as a Service beschaffen.
Kennung des Verfahrens : b75ad830-4afc-4921-8890-95bf90713038
Interne Kennung : 0036/2025-2
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72268000 Bereitstellung von Software

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Schöneberger Str. 15
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10963
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 1 400 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP4Y525FX1 Fragen zu den Vergabeunterlagen sind bis acht Tage vor Ablauf der Teilnahme bzw. der Angebotsfrist zu stellen.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : CRM-System
Beschreibung : Derzeit werden bei der Auftraggeberin zwei unterschiedliche CRM-Anwendungen genutzt, um alle kunden- und partnerbezogenen Aufgaben zu erfüllen. Die Auftraggeberin beabsichtigt daher die Einführung eines neuen CRM-Systems, um die Effizienz und Effektivität ihrer Kunden-, Partner- und Stakeholderbeziehungen zu verbessern. Derzeit benötigen 170 Mitarbeiter Zugang zu dem System.
Interne Kennung : 0036/2025-2

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72268000 Bereitstellung von Software

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Schöneberger Str. 15
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10963
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 24 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 2
Weitere Informationen zur Verlängerung : Der Auftrag kann maximal zwei mal um drei Jahre verlängert werden.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien : Bekanntmachung
Kriterium : Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung : Es wird ein Mindestjahresumsatz des Bewerbers in den letzten drei Geschäftsjahren in Höhe von 300.000 EUR netto p.a. verlangt, Der Nachweis dieses und der weiteren Eignungskriterien kann durch Eigenerklärung erfolgen, soweit im Folgenden nicht ausdrücklich etwas anderes vermerkt ist.
Kriterium : Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung : Es wird außerdem ein Mindestjahresumsatz des Bewerbers in den letzten drei Geschäftsjahren bezogen auf den Tätigkeitsbereich dieser Ausschreibung (CRM-Software-Implementierung und Lizenzen) in Höhe von 150.000 EUR netto p.a. verlangt.
Kriterium : Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung : Der Bewerber versichert, über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 1 Mio. Euro für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen oder der Bewerber versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Der Bewerber muss als Mindestanforderung eine der oben genannten Anforderungen erfüllen. Der Nachweis der Versicherung ist unmittelbar nach Vertragsschluss vorzulegen.
Kriterium : Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung : Der Bewerber muss in den letzten drei Kalenderjahren jeweils mindestens über eine durchschnittliche jährliche Anzahl von 5 Beschäftigen (einschließlich Büroinhaber) verfügt haben.
Kriterium : Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung : Das verwendete Rechenzentrum, bzw. das Unternehmen, das das Rechenzentrum betreibt, hat eine Zertifizierung nach DIN EN ISO / IEC 27001:2017 oder nach DIN EN ISO/IEC 27001:2013 (Mindestanforderung). Zum Nachweis ist eine Kopie des Zertifikats beizulegen.
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Es sind mindestens 3 vergleichbare Referenzaufträge zu benennen, deren wesentliche Leistungsinhalte in den letzten fünf Jahren (maßgeblich ist der Ablauf der Teilnahmefrist) erbracht wurden. Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn es sich um ein Implementierungsprojekt eines CRM-Systems handelt. Zusätzlich muss folgende Anforderungen erfüllt sein: Bei einer der angegebenen Referenzen muss ein CRM-System für mehr als 50 User implementiert worden sein.
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Auftragswert: Bei Abgabe von bis zu 5 Referenzen werden hierbei ausschließlich drei Referenzen betrachtet; der vergleichbare Auftragswert muss sich auf die Konzeption, Customizing und Implementierung beziehen. Pro Referenz sind folgende Punkte zu vergeben: - Referenz weist einen Auftragswert < 100.000 EUR auf = 0 Punkte - Referenz weist einen Auftragswert von >= 100.000 EUR auf = 5 Punkte - Referenz weist einen Auftragswert >= 150.000 EUR auf = 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 30
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Vergleichbarkeit des Auftraggebers: Weist eine Referenz einen Tourismusbezug auf, erhält der Bieter 10 Punkte, maximal jedoch für 2 Referenzen mit Tourismusbezug, also maximal 20 Punkte.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 20
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Vergleichbarkeit der Referenz zur technischen Umsetzung- Dateneinträge: Bei Abgabe von bis zu 5 Referenzen werden hierbei ausschließlich drei Referenzen betrachtet. Pro Referenz sind folgende Punkte zu vergeben: - Bei der Referenz wurden >= 250.000 Dateneinträge migriert = 5 Punkte - Bei der Referenz wurden >= 500.000 Dateneinträge migriert = 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 30
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Vergleichbarkeit der Referenz zur technischen Umsetzung- Schnittstellen: Bei Abgabe von bis zu 5 Referenzen werden hierbei ausschließlich drei Referenzen betrachtet. Pro Referenz sind folgende Punkte zu vergeben: - Bei der Referenz wurden >= 3 Schnittstellen in das CRM-System integriert = 5 Punkte - Bei der Referenz wurden >= 5 Schnittstellen in das CRM-System integriert =10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 30
Kriterium : Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung : Mindestens 3 Referenzen werden gefordert und bis zu 5 Referenzen können maximal eingereicht werden. Je zusätzliche Referenz, aber maximal 2 Referenzen, werden 10 Punkte vergeben (also für die Referenzen 4 und 5).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau) : 20
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens :
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber : 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Gesamtauftragswert
Beschreibung : Bewertung des Gesamtauftragswerts
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Anforderungskatalog
Beschreibung : Erfüllung des Anforderungskatalogs
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 10
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Umsetzungskonzept
Beschreibung : Bewertung des Umsetzungskonzeptes
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 40
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Präsentation
Beschreibung : Bewertung der Präsentation
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 10
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 02/05/2025 23:59 +02:00
Internetadresse der Auftragsunterlagen : https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y525FX1/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen :
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung : 28/05/2025
Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 13/05/2025 09:00 +02:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Die Nachforderung richtet sich nach § 56 VgV.
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Berlin -
Informationen über die Überprüfungsfristen : Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hat ein Auftraggeber die Informations- und Wartepflicht (§ 134 GWB) missachtet, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Berlin Tourismus & Kongress GmbH -
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : Berlin Tourismus & Kongress GmbH -

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Registrierungsnummer : DE160475096
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10963
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : 030264748907
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer : 0204:111300000V-74
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10825
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : 030 9013-8316
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : fce2702c-7ad0-4309-b879-3cdc913948a5 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 10/04/2025 15:53 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00242926-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 73/2025
Datum der Veröffentlichung : 14/04/2025